Durch die Registrierung Ihrer Einrichtung bei der FDA gelangen Sie in den US-Markt. Die Prior Notice sorgt dafür, dass jede Sendung in Bewegung bleibt. Dabei handelt es sich um eine gesonderte Einreichung, die bei der FDA eingereicht wird, bevor jede einzelne Lebensmittelsendung eintrifft – und wenn sie fehlt, verspätet oder ungenau ist, werden Ihre Waren im Einreisehafen zurückgehalten, bis sie korrigiert wird. Bei einem verderblichen oder zeitkritischen Produkt entspricht diese Sperre der Differenz zwischen einer gelieferten und einer abgelehnten Bestellung.
In diesem Leitfaden wird erklärt, was eine Voranmeldung ist, was sie erfordert, wann sie eingereicht werden muss und wie ausländische Exporteure die Hafensperren vermeiden, die durch falsche Angaben entstehen.
Was ist die Prior Notice der FDA?
Bei der Voranmeldung handelt es sich um eine elektronische Vorabbenachrichtigung an die FDA, dass eine Lebensmittellieferung auf dem Weg in die Vereinigten Staaten ist. Es wurde im Rahmen des Public Health Security and Bioterrorism Preparedness and Response Act von 2002 eingeführt und gilt im Wesentlichen für alle Lebensmittel für Menschen und Tiere, die in die USA importiert oder zur Einfuhr angeboten werden – einschließlich Zutaten, Nahrungsergänzungsmitteln, Getränken und Tiernahrung.
Der Zweck ist einfach: Es teilt der FDA mit, welche Lebensmittel von welcher Einrichtung, mit welchem Transportmittel und wann eintreffen – so kann die Behörde entscheiden, ob sie die Lebensmittel untersucht, bevor sie in den Handel kommen. Ohne eine gültige Prior Notice in den Akten hat die FDA keine Aufzeichnungen über die Lieferung und wird deren Freigabe nicht gestatten.
Prior Notice vs. Registrierung von Lebensmittelbetrieben – das ist nicht dasselbe
Dies ist der häufigste Punkt der Verwirrung, daher lohnt es sich, präzise zu sein. Bei der Registrierung eines Lebensmittelbetriebs handelt es sich um eine einmalige (alle zwei Jahre erneuerte) Registrierung der Einrichtung, die die Lebensmittel herstellt, verarbeitet, verpackt oder lagert. Für jede Sendung wird eine Prior Notice eingereicht, jedes Mal, wenn Waren tatsächlich in die USA verbracht werden.
Sie brauchen beides. Eine registrierte Einrichtung ohne Prior Notice einer bestimmten Sendung wird dennoch feststellen, dass die Sendung abgelehnt wird. Eine Prior Notice, die sich auf eine nicht registrierte oder erloschene Einrichtung bezieht, wird als unzureichend zurückgewiesen. Sie arbeiten zusammen: Durch die Registrierung wird die Anlage eingerichtet, durch die Prior Notice wird jede Sendung freigegeben.
Welche Informationen sind für die Prior Notice erforderlich?
In jeder Prior Notice wird die Sendung im Detail identifiziert. In der Praxis benötigen Sie:
- Das Produkt, einschließlich seines FDA-Produktcodes und einer Beschreibung
- Der Hersteller und die FDA-Registrierungsnummer der Einrichtung, die es hergestellt oder verarbeitet hat
- Gegebenenfalls der Erzeuger oder die Herkunft
- Der Versender und das Land, aus dem die Lebensmittel versendet werden
- Der Importeur, Eigentümer und Endempfänger in den USA
- Der Spediteur und die Transportart
- Der voraussichtliche US-Ankunftshafen mit voraussichtlichem Datum und Uhrzeit
Wenn eines davon fehlt oder nicht mit der Registrierung der Einrichtung übereinstimmt, kann die Bekanntmachung als unzureichend gekennzeichnet werden – weshalb Genauigkeit genauso wichtig ist wie der Zeitpunkt.
