Chaque année, entre le 1er octobre et le 31 décembre, la FDA attend deux dépôts distincts de la part des entreprises qui fabriquent des médicaments pour le marché américain ou qui en assurent le listing. L’enregistrement de l’établissement doit être renouvelé, et chaque listing de médicament qui n’a pas été soumis ou mis à jour au cours de l’année civile doit être mis à jour ou certifié comme inchangé. Les deux dépôts tombent dans la même fenêtre de trois mois et sont souvent préparés par la même personne ; il est donc facile de les traiter comme une seule tâche. Or ce n’est pas le cas. Renouveler l’établissement ne certifie pas ses listings, et certifier les listings ne renouvelle pas l’établissement. Un fabricant étranger qui n’accomplit que l’un des deux peut malgré tout voir ses listings expirer en janvier.
Enregistrement de l’établissement : un renouvellement chaque année, du 1er octobre au 31 décembre
Les instructions de la FDA relatives à l’enregistrement des médicaments indiquent que les établissements doivent renouveler leur enregistrement entre le 1er octobre et le 31 décembre de chaque année. L’enregistrement d’établissement pharmaceutique est annuel, contrairement à l’enregistrement d’établissement alimentaire, qui se renouvelle les années paires. Le renouvellement confirme les données actuelles de l’établissement : son nom et son adresse, le numéro DUNS propre à ce site précis plutôt qu’un numéro rattaché au siège social, les activités qui y sont exercées et ses contacts. Un établissement étranger doit également identifier son agent américain, y compris le numéro DUNS de cet agent américain, ainsi que les importateurs de ses médicaments. La FDA précise qu’un établissement étranger doit avoir finalisé son enregistrement avant que ses médicaments puissent être proposés à l’importation aux États-Unis.
Après une soumission réussie, la FDA indique que les informations de l’établissement apparaissent dans le Drug Establishments Current Registration Site (DECRS) au plus tard à la fin du jour ouvrable suivant, avec une date d’expiration fixée au 31 décembre de l’année suivante. Le DECRS est public : importateurs et clients peuvent donc vérifier eux-mêmes le statut d’un établissement. Un établissement qui laisse passer la fenêtre de renouvellement n’a plus d’enregistrement en cours de validité à présenter.
Listings de médicaments : mettre à jour en cas de changement, certifier en l’absence de changement
Le listing des médicaments est une obligation distincte, prévue par le 21 CFR part 207. Chaque titulaire d’enregistrement doit examiner et mettre à jour ses informations de listing au plus tard en juin et en décembre de chaque année, en couvrant les médicaments nouvellement fabriqués, les médicaments abandonnés, les médicaments dont la fabrication a repris et toute modification substantielle d’informations déjà soumises. La FDA encourage également les titulaires d’enregistrement à mettre à jour un listing au moment où un changement survient. Un listing nouvellement soumis ou mis à jour au cours de l’année civile est considéré comme certifié jusqu’au 31 décembre de l’année civile suivante.
Pour les listings qui n’ont pas été soumis ou mis à jour au cours de l’année civile, le 21 CFR 207.57(b)(2) exige une mise à jour ou une certification attestant qu’aucun changement n’est intervenu depuis la dernière mise à jour. La FDA accepte cette certification sous la forme d’une certification globale d’absence de modification (blanket no-changes certification), déposée en tant que soumission SPL (structured product labeling). Elle ne peut être soumise qu’entre le 1er octobre et le 31 décembre, soit la même fenêtre que le renouvellement de l’établissement. En dehors de cette fenêtre, certifier un listing nécessite un SPL de listing mis à jour ou révisé pour chaque NDC.
