Die Erneuerung 2026 für Lebensmittelbetriebe muss elektronisch über ein Konto bei FDA Industry Systems (FIS) eingereicht werden, sofern die FDA nicht ausnahmsweise eine Einreichung per Post oder Fax gestattet hat. Das klingt einfach, bis ein Betrieb feststellt, dass im Unternehmen niemand die Zugangsdaten kennt. Die Registrierung wurde vor Jahren von einem Berater, einem ehemaligen Mitarbeiter oder dem Zollagenten eines Importeurs angelegt, und mit dieser Person ist auch das Konto verschwunden. Wenn das auf Sie zutrifft, können Sie es vor dem 31. Dezember 2026 noch in Ordnung bringen, aber viel Zeit bleibt nicht.
Klären Sie zuerst, was Sie tatsächlich haben
Suchen Sie die ursprüngliche Registrierungsbestätigung, eine alte E-Mail der FDA oder eine Prior Notice einer früheren Sendung. Darauf steht meist die 11-stellige Registrierungsnummer des Lebensmittelbetriebs. Fragen Sie auch Ihren Importeur und Ihren Zollagenten, denn sie brauchen die Nummer für die Prior Notice und haben sie oft gespeichert. Mit der Nummer können Sie prüfen, ob die Registrierung besteht und an wen Sie sich wenden müssen.
Drei typische Situationen
1. Ein früherer Berater oder Agent hat das Konto angelegt
Das ist der häufigste Fall. Die Registrierung gehört Ihrem Betrieb, auch wenn das Konto, in dem sie geführt wird, jemand anderem gehört. Bitten Sie den früheren Dienstleister schriftlich, sie nach Ihren Anweisungen zu erneuern oder an der Übertragung in ein von Ihrem Unternehmen kontrolliertes Konto mitzuwirken. Formulieren Sie die Bitte höflich und konkret: Nennen Sie die Registrierungsnummer, den Betrieb und die Frist. Wirkt er nicht mit, wenden Sie sich mit Ihrer Registrierungsnummer und den Betriebsdaten an den Registrierungs-Helpdesk der FDA (siehe unten) und fragen Sie nach dem weiteren Vorgehen.
2. Das Konto gehört Ihnen, aber Passwort oder PIN sind verloren
Passwörter werden über die FIS-Anmeldeseite zurückgesetzt. Die Registrierungs-PIN, die die FDA mit der Registrierung vergibt, ist etwas anderes als das Passwort. Ist die PIN verloren, können Sie sie beim FDA-Helpdesk anfordern. Warten Sie damit nicht bis Ende Dezember, denn die Warteschlangen beim Helpdesk werden länger, je näher die Frist rückt.
3. Niemand findet irgendeinen Nachweis
Lässt sich nirgends eine Registrierungsnummer finden, war der Betrieb möglicherweise nie registriert, oder die Registrierung wurde gelöscht. Dann ist eine Neuregistrierung erforderlich, keine Erneuerung. Das ist auch der richtige Weg, wenn die alte Registrierung bereits abgelaufen ist.
Was Sie vermeiden sollten
- Legen Sie für denselben Betrieb keine zweite Registrierung an, nur weil Sie die erste nicht erreichen. Doppelte Einträge sorgen an der Grenze und bei der FDA für Verwirrung.
- Senden Sie Ihren FDA-Benutzernamen, Ihr Passwort oder Ihre PIN niemandem per E-Mail, Chat oder in Versandunterlagen. Das gilt auch für FDABridge. Ein seriöser Dienstleister arbeitet stattdessen über ein von der FDA unterstütztes Autorisierungsverfahren.
- Gehen Sie nicht davon aus, dass der frühere Berater erneuert hat. Lassen Sie sich die Erneuerungsbestätigung zeigen.
Wer erneuern darf
Nach den Vorschriften der FDA kann eine Registrierung vom Eigentümer, Betreiber oder verantwortlichen Leiter (agent in charge) des Betriebs oder von einer von ihnen autorisierten Person eingereicht werden. Reicht ein Dritter in Ihrem Namen ein, wird in der Einreichung angegeben, wer sie autorisiert hat. Einen autorisierten Dienstleister einzuschalten ist üblich und rechtmäßig. Die eigenen Zugangsdaten herauszugeben ist etwas ganz anderes.
Prüfen Sie die Daten, während Sie den Zugang klären
Auch wenn Sie wieder Zugang haben, braucht die Erneuerung korrekte Inhalte. Prüfen Sie, ob die als eindeutige Betriebskennung verwendete DUNS-Nummer mit dem rechtlichen Namen und der physischen Anschrift des Betriebs übereinstimmt. Prüfen Sie, ob die Produktkategorien Ihr heutiges Sortiment abbilden und ob der eingetragene US-Agent tatsächlich für Sie tätig ist. Unsere Leitfäden dazu, was eine UFI-Nummer ist und warum die FDA Registrierungen von Lebensmittelbetrieben ablehnt, behandeln die häufigsten Fehler. Ist Ihr bisheriger Agent Teil des Problems, können Sie die Registrierung erneuern und gleichzeitig den US-Agenten wechseln.
Kontaktdaten der FDA bei Registrierungsproblemen
Der Registrierungs-Helpdesk der FDA ist unter FURLS@fda.gov oder +1 240 247 8804 erreichbar. Halten Sie vor der Kontaktaufnahme die Registrierungsnummer, Name und Anschrift des Betriebs sowie den Namen der handlungsberechtigten Person bereit.
FDABridge hilft Ihnen zu klären, ob Sie eine Erneuerung, einen Agentenwechsel oder eine Neuregistrierung brauchen, und reicht ein, sobald der Zugang geregelt ist. Die FDA erhebt für Registrierung und Erneuerung keine Gebühr.
Quellen
- FDA, FDA Reminds Food Facilities of Biennial Renewal Requirements (29. September 2026): https://www.fda.gov/food/hfp-constituent-updates/fda-reminds-food-facilities-biennial-renewal-requirements
- 21 CFR Part 1, Subpart H, Registration of Food Facilities (Registrierung von Lebensmittelbetrieben): https://www.ecfr.gov/current/title-21/chapter-I/subchapter-A/part-1/subpart-H