Erneuerung der Arzneimittelbetriebsregistrierung vs. Blanket No-Changes Certification: Was ausländische Arzneimittelhersteller bis zum 31. Dezember einreichen müssen

Jedes Jahr zwischen dem 1. Oktober und dem 31. Dezember erwartet die FDA von Unternehmen, die Arzneimittel für den US-Markt herstellen oder listen, zwei getrennte Einreichungen. Die Betriebsregistrierung muss erneuert werden, und jede Arzneimittellistung, die im Laufe des Kalenderjahres weder eingereicht noch aktualisiert wurde, muss aktualisiert oder als unverändert bestätigt werden. Beide Einreichungen fallen in dasselbe dreimonatige Zeitfenster und werden oft von derselben Person vorbereitet, sodass es naheliegt, sie als eine einzige Aufgabe zu behandeln. Das sind sie jedoch nicht. Die Erneuerung der Betriebsregistrierung bestätigt nicht die Listungen, und die Bestätigung der Listungen erneuert nicht die Betriebsregistrierung. Ein ausländischer Hersteller, der nur eine der beiden Einreichungen erledigt, kann trotzdem erleben, dass seine Listungen im Januar ablaufen.

Betriebsregistrierung: jährlich zu erneuern, vom 1. Oktober bis 31. Dezember

Laut den Registrierungsanweisungen der FDA für Arzneimittel müssen Betriebe ihre Registrierung jedes Jahr zwischen dem 1. Oktober und dem 31. Dezember erneuern. Die Registrierung eines Arzneimittelbetriebs erfolgt jährlich, anders als die Registrierung eines Lebensmittelbetriebs, die in geraden Jahren erneuert wird. Mit der Erneuerung werden die aktuellen Angaben des Betriebs bestätigt: Name und Anschrift, die DUNS-Nummer genau dieses Standorts und nicht eine mit der Unternehmenszentrale verknüpfte Nummer, die dort ausgeübten Geschäftstätigkeiten sowie die Ansprechpartner. Ein ausländischer Betrieb muss außerdem seinen US-Agenten einschließlich der DUNS-Nummer des US-Agenten sowie die Importeure seiner Arzneimittel angeben. Die FDA weist darauf hin, dass ein ausländischer Betrieb die Registrierung abgeschlossen haben muss, bevor seine Arzneimittel zur Einfuhr in die Vereinigten Staaten angeboten werden können.

Nach einer erfolgreichen Einreichung erscheinen die Angaben des Betriebs nach Angaben der FDA bis zum Ende des nächsten Werktags in der Drug Establishments Current Registration Site (DECRS), mit dem 31. Dezember des Folgejahres als Ablaufdatum. DECRS ist öffentlich zugänglich, sodass Importeure und Kunden den Status eines Betriebs selbst prüfen können. Ein Betrieb, der das Zeitfenster für die Erneuerung verpasst, kann keine aktuelle Registrierung mehr vorweisen.

Arzneimittellistungen: aktualisieren, wenn sich etwas ändert, bestätigen, wenn sich nichts ändert

Die Arzneimittellistung ist eine eigenständige Pflicht nach 21 CFR part 207. Jeder Registrant muss seine Listungsangaben spätestens im Juni und im Dezember jedes Jahres überprüfen und aktualisieren, und zwar für neu hergestellte Arzneimittel, eingestellte Arzneimittel, Arzneimittel, deren Herstellung wieder aufgenommen wurde, sowie für jede wesentliche Änderung bereits übermittelter Angaben. Die FDA ermutigt Registranten außerdem, eine Listung bereits zum Zeitpunkt einer Änderung zu aktualisieren. Eine Listung, die im Laufe des Kalenderjahres neu eingereicht oder aktualisiert wird, gilt bis zum 31. Dezember des folgenden Kalenderjahres als bestätigt.

Für Listungen, die im Laufe des Kalenderjahres weder eingereicht noch aktualisiert wurden, verlangt 21 CFR 207.57(b)(2) eine Aktualisierung oder eine Bestätigung, dass sich seit der letzten Aktualisierung nichts geändert hat. Die FDA akzeptiert diese Bestätigung als pauschale Bestätigung ohne Änderungen (Blanket No-Changes Certification), die als Einreichung im Format Structured Product Labeling (SPL) übermittelt wird. Sie kann nur zwischen dem 1. Oktober und dem 31. Dezember eingereicht werden, also im selben Zeitfenster wie die Erneuerung der Betriebsregistrierung. Außerhalb dieses Zeitfensters erfordert die Bestätigung einer Listung für jeden NDC eine aktualisierte oder überarbeitete Listungs-SPL.

