Cerita FDA ini adalah kasus gabungan ilustratif yang dianonimkan dan disusun untuk tujuan edukasi. Cerita ini bukan klaim tentang perusahaan tertentu atau tentang catatan penegakan hukum FDA tertentu.
Sebuah produsen saus dalam toples dan acar sayuran milik keluarga telah mengekspor ke Amerika Serikat selama enam tahun. Seorang konsultan lokal mendaftarkan fasilitasnya pada tahun pertama, menunjuk US Agent, dan menangani perpanjangan tahun 2022 dan 2024. Setiap kali, perusahaan membayar tagihan konsultan dan tidak pernah masuk sendiri ke sistem FDA. Pada 2025, konsultan tersebut menutup usahanya. Tidak seorang pun di perusahaan memikirkan FDA lagi sampai seorang pelanggan AS memesan dalam jumlah besar untuk pengiriman bulan Januari.
Semua orang mengira pihak lain sudah memperpanjang
Pada November 2026, manajer ekspor membaca pengingat tentang batas waktu perpanjangan di media dagang. Ia bertanya kepada importir AS, yang menjawab bahwa perpanjangan adalah tanggung jawab produsen. Ia mengirim email kepada mantan konsultan dan tidak mendapat balasan. Perusahaan tidak mengetahui login FDA Industry Systems, tidak memiliki PIN pendaftaran, dan hanya memiliki PDF lama yang mencantumkan nomor pendaftaran. Tim memutuskan bahwa konsultan kemungkinan sudah memperpanjang untuk dua tahun pada 2024 dan tidak ada yang mendesak.
Asumsi itu keliru. Pendaftaran fasilitas pangan tidak diperpanjang berdasarkan jadwal dua tahunan sejak pengajuan terakhir. Pendaftaran wajib diperpanjang pada setiap periode Oktober hingga Desember di tahun genap, dan FDA menganggap pendaftaran yang tidak diperpanjang paling lambat 31 Desember 2026 telah kedaluwarsa.
Kontainer bulan Januari
Pesanan dikirim pada pertengahan Desember. Broker milik importir mengajukan Prior Notice pada bulan Januari menggunakan nomor pendaftaran dari PDF lama. Pendaftaran itu sudah tidak berlaku. Pangan dari fasilitas luar negeri yang tidak terdaftar sebagaimana diwajibkan ditahan di pelabuhan masuk sampai fasilitas tersebut mendaftar, sehingga kontainernya ditahan. Biaya demurrage dan penyimpanan mulai menumpuk, dan pelanggan AS mulai menanyakan klausul denda keterlambatan pengiriman.
Kembali patuh
Karena pendaftaran lama sudah kedaluwarsa, produsen tidak bisa sekadar memperpanjang. Perusahaan harus mengajukan pendaftaran baru dari akun yang dikendalikannya sendiri. Itu berarti diperlukan nomor DUNS dengan nama resmi dan alamat yang persis sama dengan fasilitas, serta US Agent yang benar-benar akan mengonfirmasi penunjukannya. Catatan DUNS masih menunjukkan alamat pabrik sebelum pindah, sehingga harus dikoreksi terlebih dahulu. Setiap langkahnya rutin. Melakukannya ketika kontainer tertahan di pelabuhan tidaklah rutin.
Setelah pendaftaran baru tersedia, broker importir mengajukan ulang Prior Notice dengan nomor baru dan meminta agar penahanan diselesaikan. Pengiriman akhirnya lolos, terlambat lebih dari dua minggu. Produsen juga harus mengirimkan nomor pendaftaran baru kepada setiap pelanggan AS, memperbarui dokumen ekspornya, dan mengoreksi catatan produk yang masih mencantumkan nomor lama.
Apa yang salah
- Pendaftaran secara efektif dikuasai pihak ketiga, dan perusahaan tidak memiliki akses mandiri.
- Tidak ada seorang pun di dalam perusahaan yang bertanggung jawab atas tanggal perpanjangan.
- Tim mengandalkan asumsi, bukan konfirmasi perpanjangan.
- Catatan DUNS sudah tidak mutakhir setelah fasilitas pindah.
- Peran US Agent berakhir bersama tutupnya usaha konsultan, dan tidak ada yang menyadarinya.
Pelajarannya
Perpanjangan itu mudah jika akses, data, dan US Agent sudah tertata, tetapi sangat sulit diperbaiki setelah 31 Desember. Mintalah bukti setiap perpanjangan, simpan nomor pendaftaran dan akses di tangan perusahaan, dan periksa catatan DUNS setiap kali ada perubahan apa pun pada fasilitas. Jika penyedia Anda saat ini tidak lagi memberi kabar, baca panduan kami tentang perpanjangan saat Anda tidak dapat mengakses akun FDA, dan lihat apa yang terjadi setelah batas waktu perpanjangan. Layanan perpanjangan dan pengalihan US Agent FDABridge dibuat tepat untuk situasi seperti ini.