Seit September 2023 führt die FDA automatisierte Verifizierungsprüfungen des Unique Facility Identifier – der DUNS-Nummer – durch, der bei jeder Registrierung eines Lebensmittelbetriebs eingereicht wird. Dies ist keine zukünftige Initiative oder vorgeschlagene Regel. Dies geschieht jetzt, und Einrichtungen, die die Überprüfung nicht bestehen, verlieren ihre Registrierungen. Für ausländische Lebensmittelhersteller, die vom US-Markt abhängig sind, ist das Verständnis der UFI-Durchsetzungslandschaft nicht mehr optional. Ein einzelner Datenfehler in Ihrem DUNS-Datensatz kann Ihre Exporte stoppen.
Was ist ein UFI und warum verlangt die FDA ihn?
Der Unique Facility Identifier ist eine Nummer, die jede bei der FDA registrierte Lebensmittelbetrieb eindeutig identifiziert. Der Kongress hat die UFI-Anforderung durch den FDA Food Safety Modernization Act (FSMA) vorgeschrieben, um die Fähigkeit der Behörde zu stärken, Vorfälle im Bereich der Lebensmittelsicherheit zu verfolgen, zurückzuverfolgen und darauf zu reagieren. Die FDA hat die von Dun & Bradstreet herausgegebene DUNS-Nummer (Data Universal Numbering System) als akzeptable UFI festgelegt. Jeder in- und ausländische Lebensmittelbetrieb, der sich bei der FDA registriert, muss eine gültige, aktive DUNS-Nummer angeben. Ohne diese kann Ihre Anmeldung nicht bearbeitet werden.
Das automatisierte Verifizierungssystem
Vor September 2023 akzeptierte die FDA während des Registrierungsprozesses DUNS-Nummern als Nennwert. Einrichtungen könnten Zahlen übermitteln, ohne dass die Behörde sie mit der Dun & Bradstreet-Datenbank abgleicht. Das änderte sich, als die FDA ein automatisiertes Verifizierungssystem einführte, das DUNS-Nummern während der Registrierung und Erneuerung in Echtzeit überprüft. Das System bestätigt, dass die DUNS-Nummer aktiv ist, dass sie der richtigen juristischen Person entspricht und dass die physische Adresse mit der registrierten Einrichtung übereinstimmt. Wenn das System eine Nichtübereinstimmung feststellt, wird die Registrierung markiert.
Was passiert, wenn die Verifizierung fehlschlägt?
Wenn das System der FDA eine DUNS-Nummer markiert, erhält der Einrichtungseigentümer eine Benachrichtigung mit einem 30-tägigen Zeitfenster zur Behebung des Problems. Korrekturen können die Aktualisierung des DUNS-Datensatzes bei Dun & Bradstreet, die Bereitstellung zusätzlicher Unterlagen an die FDA oder die Beseitigung von Diskrepanzen zwischen dem Namen der Einrichtung und dem DUNS-Datensatz umfassen. Wenn die Einrichtung das Problem nicht innerhalb von 30 Tagen löst, storniert die FDA die Registrierung. Eine stornierte Registrierung bedeutet, dass die Produkte der Einrichtung nicht legal in die Vereinigten Staaten eingeführt werden können.
Häufige Gründe für das Scheitern der DUNS-Überprüfung
Aus mehreren vorhersehbaren Gründen stoßen ausländische Hersteller auf Probleme bei der DUNS-Verifizierung. Am häufigsten kommt es zu einer Nichtübereinstimmung der Namen – der Name der juristischen Person im DUNS-Datensatz stimmt nicht mit dem Namen der Einrichtung überein, der bei der FDA eingereicht wurde. Dies geschieht häufig, wenn Unternehmen Handelsnamen, Abkürzungen oder übersetzte Versionen ihres Firmennamens verwenden. Adressdiskrepanzen sind eine weitere häufige Ursache, insbesondere bei Herstellern in Ländern, in denen sich die Formatierungskonventionen für Adressen erheblich von den US-Standards unterscheiden. Abgelaufene oder inaktive DUNS-Nummern führen ebenfalls zu Fehlern, insbesondere bei Einrichtungen, die ihre DUNS vor Jahren erhalten und den Datensatz nie aktualisiert haben.