Was im Januar mit nicht bestätigten Listungen geschieht

Laut den Listungsanweisungen der FDA inaktiviert die FDA jedes Jahr im Januar alle Listungen von Humanarzneimitteln, die im Zeitraum vom 1. Oktober bis 31. Dezember nicht bestätigt wurden, und inaktivierte Listungen werden aus dem NDC Directory und anderen Listungsveröffentlichungen entfernt. In den eigenen Schulungsunterlagen der FDA heißt es, dass nicht bestätigte Listungen im Januar ablaufen und ihnen die Inaktivierung und Entfernung aus Datenbanken droht. In der Praxis erscheint das Produkt dann nicht mehr in der öffentlichen Referenz, in der Partner der Lieferkette NDCs nachschlagen, und für seine Wiederaufnahme ist eine Listungseinreichung statt einer nachträglichen Bestätigung erforderlich.

Eine Inaktivierung ersetzt kein Delisting. Die FDA rät Registranten, ein Produkt, das sich in den USA nicht mehr im kommerziellen Vertrieb befindet, aus der Listung zu nehmen, und weist darauf hin, dass eine inaktivierte Listung auch dann nicht konform ist, wenn das Arzneimittel eingestellt wurde.

Planen Sie die beiden Einreichungen getrennt

Ein Unternehmen mit mehreren Betrieben und vielen NDCs sollte das Jahresende als zwei Arbeitsstränge behandeln: eine Erneuerung für jeden Betrieb und eine Entscheidung für jede Listung – aktualisieren, bestätigen oder das Produkt aus der Listung nehmen, wenn es in den Vereinigten Staaten nicht mehr vermarktet wird. Getrennte Arbeitsstränge machen es außerdem leichter zu erkennen, wann eine Änderung am Betrieb, etwa ein neuer US-Agent oder Importeur, Folgen für die Listungen hat.

Checkliste zum Jahresende für ausländische Arzneimittelbetriebe

• Bestätigen Sie den rechtlichen Namen, die physische Anschrift, die standortspezifische DUNS-Nummer und die Geschäftstätigkeiten des Betriebs.
• Bestätigen Sie den US-Agenten und die in der Registrierung genannten Importeure, einschließlich der DUNS-Nummer des US-Agenten.
• Prüfen Sie jeden aktiven NDC: Wurde er in diesem Kalenderjahr eingereicht oder aktualisiert, muss er aktualisiert werden, oder kann er in die Blanket No-Changes Certification aufgenommen werden?
• Nehmen Sie Produkte, die sich in den USA nicht mehr im kommerziellen Vertrieb befinden, aus der Listung, statt ihre Listungen ablaufen zu lassen.
• Bewahren Sie die Eingangsbestätigungen der Einreichungen, das DECRS-Ergebnis und die Einträge im NDC Directory bei Ihren Compliance-Unterlagen auf.

Weiterführende Leitfäden

Die zugrunde liegenden Anforderungen werden in den Beiträgen was ausländische Hersteller für die Registrierung eines Arzneimittelbetriebs einreichen müssen und wie ausländische Hersteller Arzneimittellistungen nach 21 CFR 207 einreichen erläutert. Der Aufbau des NDC wird im Beitrag was eine NDC-Nummer ist und wie ausländische Arzneimittelhersteller eine erhalten behandelt, und die Umstellung der FDA auf ein einheitliches zwölfstelliges NDC-Format wird im Leitfaden zur Final Rule über den zwölfstelligen NDC erklärt. Der gesonderte Vorschlag vom Juli 2026, der den Kreis der registrierungspflichtigen ausländischen Betriebe erweitern würde, wird im Beitrag zur vorgeschlagenen Regel von 2026 für die Registrierung ausländischer Arzneimittelbetriebe besprochen.

Wie FDABridge bei den Arzneimitteleinreichungen zum Jahresende unterstützt

Der Service zur Registrierung eines Arzneimittelbetriebs von FDABridge umfasst den US-Agent-Service für das erste Jahr sowie Unterstützung bei der jährlichen Neuregistrierung. Arzneimittellistungen werden pro Produkt als SPL-Einreichungen zur Arzneimittellistung erstellt, und Anträge auf einen NDC-Labeler-Code werden als separater Service bearbeitet. Die Regelungen zum US-Agenten sind auf der Seite zum US-Agent-Service beschrieben. Registrierung und Listung bedeuten nicht, dass die FDA einen Betrieb oder dessen Arzneimittel zugelassen hat.

Quellen: FDA, How to Register a Drug Establishment (https://www.fda.gov/drugs/drug-registration-and-listing-instructions/how-register-drug-establishment); FDA, How to List a Drug (https://www.fda.gov/drugs/drug-registration-and-listing-instructions/how-list-drug); FDA, Listing Updates and Blanket No Changes Certification Demo, SBIA 2024 (https://www.fda.gov/media/184341/download).