În fiecare an, între 1 octombrie și 31 decembrie, FDA așteaptă două depuneri separate de la companiile care fabrică sau listează medicamente pentru piața din SUA. Înregistrarea unității trebuie reînnoită, iar fiecare listare de medicament care nu a fost depusă sau actualizată în cursul anului calendaristic trebuie actualizată sau certificată ca nemodificată. Ambele depuneri se încadrează în același interval de trei luni și sunt adesea pregătite de aceeași persoană, așa că pot fi ușor tratate ca o singură sarcină. Nu sunt însă o singură sarcină. Reînnoirea unității nu certifică listările acesteia, iar certificarea listărilor nu reînnoiește înregistrarea unității. Un producător străin care o finalizează doar pe una dintre ele poate constata totuși că listările sale expiră în ianuarie.
Înregistrarea unității: reînnoită anual, între 1 octombrie și 31 decembrie
Instrucțiunile FDA privind înregistrarea medicamentelor precizează că unitățile trebuie să își reînnoiască înregistrarea în fiecare an, între 1 octombrie și 31 decembrie. Înregistrarea unității farmaceutice este anuală, spre deosebire de înregistrarea unității alimentare, care se reînnoiește în anii pari. Reînnoirea confirmă datele actuale ale unității: denumirea și adresa, numărul DUNS al acelui amplasament specific, și nu unul asociat sediului central al companiei, operațiunile desfășurate acolo și persoanele de contact. O unitate străină trebuie, de asemenea, să își identifice US Agent-ul, inclusiv numărul DUNS al US Agent-ului, precum și importatorii medicamentelor sale. FDA subliniază că o unitate străină trebuie să finalizeze înregistrarea înainte ca medicamentele sale să poată fi oferite pentru import în Statele Unite.
FDA precizează că, după o depunere reușită, informațiile unității apar în Drug Establishments Current Registration Site (DECRS) până la sfârșitul următoarei zile lucrătoare, cu data de expirare 31 decembrie a anului următor. DECRS este public, astfel încât importatorii și clienții pot verifica singuri statutul unei unități. O unitate care ratează intervalul de reînnoire nu mai are o înregistrare în vigoare pe care să o poată prezenta.
Listările de medicamente: actualizare când se schimbă ceva, certificare când nu se schimbă nimic
Listarea medicamentelor este o obligație separată, prevăzută de 21 CFR part 207. Fiecare titular al înregistrării trebuie să își revizuiască și să își actualizeze informațiile de listare cel târziu în luna iunie și în luna decembrie a fiecărui an, incluzând medicamentele nou fabricate, medicamentele a căror comercializare a încetat, medicamentele a căror fabricare a fost reluată și orice modificare semnificativă a informațiilor deja depuse. FDA încurajează, de asemenea, titularii înregistrărilor să actualizeze o listare în momentul în care intervine o modificare. O listare depusă sau actualizată în cursul anului calendaristic este considerată certificată până la 31 decembrie a anului calendaristic următor.
Pentru listările care nu au fost depuse sau actualizate în cursul anului calendaristic, 21 CFR 207.57(b)(2) impune o actualizare sau o certificare că nu s-a schimbat nimic de la ultima actualizare. FDA acceptă această certificare sub forma unei certificări globale „fără modificări” (blanket no-changes certification), depusă ca transmitere SPL (structured product labeling). Ea poate fi depusă numai între 1 octombrie și 31 decembrie, în același interval ca reînnoirea unității. În afara acestui interval, certificarea unei listări necesită un SPL de listare actualizat sau revizuit pentru fiecare NDC.
Ce se întâmplă în ianuarie cu listările care nu au fost certificate
Instrucțiunile FDA privind listarea precizează că, în fiecare ianuarie, FDA inactivează toate listările de medicamente de uz uman care nu au fost certificate în perioada 1 octombrie – 31 decembrie și că listările inactivate sunt eliminate din NDC Directory și din alte publicații de listare. În propriile materiale de instruire ale FDA, listările necertificate sunt descrise ca expirate în ianuarie și susceptibile de a fi inactivate și eliminate din bazele de date. În practică, produsul nu mai apare în referința publică pe care partenerii din lanțul de aprovizionare o folosesc pentru a căuta coduri NDC, iar readucerea lui necesită o depunere de listare, nu o certificare întârziată.
Inactivarea nu ține locul retragerii din listare. Îndrumarea FDA pentru titularii înregistrărilor este să retragă din listare un produs care nu mai este în distribuție comercială în SUA, iar FDA subliniază că o listare inactivată nu este conformă nici atunci când comercializarea medicamentului a încetat.
Planificați separat cele două depuneri
O companie cu mai multe unități și multe coduri NDC ar trebui să trateze sfârșitul de an ca pe două fluxuri de lucru: o reînnoire pentru fiecare unitate și o decizie pentru fiecare listare — actualizarea ei, certificarea ei sau retragerea produsului din listare, dacă nu mai este comercializat în Statele Unite. Păstrarea separată a celor două fluxuri face, de asemenea, mai ușor de observat când o modificare la nivelul unității, cum ar fi un nou US Agent sau un nou importator, are consecințe asupra listărilor.
Listă de verificare de sfârșit de an pentru unitățile farmaceutice străine
- Confirmați denumirea legală a unității, adresa fizică, numărul DUNS specific amplasamentului și operațiunile desfășurate.
- Confirmați US Agent-ul și importatorii menționați în înregistrare, inclusiv numărul DUNS al US Agent-ului.
- Analizați fiecare NDC activ: a fost depus sau actualizat în acest an calendaristic, are nevoie de o actualizare sau poate fi inclus în certificarea globală „fără modificări”?
- Retrageți din listare produsele care nu mai sunt în distribuție comercială în SUA, în loc să lăsați listările lor să expire.
- Păstrați confirmările de primire ale depunerilor, rezultatul din DECRS și intrările din NDC Directory împreună cu documentele de conformitate.
Ghiduri conexe
Cerințele de bază sunt explicate în articolele despre ce trebuie să depună producătorii străini pentru înregistrarea unității farmaceutice și despre cum depun producătorii străini listările de medicamente conform 21 CFR 207. Structura NDC este prezentată în ce este un număr NDC și cum îl obțin producătorii străini de medicamente, iar trecerea FDA la un format NDC unic, din douăsprezece cifre, este explicată în ghidul privind regula finală pentru NDC din douăsprezece cifre. Propunerea separată din iulie 2026, care ar extinde cercul unităților străine obligate să se înregistreze, este analizată în articolul despre regula propusă în 2026 pentru înregistrarea unităților farmaceutice străine.
Cum sprijină FDABridge depunerile de sfârșit de an pentru medicamente
Serviciul FDABridge Înregistrarea Unității Farmaceutice include acoperirea US Agent pentru primul an și sprijin pentru reînregistrarea anuală. Listările de medicamente sunt pregătite pentru fiecare produs ca depuneri SPL, prin serviciul Listarea Medicamentelor, iar cererile pentru un Cod de etichetator NDC sunt gestionate ca serviciu separat. Condițiile privind US Agent-ul sunt descrise pe pagina serviciului US Agent. Înregistrarea și listarea nu înseamnă că FDA a aprobat o unitate sau medicamentele acesteia.
Surse: FDA, How to Register a Drug Establishment (https://www.fda.gov/drugs/drug-registration-and-listing-instructions/how-register-drug-establishment); FDA, How to List a Drug (https://www.fda.gov/drugs/drug-registration-and-listing-instructions/how-list-drug); FDA, Listing Updates and Blanket No Changes Certification Demo, SBIA 2024 (https://www.fda.gov/media/184341/download).