Jeder bei der FDA registrierte Lebensmittelbetrieb muss seine Registrierung zwischen dem 1. Oktober und dem 31. Dezember jedes geraden Jahres erneuern. Das aktuelle Fenster endet am 31. Dezember 2026, und die FDA hat erklärt, dass sie die Registrierung jedes Betriebs, der bis dahin nicht erneuert hat, als abgelaufen betrachtet. Viele ausländische Betriebe nutzen das Fenster auch, um ihren US-Agenten zu überprüfen. Manche zahlen eine Jahresgebühr an einen Agenten, von dem sie nie etwas hören. Andere haben den Kontakt zu dem Berater verloren, der sie vor Jahren registriert hat. Erneuerung und Agentenwechsel lassen sich zusammen erledigen, sind aber zwei getrennte Vorgänge, und Sie brauchen beide.
Erneuerung und Agentenwechsel sind verschiedene Einreichungen
Mit der Erneuerung wird die gesamte Registrierung bestätigt oder aktualisiert: Name und Anschrift des Betriebs, die als eindeutige Betriebskennung (unique facility identifier, UFI) verwendete DUNS-Nummer, Angaben zu Eigentümer und Betreiber, Notfallkontakt, Lebensmittelkategorien, Tätigkeiten und der US-Agent. Ein Agentenwechsel ersetzt nur ein Feld in diesem Datensatz. Wenn Sie im Dezember nur den US-Agenten ändern, ist Ihre Registrierung damit nicht erneuert. Wenn Sie erneuern, ohne einen Agenten zu ersetzen, der nicht mehr für Sie tätig ist, haben Sie eine gültige Registrierung mit einem Kontakt, auf den sich die FDA nicht verlassen kann.
Am saubersten ist es, die Erneuerung mit dem bereits eingetragenen neuen US-Agenten einzureichen, nachdem dieser der Benennung zugestimmt hat. Die FDA gleicht die Angaben zum US-Agenten mit dem Agenten selbst ab. Der benannte Agent muss Ihre Einreichung also erwarten und bestätigen.
Anzeichen dafür, dass ein Wechsel des US-Agenten fällig ist
- Sie können die Person oder Firma, die als Ihr Agent tätig ist, nicht nennen, oder Sie wissen nicht, wie sie Sie kontaktiert.
- Sie haben von ihr nie eine Erinnerung an die Erneuerung, ein Schreiben der FDA oder eine regulatorische Mitteilung erhalten.
- Die Jahresrechnung des Agenten kommt automatisch, aber Ihre Fragen bleiben unbeantwortet.
- Man sagt Ihnen nicht, wer Ihr Konto bei FDA Industry Systems (FIS) verwaltet, oder gibt Ihre Registrierungsdaten nicht heraus.
- Der Agent kann nicht in einer Sprache mit Ihnen kommunizieren, in der Ihr Team arbeitet.
Der US-Agent ist das Bindeglied der FDA zu Ihrem Betrieb, für Routinefragen ebenso wie für Notfälle. Unser Leitfaden dazu, warum jeder ausländische Lebensmittelbetrieb einen US-Agenten braucht, erklärt die Rolle im Detail.
So funktionieren Erneuerung und Wechsel in einem Zug
- Bestätigen Sie, dass der Betrieb weiterhin registriert sein muss, und halten Sie die aktuelle Registrierungsnummer bereit.
- Stellen Sie sicher, dass sich eine berechtigte Person in Ihrem Unternehmen bei dem FIS-Konto anmelden kann, in dem die Registrierung geführt wird. Falls nicht, lesen Sie noch vor Dezember unseren Leitfaden zur Erneuerung, wenn Sie keinen Zugang mehr zu Ihrem FDA-Konto haben.
- Prüfen Sie, ob der DUNS-Eintrag denselben rechtlichen Namen und dieselbe physische Anschrift aufweist wie die Betriebsregistrierung. Abweichungen sind ein häufiger Grund dafür, dass eine Erneuerung ins Stocken gerät. Die Regeln erklärt unser Beitrag dazu, was eine UFI-Nummer ist.
- Vereinbaren Sie die Benennung mit dem neuen US-Agenten schriftlich, einschließlich Beginn und Leistungsumfang.
- Reichen Sie die Erneuerung mit den Daten des neuen Agenten ein und aktualisieren Sie gleichzeitig Produktkategorien, Kontakte und Tätigkeiten.
- Bewahren Sie die Erneuerungsbestätigung und die Annahmeerklärung des Agenten gemeinsam in Ihrer Compliance-Akte auf. Informieren Sie anschließend Ihren bisherigen Agenten, Ihren Importeur und Ihren Zollagenten.
Was es kostet
Die FDA erhebt für die Registrierung oder Erneuerung eines Lebensmittelbetriebs keine Gebühr. Jeder Betrag, den Sie zahlen, ist ein Dienstleistungshonorar. FDABridge veröffentlicht seinen Preis: Die Leistung Food Facility Renew + US Agent Transfer kostet 349 $ und umfasst 12 Monate US-Agent-Service ab dem Datum, an dem die Benennung im FDA-Datensatz angenommen wurde. Der Service verlängert sich nicht automatisch. Sobald vollständige Angaben und der Kontozugang vorliegen, beträgt unsere Bearbeitungszeit für die Einreichung 2 Tage; die Validierung durch die FDA erfolgt gesondert.
Warten Sie nicht bis zur letzten Woche
Probleme mit dem Kontozugang, Korrekturen am DUNS-Eintrag und Bestätigungen durch den Agenten können jeweils Zeit kosten, die Sie nicht in der Hand haben. Wer im November beginnt, hat genug Spielraum, um sie vor dem 31. Dezember zu klären. Läuft die Registrierung ab, können Lebensmittel aus diesem Betrieb bei der Ankunft in den Vereinigten Staaten festgehalten werden, bis wieder eine gültige Registrierung besteht. Unser Artikel zu Erneuerungsfristen und Sanktionen erklärt, was nach Fristablauf geschieht, und der Leitfaden zur Erneuerung 2026 führt durch den gesamten Ablauf.
Quellen
- FDA, FDA Reminds Food Facilities of Biennial Renewal Requirements (29. September 2026): https://www.fda.gov/food/hfp-constituent-updates/fda-reminds-food-facilities-biennial-renewal-requirements
- 21 CFR Part 1, Subpart H, Registration of Food Facilities (Registrierung von Lebensmittelbetrieben): https://www.ecfr.gov/current/title-21/chapter-I/subchapter-A/part-1/subpart-H