Vor jeder Lieferung von Lebensmitteln – ob für Menschen oder Tiere – die in die Vereinigten Staaten gelangt, muss eine Prior Notice bei der FDA eingereicht werden. Dies ist nicht optional, es ist nicht verzichtbar und es gibt keine Mindestsendungsgröße, die Sie davon befreit. Eine einzelne Palette Gewürze aus Indien, ein voller Container mit Konserven aus Thailand und eine Musterschachtel mit Süßwaren aus Deutschland erfordern eine Voranmeldung, bevor die Waren in einem US-Hafen ankommen. Wird die Einreichung nicht oder mit Fehlern eingereicht, wird der Sendung die Zulassung verweigert, sie wird im Hafen festgehalten oder sie wird auf Kosten des Exporteurs zurückgeschickt.
Was ist die Prior Notice der FDA und warum gibt es sie?
Die Prior Notice wurde im Rahmen des Bioterrorism Act von 2002 als Lebensmittelschutzmaßnahme eingeführt. Die Anforderung liefert der FDA Vorabinformationen über eingehende Lebensmittellieferungen, damit die Behörde das Risiko beurteilen kann, bevor die Waren eintreffen. Der Antrag muss von der FDA eingereicht und bestätigt werden, bevor das Lebensmittel physisch im US-Einreisehafen ankommt. Das System wird über zwei Kanäle verwaltet: das FDA Prior Notice System Interface (PNSI), ein webbasiertes Formular, auf das jeder zugreifen kann, und das Automated Broker Interface of the Automated Commercial Environment (ABI/ACE), das von Zollagenten und Spediteuren verwendet wird.
Einreichungsfristen nach Transportart
Die FDA verlangt, dass eine Voranmeldung spätestens in einem bestimmten Zeitfenster vor der Ankunft eingereicht wird. Das Zeitfenster hängt davon ab, wie die Lebensmittel transportiert werden. Für Lebensmittel, die auf dem Wasserweg ankommen, muss die Einreichung spätestens 8 Stunden vor der Ankunft bestätigt werden. Für Lebensmittel, die per Luft- oder Landweg ankommen, beträgt das Zeitfenster 4 Stunden. Für Lebensmittel, die per Landstraßentransport ankommen, beträgt das Zeitfenster 2 Stunden. Bei Lebensmitteln, die per internationaler Post ankommen, muss die Einreichung vor dem Eintreffen der Lebensmittel eingehen, und ab Oktober 2026 muss die Einreichung auch den Namen des Postdienstes und die Sendungsverfolgungsnummer enthalten. Wenn Sie den Antrag über das PNSI stellen, können Sie den Antrag nicht früher als 15 Kalendertage vor dem voraussichtlichen Ankunftsdatum einreichen.
Erforderliche Informationen in einer Voranmeldung
Die Einreichung muss die Identität des Lebensmittelartikels unter Verwendung des FDA-Produktcodes, den gebräuchlichen oder Marktnamen des Lebensmittels, die geschätzte Menge und Verpackungsinformationen, den Namen und die Registrierungsnummer der Produktionsstätte, den Namen und die Adresse des Versenders, den Namen und die Adresse des Importeurs oder Empfängers, den voraussichtlichen Einreisehafen und das voraussichtliche Ankunftsdatum enthalten. Für Lebensmittel, deren Zulassung zuvor verweigert wurde, können zusätzliche Informationen erforderlich sein. Jedes Datenfeld muss korrekt sein – ein falscher FDA-Produktcode, eine abgelaufene Registrierungsnummer der Einrichtung oder ein falscher Einreisehafen führen dazu, dass die Einreichung fehlschlägt oder die Lieferung zurückgehalten wird.
Häufige Fehler bei der Prior Notice, die zu Lieferverzögerungen führen
Der häufigste Fehler besteht darin, eine Prior Notice mit einer abgelaufenen Registrierungsnummer einer FDA-Einrichtung einzureichen. FDA-Registrierungen für Lebensmittelbetriebe müssen alle zwei Jahre während des Erneuerungsfensters von Oktober bis Dezember in geraden Jahren erneuert werden. Wenn die Registrierung eines Herstellers abgelaufen ist, weil er die Erneuerung verpasst hat, wird jede Prior Notice, die sich auf diese Registrierungsnummer bezieht, abgelehnt. Der zweithäufigste Fehler ist eine Nichtübereinstimmung zwischen der Produktbeschreibung in der Voranmeldung und dem Produkt, wie es am Hafen erscheint – unterschiedliche Produktcodes, unterschiedliche Mengen oder ein Herstellername, der nicht mit dem FDA-Datensatz übereinstimmt. Das dritte Problem ist das Timing: Exporteure, die zu spät einreichen oder vor der Bestätigung des tatsächlichen Ankunftsdatums einreichen, erhalten am Ende ungültige Anträge.
Wer ist für die Einreichung der Voranmeldung verantwortlich?
Die Verordnung verpflichtet zur Anmeldung die Person, die das Lebensmittel zur Einfuhr einreicht. In der Praxis ist dies normalerweise der Zollagent, der Importeur oder der US-Agent, der im Namen der ausländischen Niederlassung handelt. Ausländische Exporteure gehen oft davon aus, dass ihr Spediteur die Prior Notice automatisch abwickelt – das trifft manchmal zu, aber nicht immer. Wenn der Spediteur die Unterlagen nicht oder falsch einreicht, wird die Sendung zurückgehalten und die Kosten gehen zu Lasten des Exporteurs. FDABridge empfiehlt, dass jeder ausländische Lebensmittelexporteur ausdrücklich schriftlich bestätigt, wer die Einreichung von Voranmeldungen bearbeitet und überprüft, ob die verantwortliche Partei Zugriff auf die korrekten Registrierungsdaten der Einrichtung hat.
Wie FDABridge bei der Prior Notice und Importkonformität hilft
FDABridge stellt sicher, dass die Registrierung Ihrer FDA-Lebensmittelbetrieb auf dem neuesten Stand bleibt, Ihr US-Agent ordnungsgemäß benannt wird und die Daten Ihrer Einrichtung in allen Systemen korrekt sind, sodass Voranmeldungsanträge ohne Verzögerungen bearbeitet werden. Wir unterstützen Ihren Importeur und Zollagenten auch dabei, sicherzustellen, dass die von ihm verwendeten Daten genau mit Ihren FDA-Aufzeichnungen übereinstimmen. Besuchen Sie fdabridge.com/food, um unsere Lebensmittelexportdienste zu sehen, oder fdabridge.com/contact, um mit unserem Team zu sprechen.
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