Κάθε χρόνο, μεταξύ 1 Οκτωβρίου και 31 Δεκεμβρίου, η FDA αναμένει δύο χωριστές υποβολές από τις εταιρείες που παρασκευάζουν ή καταχωρίζουν φάρμακα για την αγορά των ΗΠΑ. Η καταχώριση της εγκατάστασης πρέπει να ανανεωθεί, και κάθε καταχώριση φαρμακευτικού προϊόντος (drug listing) που δεν υποβλήθηκε ή δεν επικαιροποιήθηκε κατά τη διάρκεια του ημερολογιακού έτους πρέπει να επικαιροποιηθεί ή να πιστοποιηθεί ως αμετάβλητη. Οι δύο υποβολές εμπίπτουν στο ίδιο τρίμηνο παράθυρο και συχνά τις προετοιμάζει το ίδιο πρόσωπο, γι’ αυτό εύκολα αντιμετωπίζονται ως μία εργασία. Δεν είναι. Η ανανέωση της εγκατάστασης δεν πιστοποιεί τις καταχωρίσεις των προϊόντων της, και η πιστοποίηση των καταχωρίσεων δεν ανανεώνει την εγκατάσταση. Ένας ξένος κατασκευαστής που ολοκληρώνει μόνο τη μία από τις δύο μπορεί και πάλι να δει τις καταχωρίσεις των προϊόντων του να λήγουν τον Ιανουάριο.
Καταχώριση εγκατάστασης: ανανεώνεται κάθε χρόνο, από 1 Οκτωβρίου έως 31 Δεκεμβρίου
Οι οδηγίες της FDA για την καταχώριση φαρμάκων αναφέρουν ότι οι εγκαταστάσεις πρέπει να ανανεώνουν την καταχώρισή τους μεταξύ 1 Οκτωβρίου και 31 Δεκεμβρίου κάθε έτους. Η καταχώριση φαρμακευτικής εγκατάστασης είναι ετήσια, σε αντίθεση με την καταχώριση εγκατάστασης τροφίμων, η οποία ανανεώνεται τα ζυγά έτη. Η ανανέωση επιβεβαιώνει τα τρέχοντα στοιχεία της εγκατάστασης: την επωνυμία και τη διεύθυνσή της, τον αριθμό DUNS της συγκεκριμένης εγκατάστασης και όχι κάποιον αριθμό που συνδέεται με την έδρα της εταιρείας, τις επιχειρηματικές δραστηριότητες που ασκούνται εκεί και τα πρόσωπα επικοινωνίας της. Μια ξένη εγκατάσταση πρέπει επίσης να δηλώνει τον US Agent της, μαζί με τον αριθμό DUNS του US Agent, καθώς και τους εισαγωγείς των φαρμάκων της. Η FDA επισημαίνει ότι μια ξένη εγκατάσταση πρέπει να ολοκληρώσει την καταχώριση προτού τα φάρμακά της μπορέσουν να προσφερθούν για εισαγωγή στις Ηνωμένες Πολιτείες.
Σύμφωνα με την FDA, μετά από επιτυχή υποβολή τα στοιχεία της εγκατάστασης εμφανίζονται στον ιστότοπο Drug Establishments Current Registration Site (DECRS) έως το τέλος της επόμενης εργάσιμης ημέρας, με ημερομηνία λήξης την 31η Δεκεμβρίου του επόμενου έτους. Ο DECRS είναι δημόσιος, οπότε οι εισαγωγείς και οι πελάτες μπορούν να ελέγξουν μόνοι τους την κατάσταση μιας εγκατάστασης. Μια εγκατάσταση που χάνει το παράθυρο ανανέωσης δεν έχει πλέον ισχύουσα καταχώριση να επιδείξει.
