Eine Spezialkaffeerösterei in Minas Gerais, Brasilien, exportierte seit zwei Jahren über einen kleinen Importeur in Miami in die USA. Die FDA-Registrierung war aktiv. Die Lieferungen wurden abgefertigt. Keine Festnahmen. Alles schien zu funktionieren.
Dann wechselte der Importeur. Der neue Importeur führte eine Konformitätsprüfung durch – was der erste Importeur nie tat – und stellte eine Inkonsistenz fest, die seit dem ersten Tag offensichtlich verborgen war.
Das Missverhältnis
Der offizielle Name des Unternehmens in der brasilianischen Receita Federal lautete „Fazenda São Jorge Cafés Especiais Ltda.“ Die von Dun & Bradstreet ausgegebene DUNS-Nummer wurde unter „Fazenda Sao Jorge Cafe Ltda“ registriert – ohne Akzente, abgekürzt, ohne „Especiais“. Bei der FDA-Registrierung der Lebensmittelbetrieb wurde „São Jorge Coffee Estate“ verwendet – ein englischer Marketingname, der weder mit dem offiziellen Namen noch mit dem DUNS-Eintrag übereinstimmte.
Drei verschiedene Namen in drei verschiedenen Systemen. Die FDA-Registrierung war technisch gesehen ungültig, da der Name der Einrichtung nicht mit dem DUNS-Eintrag übereinstimmte. Der DUNS-Eintrag war technisch gesehen falsch, da er nicht mit dem Namen der juristischen Person in der brasilianischen Unternehmensregistrierung übereinstimmte. Jede Sendung, die in den letzten zwei Jahren in die USA gelangte, hatte eine Betriebsregistrierung hinter sich, die jederzeit hätte angefochten werden können.
Warum es wichtig ist
Die FDA verwendet die DUNS-Nummer als Unique Facility Identifier. Wenn der Name im DUNS-Datensatz nicht mit dem Namen in der FDA-Registrierung übereinstimmt, kann die Registrierung gekennzeichnet werden und das PREDICT-System kann eingehenden Sendungen eine höhere Risikobewertung zuweisen. Noch wichtiger ist, dass die FDA, wenn sie Mitteilungen an den US-Agenten sendet – Inspektionsmitteilungen, Anfragen, Rückrufanfragen – den Namen in der Registrierung verwendet. Wenn dieser Name nicht mit der juristischen Person übereinstimmt, führt dies zu Verwirrung, Verzögerungen und potenziellen Komplikationen bei der Durchsetzung, die sich in die Länge ziehen können.
Die Lösung
Wir haben den DUNS-Eintrag bei Dun & Bradstreet korrigiert, damit er mit dem exakten Namen der juristischen Person aus der brasilianischen Receita Federal übereinstimmt, einschließlich Akzenten und dem vollständigen Firmensuffix. Wir haben auf die Verbreitung des DUNS-Updates gewartet (7 Werktage). Anschließend haben wir die FDA-Registrierung der Lebensmittelbetrieb so aktualisiert, dass sie exakt mit dem korrigierten DUNS-Datensatz übereinstimmt. Ein Name. Eine Identität. Über alle Systeme hinweg.
Die gesamte Korrektur dauerte 12 Werktage. Der neue Importeur akzeptierte die aktualisierte Registrierung und nahm die Bestellungen wieder auf.
Die Lektion
Ihr Firmenname muss – Zeichen für Zeichen – in Ihrem DUNS-Datensatz, Ihrer FDA-Registrierung und Ihren Unternehmensdokumenten identisch sein. Wenn Sie bei der Registrierung einen Marketingnamen, eine Übersetzung oder eine verkürzte Version verwendet haben, ist dies falsch und muss korrigiert werden. Kontaktieren Sie fdabridge.com/contact und wir prüfen Ihre Registrierungen kostenlos.
Vermeiden Sie diesen Fehler in Ihrem Unternehmen
Prüfen Sie Registrierung, Kennzeichnung und Importkette, bevor ein Fehler zu einer kostspieligen Zurückhaltung führt.