Haben Sie die Erneuerung Ihrer FDA-Registrierung verpasst? Hier erfahren Sie, was passiert und wie Sie sich erholen können

Die alle zwei Jahre stattfindende Erneuerung der Lebensmittelzulassungsregistrierung durch die FDA ist kein Vorschlag. Es handelt sich um eine gesetzliche Vorschrift mit echten Konsequenzen für Einrichtungen, die die Frist nicht einhalten. Während des Erneuerungszyklus 2018 wurden 47.635 Registrierungen von Lebensmittelbetrieben aus der Datenbank der FDA entfernt, weil sie nicht verlängert wurden. Diese Anlagen – und jedes von ihnen hergestellte Produkt – wurden sofort vom US-Markt ausgeschlossen. Keine Sendung konnte den Zoll passieren. Es konnten keine Voranmeldungsanträge bearbeitet werden. Für ausländische Hersteller, die auf US-Exporte angewiesen sind, stellt eine versäumte Verlängerungsfrist keine administrative Unannehmlichkeit dar. Es ist eine kommerzielle Katastrophe.

Was passiert, wenn Ihre Registrierung abläuft?

Wenn ein Lebensmittelbetrieb seine Registrierung nicht bis zum 31. Dezember des Verlängerungsjahres verlängert, deaktiviert die FDA die Registrierung automatisch. Die Registrierungsnummer der Einrichtung wird ungültig. Jeder Versuch, eine Voranmeldung unter Verwendung dieser Registrierungsnummer einzureichen, wird vom PNSI-System der FDA abgelehnt. Der Zoll- und Grenzschutz der USA verweigert Sendungen aus nicht registrierten Einrichtungen die Einreise. Es gibt keine Schonfrist – die Frist ist absolut. Am 1. Januar des folgenden Jahres wird Ihre Einrichtung von der FDA nicht mehr als registrierter Lebensmittelbetrieb anerkannt.

Sendungen im Transit

Produkte, die sich nach Ablauf Ihrer Registrierung physisch auf dem Weg in die Vereinigten Staaten befinden, haben ein ungewisses Schicksal. Wenn die Sendung nach der Deaktivierung Ihrer Registrierung in einem US-Hafen ankommt, schlägt die Einreichung der Voranmeldung fehl oder wird markiert. Der Sendung kann die Einfuhr verweigert, sie auf Ihre Kosten im Zolllager gelagert oder in das Ursprungsland zurückgeschickt werden. Die Lagergebühren in US-Häfen steigen schnell an – oft Hunderte von Dollar pro Tag und Container. Eine einzige verpasste Verlängerung kann zu fünfstelligen Verlusten bei einer einzigen Lieferung führen.

Sie können eine abgelaufene Registrierung nicht erneuern

Dies ist ein entscheidendes Detail, das viele Hersteller übersehen. Sobald Ihre Registrierung abläuft, können Sie sie nicht einfach erneuern. Die abgelaufene Registrierung ist verschwunden. Sie müssen eine völlig neue Registrierung einreichen, wodurch eine neue Registrierungsnummer generiert wird. Diese neue Registrierung muss den vollständigen Einreichungs- und Verifizierungsprozess durchlaufen, einschließlich der Verifizierung der DUNS-Nummer. Die Bearbeitungszeiten variieren und es gibt keinen beschleunigten Weg für Einrichtungen, die ihre Verlängerungsfrist verpasst haben. Während der Zeitspanne zwischen Ablauf und Neuregistrierung hat Ihre Einrichtung keinen US-Marktzugang.

Komplikationen bei US-Agent

Ihr US-Agent muss aktiv seine Bereitschaft bestätigen, während des Erneuerungsprozesses als Ihr Vertreter zu fungieren. Wenn Ihr US-Agent sein Geschäft geändert hat, in den Ruhestand getreten ist, nicht mehr reagiert oder die Benennung einfach nicht bestätigt hat, kann Ihre Verlängerung nicht abgeschlossen werden. Viele ausländische Hersteller entdecken Probleme mit dem US-Agent erst, wenn sie versuchen, im Oktober oder November zu verlängern. Dadurch bleibt nicht genügend Zeit, um einen neuen Agenten zu benennen, die Kommunikation herzustellen und die Erneuerung vor Ablauf der Frist am 31. Dezember abzuschließen. Die Überprüfung des Status und der Einsatzbereitschaft Ihres US-Agent sollte Monate vor Beginn des Verlängerungsfensters erfolgen.

