FDA, ABD pazarı için ilaç üreten veya ilaç listeleyen şirketlerden her yıl 1 Ekim ile 31 Aralık arasında iki ayrı başvuru bekler. Tesis kaydının yenilenmesi gerekir; ayrıca takvim yılı içinde sunulmamış veya güncellenmemiş her ilaç listelemesinin güncellenmesi ya da değişmediğinin tasdik edilmesi gerekir. Her iki başvuru da aynı üç aylık döneme denk gelir ve çoğu zaman aynı kişi tarafından hazırlanır; bu nedenle tek bir iş gibi ele alınmaları kolaydır. Oysa tek bir iş değildirler. Tesis kaydını yenilemek o tesisin listelemelerini tasdik etmez; listelemeleri tasdik etmek de tesis kaydını yenilemez. Bunlardan yalnızca birini tamamlayan yabancı bir üretici, listelemelerinin süresinin Ocak ayında dolduğunu yine de görebilir.
Tesis kaydı: her yıl 1 Ekim–31 Aralık arasında yenilenir
FDA'nın ilaç kaydı talimatları, tesislerin kayıtlarını her yıl 1 Ekim ile 31 Aralık arasında yenilemesi gerektiğini belirtir. İlaç tesisi kaydı, çift sayılı yıllarda yenilenen gıda tesisi kaydından farklı olarak yıllıktır. Yenileme, tesisin güncel bilgilerini teyit eder: adı ve adresi, şirket merkezine bağlı bir numara yerine o tesise özgü DUNS numarası, orada yürütülen ticari faaliyetler ve irtibat kişileri. Yabancı bir tesis ayrıca ABD Temsilcisinin DUNS numarası dâhil olmak üzere ABD Temsilcisini ve ilaçlarının ithalatçılarını da belirtmek zorundadır. FDA, yabancı bir tesisin, ilaçları Amerika Birleşik Devletleri'ne ithalat için sunulabilmeden önce kaydını tamamlaması gerektiğine dikkat çeker.
FDA, başarılı bir başvurunun ardından tesis bilgilerinin bir sonraki iş gününün sonuna kadar Drug Establishments Current Registration Site (DECRS) üzerinde, son geçerlilik tarihi bir sonraki yılın 31 Aralık'ı olarak belirtilmiş şekilde yer aldığını belirtir. DECRS herkese açıktır; bu nedenle ithalatçılar ve müşteriler bir tesisin durumunu kendileri kontrol edebilir. Yenileme dönemini kaçıran bir tesisin artık gösterebileceği güncel bir kaydı yoktur.
İlaç listelemeleri: bir şey değiştiğinde güncelleyin, hiçbir şey değişmediğinde tasdik edin
İlaç listeleme, 21 CFR part 207 kapsamında ayrı bir yükümlülüktür. Her kayıt sahibi, listeleme bilgilerini her yıl en geç Haziran ve Aralık aylarında gözden geçirip güncellemek zorundadır; bu güncelleme yeni üretilen ilaçları, üretimi durdurulan ilaçları, üretimine yeniden başlanan ilaçları ve daha önce sunulmuş bilgilerdeki her türlü önemli değişikliği kapsar. FDA ayrıca kayıt sahiplerini, bir değişiklik meydana geldiği anda listelemeyi güncellemeye teşvik eder. Takvim yılı içinde yeni sunulan veya güncellenen bir listeleme, bir sonraki takvim yılının 31 Aralık tarihine kadar tasdik edilmiş sayılır.
Takvim yılı içinde sunulmamış veya güncellenmemiş listelemeler için 21 CFR 207.57(b)(2), bir güncelleme ya da son güncellemeden bu yana hiçbir şeyin değişmediğine dair bir tasdik yapılmasını şart koşar. FDA bu tasdiki, yapılandırılmış ürün etiketlemesi (structured product labeling, SPL) başvurusu olarak sunulan toplu “değişiklik yok” tasdiki (blanket no-changes certification) şeklinde kabul eder. Bu tasdik yalnızca, tesis kaydı yenilemesiyle aynı dönem olan 1 Ekim ile 31 Aralık arasında sunulabilir. Bu dönemin dışında bir listelemeyi tasdik etmek için her NDC için güncellenmiş veya revize edilmiş bir listeleme SPL'i gerekir.
Tasdik edilmeyen listelemelere Ocak ayında ne olur?