Καταχωρίσεις φαρμακευτικών προϊόντων: επικαιροποίηση όταν κάτι αλλάζει, πιστοποίηση όταν τίποτα δεν αλλάζει
Η καταχώριση φαρμακευτικών προϊόντων είναι χωριστή υποχρέωση βάσει του 21 CFR part 207. Κάθε καταχωρισμένος φορέας πρέπει να επανεξετάζει και να επικαιροποιεί τα στοιχεία των καταχωρίσεών του το αργότερο τον Ιούνιο και τον Δεκέμβριο κάθε έτους, καλύπτοντας τα νεοπαρασκευαζόμενα φάρμακα, τα φάρμακα των οποίων η διάθεση διακόπηκε, τα φάρμακα των οποίων η παρασκευή ξανάρχισε και κάθε ουσιώδη αλλαγή σε στοιχεία που έχουν ήδη υποβληθεί. Η FDA ενθαρρύνει επίσης τους καταχωρισμένους φορείς να επικαιροποιούν μια καταχώριση τη στιγμή που επέρχεται μια αλλαγή. Μια καταχώριση που υποβάλλεται για πρώτη φορά ή επικαιροποιείται κατά τη διάρκεια του ημερολογιακού έτους θεωρείται πιστοποιημένη έως τις 31 Δεκεμβρίου του επόμενου ημερολογιακού έτους.
Για τις καταχωρίσεις που δεν υποβλήθηκαν ούτε επικαιροποιήθηκαν κατά τη διάρκεια του ημερολογιακού έτους, το 21 CFR 207.57(b)(2) απαιτεί επικαιροποίηση ή πιστοποίηση ότι τίποτα δεν έχει αλλάξει από την τελευταία επικαιροποίηση. Η FDA δέχεται αυτή την πιστοποίηση ως συνολική πιστοποίηση μη αλλαγών (blanket no-changes certification), η οποία κατατίθεται ως υποβολή δομημένης επισήμανσης προϊόντος (structured product labeling, SPL). Μπορεί να υποβληθεί μόνο μεταξύ 1 Οκτωβρίου και 31 Δεκεμβρίου, δηλαδή στο ίδιο παράθυρο με την ανανέωση της εγκατάστασης. Εκτός αυτού του παραθύρου, η πιστοποίηση μιας καταχώρισης απαιτεί επικαιροποιημένο ή αναθεωρημένο SPL καταχώρισης για κάθε NDC.
Τι συμβαίνει τον Ιανουάριο στις καταχωρίσεις που δεν πιστοποιήθηκαν
Οι οδηγίες της FDA για την καταχώριση προϊόντων αναφέρουν ότι κάθε Ιανουάριο η FDA απενεργοποιεί όσες καταχωρίσεις φαρμάκων για ανθρώπινη χρήση δεν πιστοποιήθηκαν κατά την περίοδο από 1 Οκτωβρίου έως 31 Δεκεμβρίου, και ότι οι απενεργοποιημένες καταχωρίσεις αφαιρούνται από το NDC Directory και από άλλες δημοσιεύσεις καταχωρίσεων. Στο εκπαιδευτικό υλικό της ίδιας της FDA, οι μη πιστοποιημένες καταχωρίσεις περιγράφονται ως ληγμένες τον Ιανουάριο και ως υποκείμενες σε απενεργοποίηση και αφαίρεση από τις βάσεις δεδομένων. Στην πράξη, το προϊόν παύει να εμφανίζεται στη δημόσια πηγή αναφοράς που χρησιμοποιούν οι εταίροι της εφοδιαστικής αλυσίδας για να αναζητούν NDC, και η επαναφορά του απαιτεί υποβολή καταχώρισης και όχι εκπρόθεσμη πιστοποίηση.
Η απενεργοποίηση δεν υποκαθιστά τη διαγραφή από τις καταχωρίσεις (delisting). Η καθοδήγηση της FDA προς τους καταχωρισμένους φορείς είναι να διαγράφουν από τις καταχωρίσεις κάθε προϊόν που δεν διατίθεται πλέον εμπορικά στις ΗΠΑ, και η FDA επισημαίνει ότι μια απενεργοποιημένη καταχώριση δεν είναι σε συμμόρφωση ακόμη και όταν η διάθεση του φαρμάκου έχει διακοπεί.
Σχεδιάστε τις δύο υποβολές χωριστά
Μια εταιρεία με αρκετές εγκαταστάσεις και πολλά NDC θα πρέπει να αντιμετωπίζει το τέλος του έτους ως δύο ροές εργασιών: μία ανανέωση για κάθε εγκατάσταση και μία απόφαση για κάθε καταχώριση — επικαιροποίηση, πιστοποίηση ή διαγραφή του προϊόντος από τις καταχωρίσεις, αν δεν κυκλοφορεί πλέον στις Ηνωμένες Πολιτείες. Όταν οι δύο ροές παραμένουν χωριστές, γίνεται επίσης ευκολότερα αντιληπτό πότε μια αλλαγή στην εγκατάσταση, όπως ένας νέος US Agent ή εισαγωγέας, έχει συνέπειες για τις καταχωρίσεις.