DUNS/UFI-Überprüfung während der Verlängerung

Jede Verlängerung löst eine erneute Überprüfung der DUNS-Nummer Ihrer Einrichtung durch das automatisierte System der FDA aus. Wenn Ihr DUNS-Eintrag inaktiv geworden ist, sich der Name der juristischen Person geändert hat oder die Adresse nicht mehr mit Ihrer FDA-Registrierung übereinstimmt, schlägt die Überprüfung fehl. Wie in unserem Artikel zur UFI-Durchsetzung besprochen, kann die Lösung von DUNS-Problemen bei Dun & Bradstreet 30 bis 45 Tage dauern – ein Zeitrahmen, der gefährlich mit dem Verlängerungsfenster kollidiert, wenn Sie mit der Überprüfung bis Oktober warten.

Operative und finanzielle Konsequenzen

Über den Verlust des direkten Marktzugangs hinaus führt eine versäumte Erneuerung zu kaskadierenden betrieblichen Problemen. Ihre US-Importeure müssen alle Bestellungen pausieren, bis Ihre Registrierung wiederhergestellt ist. Einzelhandelskäufer, die Ihre Produkte gelistet haben, müssen alternative Lieferanten finden oder mit der Situation konfrontiert sein, dass ihre Produkte nicht vorrätig sind. Vertriebsverträge können Compliance-Klauseln enthalten, die es dem Vertriebspartner ermöglichen, die Beziehung zu beenden, wenn Ihre FDA-Registrierung erlischt. Die Behebung des Reputationsschadens bei US-Handelspartnern kann Jahre dauern, selbst nachdem Ihre Registrierung wiederhergestellt wurde.

Schritte, um sicherzustellen, dass Sie keine Verlängerung verpassen

Markieren Sie zunächst das Verlängerungsfenster (1. Oktober bis 31. Dezember) in Ihrem Compliance-Kalender für Unternehmen und beginnen Sie mit Vorbereitungserinnerungen ab Juli. Überprüfen Sie den Status Ihrer DUNS-Nummer bis spätestens August bei Dun & Bradstreet. Bestätigen Sie die Benennung Ihres US-Agents und Ihre Kontaktinformationen bis zum 1. September. Überprüfen Sie Ihre registrierten Lebensmittelkategorien anhand Ihrer aktuellen Produktlinien. Aktualisieren Sie Ihre Notfallkontaktinformationen. Melden Sie sich im September beim Registrierungssystem der FDA an, um zu überprüfen, ob Ihre Kontoanmeldeinformationen funktionieren und ob Ihre aktuellen Registrierungsdaten korrekt sind. Reichen Sie Ihre Verlängerung am 1. Oktober ein – dem ersten Tag, an dem sich das Fenster öffnet –, anstatt bis zu den letzten Wochen zu warten.

Erstellen Sie einen Compliance-Kalender

Ein Compliance-Kalender ist kein Luxus – er ist ein grundlegendes Risikomanagement-Tool. Zusätzlich zur alle zwei Jahre stattfindenden Erneuerung sollten in Ihrem Kalender die Bestätigungstermine der US-Agent, die Überprüfungstermine der DUNS-Datensätze, die jährlichen Neuanalysetermine des Lebensmittelsicherheitsplans und etwaige Korrespondenzfristen der FDA aufgeführt sein. Weisen Sie für jeden Kalendereintrag bestimmte Einzelpersonen zu und richten Sie Sicherungsverfahren für Personaländerungen ein. Die Hersteller, die ihre Registrierungen verlieren, sind fast immer diejenigen, die die Erneuerung als die Verantwortung eines anderen betrachteten.

FDABridge verwaltet alle zwei Jahre die Erneuerungen der FDA-Registrierung für Lebensmittelbetriebe für ausländische Hersteller und stellt sicher, dass die DUNS-Verifizierung, die Bestätigung durch US-Agent und die Einreichung der Registrierung pünktlich abgeschlossen werden – in jedem Zyklus. Wir bieten außerdem ein proaktives Compliance-Kalendermanagement, damit nichts durchs Raster fällt. Besuchen Sie fdabridge.com/food, um mehr zu erfahren, oder wenden Sie sich an fdabridge.com/contact, um sich Ihre Verlängerung für 2026 zu sichern.