FDA'nın listeleme talimatlarına göre FDA her Ocak ayında, 1 Ekim–31 Aralık döneminde tasdik edilmemiş tüm insan ilacı listelemelerini devre dışı bırakır ve devre dışı bırakılan listelemeler NDC Directory'den (NDC Dizini) ve diğer listeleme yayınlarından kaldırılır. FDA'nın kendi eğitim materyalinde, tasdik edilmemiş listelemeler Ocak ayında süresi dolmuş ve devre dışı bırakılıp veri tabanlarından kaldırılabilecek listelemeler olarak tanımlanır. Uygulamada ürün, tedarik zinciri ortaklarının NDC'leri sorgulamak için kullandığı kamuya açık referans kaynağında artık görünmez; ürünü geri getirmek ise geç bir tasdik değil, bir listeleme başvurusu gerektirir.
Devre dışı bırakılma, listeden çıkarmanın yerini tutmaz. FDA'nın kayıt sahiplerine yönelik yönlendirmesi, artık ABD'de ticari dağıtımda olmayan bir ürünün listeden çıkarılması yönündedir; FDA ayrıca, ilacın üretimi durdurulmuş olsa bile devre dışı bırakılmış bir listelemenin mevzuata uygun olmadığına dikkat çeker.
İki başvuruyu ayrı ayrı planlayın
Birden fazla tesisi ve çok sayıda NDC'si olan bir şirket, yıl sonunu iki ayrı iş akışı olarak ele almalıdır: her tesis için bir yenileme ve her listeleme için bir karar — listelemeyi güncellemek, tasdik etmek ya da ürün artık Amerika Birleşik Devletleri'nde pazarlanmıyorsa ürünü listeden çıkarmak. İş akışlarını ayrı tutmak, yeni bir ABD Temsilcisi veya ithalatçı gibi bir tesis değişikliğinin listelemeler üzerinde sonuç doğurduğu durumları görmeyi de kolaylaştırır.
Yabancı ilaç tesisleri için yıl sonu kontrol listesi
- Tesisin yasal unvanını, fiziksel adresini, tesise özgü DUNS numarasını ve ticari faaliyetlerini teyit edin.
- ABD Temsilcisinin DUNS numarası dâhil olmak üzere, kayıtta adı geçen ABD Temsilcisini ve ithalatçıları teyit edin.
- Her aktif NDC'yi gözden geçirin: Bu takvim yılı içinde sunuldu veya güncellendi mi, güncellenmesi gerekiyor mu, yoksa toplu “değişiklik yok” tasdikine dâhil edilebilir mi?
- Artık ABD'de ticari dağıtımda olmayan ürünlerin listelemelerinin süresinin dolmasını beklemek yerine bu ürünleri listeden çıkarın.
- Başvuru alındı bildirimlerini, DECRS sonucunu ve NDC Directory kayıtlarını uyumluluk kayıtlarınızla birlikte saklayın.
İlgili rehberler
Temel gereklilikler, yabancı üreticilerin ilaç tesisi kaydı için sunması gerekenler ve yabancı üreticilerin ilaç listelemelerini 21 CFR 207 kapsamında nasıl sunduğu konulu yazılarda açıklanmaktadır. NDC yapısı NDC numarasının ne olduğu ve yabancı ilaç üreticilerinin bu numarayı nasıl aldığı yazısında ele alınmaktadır; FDA'nın tek tip 12 haneli NDC biçimine geçişi ise 12 haneli NDC nihai kuralı rehberinde açıklanmaktadır. Hangi yabancı tesislerin kayıt yaptırması gerektiğini genişletecek olan ve bundan ayrı bir düzenleme olan Temmuz 2026 tarihli öneri ise yabancı ilaç tesisi kaydına ilişkin 2026 tarihli kural önerisi yazısında ele alınmaktadır.
FDABridge yıl sonu ilaç başvurularını nasıl destekler?
FDABridge'in FDA İlaç Tesisi Kaydı hizmeti, ilk yıl ABD Temsilciliğini ve yıllık yeniden kayıt desteğini içerir. İlaç listelemeleri ürün bazında SPL formatında İlaç Ürün Listeleme başvuruları olarak hazırlanır; NDC Etiketleyici Kodu başvuruları ise ayrı bir hizmet olarak yürütülür. ABD Temsilciliği düzenlemeleri ABD Temsilcisi hizmet sayfasında açıklanmaktadır. Kayıt ve listeleme, FDA'nın bir tesisi veya o tesisin ilaçlarını onayladığı anlamına gelmez.
Kaynaklar: FDA, How to Register a Drug Establishment (https://www.fda.gov/drugs/drug-registration-and-listing-instructions/how-register-drug-establishment); FDA, How to List a Drug (https://www.fda.gov/drugs/drug-registration-and-listing-instructions/how-list-drug); FDA, Listing Updates and Blanket No Changes Certification Demo, SBIA 2024 (https://www.fda.gov/media/184341/download).