Fristen für die Prior Notice: Wie weit im Voraus müssen Sie Ihre Unterlagen einreichen?
Die Prior Notice muss spätestens fünf Kalendertage vor der Ankunft elektronisch eingereicht und bestätigt werden, und zwar nicht weniger als:
- 2 Stunden vor Anreise auf der Straße (Autobahn)
- 4 Stunden vor Anreise per Flugzeug oder Bahn
- 8 Stunden vor Ankunft auf dem Wasserweg
- Für Lebensmittel, die per internationaler Post eintreffen, bevor die Sendung verschickt wird
Wenn Sie das Fenster auf beiden Seiten verpassen, ist die Benachrichtigung zur falschen Zeit. Da diese Zeitfenster an den genauen Spediteur und die genaue Ankunftszeit gebunden sind, erfolgt die Prior Notice in der Regel zeitnah zum Versand – und nicht Wochen im Voraus.
Die Bestätigungsnummer für die Prior Notice – und warum sie mit der Sendung mitgeführt werden muss
Wenn eine Prior Notice akzeptiert wird, stellt die FDA eine Bestätigungsnummer für die Prior Notice aus. Diese Nummer ist der Beweis dafür, dass die Einreichung vorliegt, und muss der Sendung beiliegen, damit sie der FDA und dem US-amerikanischen Zoll- und Grenzschutz im Hafen vorgelegt werden kann. Eine Sendung, die ohne Bestätigungsnummer eintrifft – selbst wenn sie ordnungsgemäß eingereicht wurde – kann sich verzögern, während der Papierkram abgeglichen wird. Das Aufbewahren der den Versanddokumenten beigefügten Bestätigungsnummer ist Teil einer korrekten Voranmeldung.
Wer kann eine Voranmeldung einreichen?
Eine Prior Notice kann von jeder Partei eingereicht werden, die über die Sendungsinformationen und die Handlungsvollmacht verfügt: der Importeur, der Eigentümer, der endgültige Empfänger, ein US-Agent, ein Zollagent oder ein autorisierter Anmeldedienst. Die Einreichung erfolgt entweder über das Prior Notice System Interface (PNSI) der FDA oder über das Zolleingabesystem (ABI/ACE) über einen Makler.
Die FDA erhebt keine Gebühr für die Einreichung über PNSI. Die tatsächlichen Kosten sind betrieblicher Natur: Sie müssen für jede Sendung innerhalb des Zeitfensters genau durchgeführt werden, mit Daten, die genau mit der Registrierung der Einrichtung übereinstimmen. Diese Disziplin pro Sendung ist der Grund, warum die meisten ausländischen Exporteure die Datei von einem Agenten einreichen lassen, anstatt die Schnittstelle selbst zu verwalten.
Was passiert, wenn die Prior Notice fehlt, verspätet oder falsch ist?
Einer Ladung ohne angemessene und rechtzeitige Prior Notice wird die Einfuhr verweigert und sie wird im Hafen festgehalten. Es kann nicht geliefert, verkauft oder in den US-Handel gebracht werden, bis eine korrigierte Mitteilung akzeptiert wird. Für lagerstabile Waren bedeutet dies Lagerkosten und Verzögerungen; Bei verderblichen oder saisonalen Produkten kann dies den Verlust der gesamten Sendung bedeuten. Wiederholte Probleme ziehen auch eine zusätzliche Prüfung zukünftiger Lieferungen durch die FDA nach sich. Die Ablage selbst ist klein; Die Kosten, etwas falsch zu machen, sind nicht der Fall.
Häufige Fehler, die ausländische Exporteure bei der Prior Notice machen
- Vorausgesetzt, eine Registrierung reicht aus. Registrierung und Prior Notice sind separate Pflichten; das eine deckt das andere nicht ab.