Ce qu’il advient en janvier des listings non certifiés
Les instructions de la FDA relatives au listing indiquent que chaque année en janvier, la FDA désactive tous les listings de médicaments à usage humain qui n’ont pas été certifiés pendant la période du 1er octobre au 31 décembre, et que les listings désactivés sont retirés du NDC Directory et des autres publications de listings. Dans les supports de formation de la FDA elle-même, les listings non certifiés sont décrits comme expirés en janvier et susceptibles d’être désactivés et retirés des bases de données. En pratique, le produit n’apparaît plus dans la référence publique qu’utilisent les partenaires de la chaîne d’approvisionnement pour rechercher les NDC, et sa réintégration exige une soumission de listing plutôt qu’une certification tardive.
La désactivation ne remplace pas le retrait du listing (delisting). La FDA invite les titulaires d’enregistrement à retirer du listing tout produit qui n’est plus en distribution commerciale aux États-Unis, et elle fait observer qu’un listing désactivé n’est pas conforme, même lorsque le médicament a été abandonné.
Planifiez les deux dépôts séparément
Une entreprise qui compte plusieurs établissements et de nombreux NDC devrait aborder la fin d’année comme deux chantiers distincts : un renouvellement par établissement, et une décision par listing — le mettre à jour, le certifier ou retirer le produit du listing s’il n’est plus commercialisé aux États-Unis. Séparer ces chantiers permet aussi de repérer plus facilement le moment où un changement au niveau de l’établissement, comme un nouvel agent américain ou un nouvel importateur, a des conséquences sur les listings.
Liste de contrôle de fin d’année pour les établissements pharmaceutiques étrangers
- Confirmez la raison sociale de l’établissement, son adresse physique, le numéro DUNS propre au site et les activités exercées.
- Confirmez l’agent américain et les importateurs désignés dans l’enregistrement, y compris le numéro DUNS de l’agent américain.
- Passez en revue chaque NDC actif : a-t-il été soumis ou mis à jour au cours de cette année civile, nécessite-t-il une mise à jour, ou peut-il entrer dans la certification globale d’absence de modification ?
- Retirez du listing les produits qui ne sont plus en distribution commerciale aux États-Unis, au lieu de laisser leurs listings expirer.
- Conservez les accusés de réception des soumissions, le résultat DECRS et les entrées du NDC Directory avec vos dossiers de conformité.
Guides connexes
Les exigences de fond sont expliquées dans ce que les fabricants étrangers doivent déposer pour l’enregistrement d’établissement pharmaceutique et dans comment les fabricants étrangers soumettent leurs listings de médicaments au titre du 21 CFR 207. La structure du NDC est présentée dans ce qu’est un numéro NDC et comment les fabricants étrangers de médicaments en obtiennent un, et le passage de la FDA à un format NDC unique à douze chiffres est expliqué dans le guide de la règle finale sur le NDC à douze chiffres. La proposition distincte de juillet 2026, qui élargirait le champ des établissements étrangers tenus de s’enregistrer, est examinée dans la proposition de règle de 2026 sur l’enregistrement des établissements pharmaceutiques étrangers.
Comment FDABridge accompagne les dépôts pharmaceutiques de fin d’année
Le service d’enregistrement d’établissement pharmaceutique de FDABridge inclut la couverture par un agent américain pour la première année ainsi qu’un accompagnement pour le réenregistrement annuel. Les listings de médicaments sont préparés produit par produit sous forme de soumissions SPL de listing de médicaments, et les demandes de code fabricant NDC sont traitées comme un service distinct. Les modalités relatives à l’agent américain sont décrites sur la page du service d’agent américain. L’enregistrement et le listing ne signifient pas que la FDA a approuvé un établissement ou ses médicaments.
Sources : FDA, How to Register a Drug Establishment (https://www.fda.gov/drugs/drug-registration-and-listing-instructions/how-register-drug-establishment) ; FDA, How to List a Drug (https://www.fda.gov/drugs/drug-registration-and-listing-instructions/how-list-drug) ; FDA, Listing Updates and Blanket No Changes Certification Demo, SBIA 2024 (https://www.fda.gov/media/184341/download).