Die FDA storniert aktiv Registrierungen
Dies ist kein theoretisches Risiko. Die FDA hat bestehende Registrierungen systematisch überprüft und diejenigen mit inakzeptablen DUNS-Nummern annulliert. Einrichtungen, die sich vor Jahren mit DUNS-Nummern registriert haben, die im neuen System nicht überprüft werden können, erhalten Kündigungsmitteilungen. Die Agentur hat klargestellt, dass die Aufrechterhaltung eines gültigen UFI eine fortlaufende Verpflichtung und keine einmalige Anforderung bei der Erstregistrierung ist. Jeder zweijährige Erneuerungszyklus löst eine neue Verifizierungsprüfung aus.
Auswirkungen auf US-Importeure
Die UFI-Durchsetzungswelle wirkt sich direkt auf US-Importeure aus. Gemäß den FSVP-Vorschriften müssen Importeure überprüfen, ob ihre ausländischen Lieferanten bei der FDA registriert sind. Wenn die Registrierung eines Lieferanten aufgrund eines DUNS-Problems storniert wird, kann der Importeur keine Voranmeldung für die Produkte dieses Lieferanten einreichen und alle Sendungen im Transit können im Hafen abgelehnt werden. Anspruchsvolle Importeure verlangen nun von ihren ausländischen Lieferanten den Nachweis gültiger DUNS-Nummern als Geschäftsbedingung.
So erhalten oder aktualisieren Sie Ihre DUNS-Nummer
Ausländische Hersteller, die noch keine DUNS-Nummer haben, müssen diese über Dun & Bradstreet beantragen. Bei internationalen Bewerbern dauert der Prozess in der Regel 30 bis 45 Tage, eine beschleunigte Bearbeitung ist jedoch gegen eine zusätzliche Gebühr möglich. Stellen Sie bei der Antragstellung sicher, dass der Name der juristischen Person, die physische Adresse und die Unternehmensklassifizierung genau mit Ihrer FDA-Registrierung übereinstimmen. Wenn Sie bereits über eine DUNS-Nummer verfügen, überprüfen Sie, ob der Datensatz aktiv ist und alle Datenfelder aktuell sind. Kontaktieren Sie Dun & Bradstreet, um vor Ihrer nächsten FDA-Erneuerung eine Kopie Ihrer Unterlagen anzufordern und Korrekturen vorzunehmen.
Schritte zum Schutz Ihrer Registrierung
Melden Sie sich zunächst im Registrierungssystem der FDA an und bestätigen Sie Ihre aktuelle DUNS-Nummer. Zweitens wenden Sie sich an Dun & Bradstreet und fordern Sie eine Kopie Ihres DUNS-Datensatzes an. Drittens vergleichen Sie jedes Feld – offizieller Name, Adresse, Geschäftsstatus – zwischen Ihrer FDA-Registrierung und Ihrem DUNS-Datensatz. Viertens: Beheben Sie etwaige Unstimmigkeiten sofort. Fünftens: Richten Sie eine Kalendererinnerung ein, um Ihren DUNS-Eintrag mindestens 60 Tage vor jedem zweijährlichen Verlängerungsfenster erneut zu überprüfen. Die Kosten einer proaktiven Überprüfung sind im Vergleich zu den Kosten einer stornierten Registrierung vernachlässigbar.
Das 30-Tage-Korrekturfenster ist nicht großzügig
Dreißig Tage mögen angemessen klingen, aber für ausländische Hersteller, die mit den internationalen Bearbeitungszeiten von Dun & Bradstreet zu kämpfen haben, ist es ein enges Zeitfenster. Die Aktualisierung eines DUNS-Eintrags für eine Einrichtung außerhalb der USA kann allein 30 Tage dauern. Wenn Sie von der FDA eine Benachrichtigung über einen Verifizierungsfehler erhalten und Ihr DUNS-Eintrag aktualisiert werden muss, geraten Sie möglicherweise in einen Wettlauf mit der Zeit. Die einzig zuverlässige Strategie besteht darin, sicherzustellen, dass Ihr DUNS-Datensatz korrekt ist, bevor die FDA ihn überprüft.
FDABridge unterstützt ausländische Lebensmittelhersteller bei der Beschaffung, Verifizierung und Verwaltung von DUNS-Nummern bei der FDA-Registrierung. Wir stellen sicher, dass Ihre UFI-Daten mit Ihrer Registrierung übereinstimmen, bevor das automatisierte System der FDA sie markiert. Besuchen Sie fdabridge.com/food, um mehr über unsere Registrierungsdienste zu erfahren, oder wenden Sie sich an fdabridge.com/contact, um die spezifische Situation Ihrer Einrichtung zu besprechen.
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