- Einreichung außerhalb des Zeitfensters – zu früh (mehr als fünf Tage) oder zu spät (innerhalb der Mindeststunden vor der Ankunft).
- Nicht übereinstimmende Daten zwischen der Voranmeldung und der Registrierung der Einrichtung, z. B. eine falsche oder veraltete FDA-Registrierungsnummer.
- Verlust der Bestätigungsnummer, sodass eine gültig eingereichte Sendung immer noch im Hafen verzögert wird.
- Behandeln Sie es als einmalig und nicht als eine Akte, die sich für jede einzelne Sendung wiederholt.
Wie FDABridge eine Voranmeldung für Sie einreicht
FDABridge erstellt und übermittelt in Ihrem Namen eine Prior Notice für 99 US-Dollar pro Sendung. Wir bestätigen die Daten anhand Ihrer Betriebsregistrierung, legen sie innerhalb des korrekten Zeitfensters für Ihren Spediteur und Hafen ab und senden Ihnen die Bestätigungsnummer für die Prior Notice zurück, damit Ihre Waren transportiert werden können – damit Ihre Sendung abgefertigt wird, anstatt an der Grenze zu landen. Wenn wir bereits als Ihr US-Agent fungieren und Ihre Betriebsregistrierung verwalten, geht die Einreichung noch schneller, da die Einrichtungsdaten bereits vorhanden sind. Weitere Informationen finden Sie unter fdabridge.com/prior-notice oder für den Einstieg unter fdabridge.com/contact.
Häufig gestellte Fragen
Ist für jede Sendung eine Voranmeldung erforderlich?
Ja. Die Voranmeldung erfolgt pro Sendung – jede einzelne Lebensmittelsendung, die für den Import in die USA angeboten wird, benötigt eine eigene Voranmeldung, unabhängig davon, wie oft das gleiche Produkt bereits versendet wurde.
Wie viel kostet die Prior Notice der FDA?
Die FDA erhebt keine Gebühr für die Übermittlung einer Voranmeldung über ihr Prior Notice System Interface (PNSI). FDABridge reicht es für Sie für 99 US-Dollar pro Sendung ein, einschließlich Datenüberprüfung und Rücksendung der Bestätigungsnummer.
Wie früh muss eine Voranmeldung eingereicht werden?
Nicht mehr als fünf Kalendertage vor der Ankunft und nicht weniger als 2 Stunden (Straße), 4 Stunden (Flug oder Bahn) oder 8 Stunden (Wasser) vor der Ankunft. Bei internationalen Postsendungen müssen diese vor dem Versand der Sendung eingereicht werden.
Ist eine Prior Notice dasselbe wie die Registrierung eines Lebensmittelbetriebs bei der FDA?
Nein. Bei der Registrierung handelt es sich um eine alle zwei Jahre stattfindende Registrierung der Einrichtung. Bei der Voranmeldung handelt es sich um eine gesonderte Einreichung vor jeder Lieferung. Beide sind erforderlich, um Lebensmittel in die USA zu importieren.
Was ist eine Bestätigungsnummer für die Prior Notice?
Dies ist die Nummer, die die FDA vergibt, wenn eine Prior Notice angenommen wird. Es beweist, dass die Unterlagen vorliegen, und muss der Sendung beiliegen, damit sie der FDA und dem Zoll am Einreisehafen vorgelegt werden kann.
Kann mein US-Agent eine Voranmeldung für mich einreichen?
Ja. Ein US-Agent oder ein autorisierter Anmeldedienst kann in Ihrem Namen eine Voranmeldung einreichen. FDABridge reicht es für die Exporteure ein, deren Registrierungen und US-Agentservice wir bereits verwalten.
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Sehen Sie sich alle Lebensmittelregistrierungsdienste unter fdabridge.com/food an oder erfahren Sie mehr über die Einreichung von Voranmeldungen unter fdabridge.com/prior-notice.
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