Λίστα ελέγχου τέλους έτους για ξένες φαρμακευτικές εγκαταστάσεις
- Επιβεβαιώστε τη νόμιμη επωνυμία της εγκατάστασης, τη φυσική διεύθυνση, τον αριθμό DUNS της συγκεκριμένης τοποθεσίας και τις επιχειρηματικές δραστηριότητες.
- Επιβεβαιώστε τον US Agent και τους εισαγωγείς που αναφέρονται στην καταχώριση, καθώς και τον αριθμό DUNS του US Agent.
- Ελέγξτε κάθε ενεργό NDC: υποβλήθηκε ή επικαιροποιήθηκε μέσα στο τρέχον ημερολογιακό έτος, χρειάζεται επικαιροποίηση ή μπορεί να συμπεριληφθεί στη συνολική πιστοποίηση μη αλλαγών;
- Διαγράψτε από τις καταχωρίσεις τα προϊόντα που δεν διατίθενται πλέον εμπορικά στις ΗΠΑ, αντί να αφήνετε τις καταχωρίσεις τους να λήξουν.
- Φυλάξτε τις βεβαιώσεις παραλαβής των υποβολών, το αποτέλεσμα του DECRS και τις εγγραφές του NDC Directory μαζί με τα αρχεία συμμόρφωσής σας.
Σχετικοί οδηγοί
Οι βασικές απαιτήσεις εξηγούνται στα άρθρα τι πρέπει να υποβάλουν οι ξένοι κατασκευαστές για την καταχώριση φαρμακευτικής εγκατάστασης και πώς υποβάλλουν οι ξένοι κατασκευαστές καταχωρίσεις φαρμακευτικών προϊόντων βάσει του 21 CFR 207. Η δομή του NDC παρουσιάζεται στο άρθρο τι είναι ο αριθμός NDC και πώς τον αποκτούν οι ξένοι κατασκευαστές φαρμάκων, ενώ η μετάβαση της FDA σε ενιαία μορφή NDC δώδεκα ψηφίων εξηγείται στον οδηγό για τον τελικό κανόνα του NDC δώδεκα ψηφίων. Η χωριστή πρόταση του Ιουλίου 2026, η οποία θα διεύρυνε τον κύκλο των ξένων εγκαταστάσεων που υποχρεούνται να καταχωρίζονται, εξετάζεται στο άρθρο για τον προτεινόμενο κανόνα του 2026 σχετικά με την καταχώριση ξένων φαρμακευτικών εγκαταστάσεων.
Πώς υποστηρίζει το FDABridge τις υποβολές τέλους έτους για φάρμακα
Η υπηρεσία καταχώρισης φαρμακευτικής εγκατάστασης του FDABridge περιλαμβάνει κάλυψη US Agent για το πρώτο έτος και υποστήριξη για την ετήσια επανακαταχώριση. Οι καταχωρίσεις φαρμακευτικών προϊόντων προετοιμάζονται ανά προϊόν ως υποβολές καταχώρισης φαρμακευτικού προϊόντος σε μορφή SPL, ενώ οι αιτήσεις για Κωδικό Labeler NDC διεκπεραιώνονται ως χωριστή υπηρεσία. Οι ρυθμίσεις για τον US Agent περιγράφονται στη σελίδα της υπηρεσίας US Agent. Η καταχώριση εγκατάστασης και η καταχώριση προϊόντων δεν σημαίνουν ότι η FDA έχει εγκρίνει μια εγκατάσταση ή τα φάρμακά της.
Πηγές: FDA, How to Register a Drug Establishment (https://www.fda.gov/drugs/drug-registration-and-listing-instructions/how-register-drug-establishment)· FDA, How to List a Drug (https://www.fda.gov/drugs/drug-registration-and-listing-instructions/how-list-drug)· FDA, Listing Updates and Blanket No Changes Certification Demo, SBIA 2024 (https://www.fda.gov/media/184341/download).