Τι είναι ένας αριθμός DUNS και γιατί οι εξαγωγείς τροφίμων χρειάζονται έναν πριν από την καταχώριση στην FDA

Ο αριθμός DUNS για την καταχώριση του FDA είναι η πρώτη τεχνική απαίτηση που αντιμετωπίζουν οι περισσότεροι ξένοι εξαγωγείς τροφίμων και η οποία προκαλεί τις πιο απρόσμενες καθυστερήσεις. Προτού μια εγκατάσταση μπορεί να υποβάλει την καταχώριση της εγκατάστασης τροφίμων FDA, πρέπει να έχει έγκυρο αριθμό DUNS που εκδίδεται από την Dun & Bradstreet. Χωρίς αυτό, η διαδικασία καταχώρισης δεν μπορεί να ξεκινήσει.

Τι είναι πραγματικά ένας αριθμός DUNS

Ο αριθμός DUNS είναι ένας μοναδικός εννιάψήφιος αναγνωριστικός αριθμός που χορηγείται από την Dun & Bradstreet (D&B) σε μεμονωμένες επιχειρηματικές εγκαταστάσεις σε όλο τον κόσμο. Σημαίνει "Παγκόσμιο Σύστημα Αριθμητισμού Δεδομένων". Αρχικά σχεδιασμένο για εμπορική πιστωτική αναφορά, ο αριθμός DUNS έχει υιοθετηθεί από την κυβέρνηση των ΗΠΑ συμπεριλαμβανομένου του FDA ως τυποποιημένος τρόπος επαλήθευσης της πραγματικότητας μιας επιχειρηματικής οντότητας, της τοποθεσίας της όπου ισχυρίζεται ότι βρίσκεται και της διαφορά από άλλες οντότητες με παρόμοια ονόματα.

Κάθε αριθμός DUNS συνδέεται με μια συγκεκριμένη φυσική τοποθεσία. Εάν μια εταιρεία λειτουργεί σε τρία εργοστάσια, κάθε εργοστάσιο χρειάζεται τον δικό του αριθμό DUNS. Ο αριθμός δεν είναι μεταβιβάσιμος: αν μια εγκατάσταση αλλάξει ιδιοκτησία ή μετακομίσει σε νέα διεύθυνση, ο παλιός αριθμός γίνεται άκυρος και πρέπει να ληφθεί ένας νέος. Αυτό το συγκεκριμένο σχέδιο είναι ακριβώς το λόγο που το FDA το χρησιμοποιεί.

Γιατί η FDA απαιτεί αριθμό DUNS πριν από την καταχώριση

Το FDA χρησιμοποιεί αριθμούς DUNS για την διασταυρούμενη αναφορά δεδομένων εγκαταστάσεων σε διάφορα κυβερνητικά συστήματα. Όταν μια ξένη εγκατάσταση τροφίμων εγγράφεται στο FDA, ο οργανισμός ελέγχει το αρχείο DUNS για να επιβεβαιώσει ότι το όνομα, η διεύθυνση και ο τύπος οντότητας της εγκατάστασης ταιριάζουν με το υποβληθέν. Η διασταυρούμενη αναφορά αυτή αποτελεί μέρος της ευρύτερης προσπάθειας του FDA να διατηρήσει ακριβή χάρτη σε πραγματικό χρόνο της παγκόσμιας αλυσίδας εφοδιασμού με τρόφιμα. Χωρίς αυτήν, το FDA δεν θα είχε αξιόπιστο τρόπο να διακρίνει μεταξύ εγκαταστάσεων με παρόμοια ονόματα ή να επαληθεύει ότι η καταχώριση αντιστοιχεί σε πραγματικό χώρο λειτουργίας.

Η απαίτηση δεν είναι προαιρετική. Το σύστημα ηλεκτρονικής καταχώρισης του FDA δεν θα δεχθεί υποβολή χωρίς έγκυρο αριθμό DUNS. Αν το αριθμό λείπει, έχει λήξει ή συνδέεται με άλλη οντότητα, η καταχώριση σταματά πριν φτάσει ακόμη σε έναν αναθεωρητή. Δεν είναι μια απαίτηση που μπορεί να λειτουργήσει γύρω από είναι μια σκληρή πύλη στο σύστημα.

Τι πάει στραβά κατά τη διάρκεια της εφαρμογής DUNS

Η εφαρμογή DUNS είναι δωρεάν, αλλά έχει και παγίδες που παρασύρουν πολλούς ξένους εξαγωγείς. Το πιο κοινό πρόβλημα είναι η μορφοποίηση των ονομάτων. Η D&B καταγράφει τα ονόματα των επιχειρήσεων ακριβώς όπως υποβλήθηκαν, συμπεριλαμβανομένης της διαφορά, της κεφαλαίου και της κωδικοποίησης χαρακτήρων. Εάν το όνομα στο αρχείο DUNS χρησιμοποιεί μεταφρασμένη αγγλική έκδοση του ονόματος της εταιρείας, ενώ η καταχώριση FDA χρησιμοποιεί το αρχικό όνομα στην τοπική γλώσσα ή το αντίστροφο η αντίσταση θα προκαλέσει το σύστημα FDA να σηματοδοτήσει την υποβολή.

Η μορφοποίηση διευθύνσεων δημιουργεί παρόμοια προβλήματα. Πολλές χώρες χρησιμοποιούν δομές διευθύνσεων που δεν χαρτογραφούν καθαρά στο στυλ των ΗΠΑ που αναμένουν η D&B και η FDA. Τα ονόματα επαρχιών, τα ταχυδρομικά κώδικα, τα αναγνωριστικά κτιρίων και τα ονόματα των περιφερειών συχνά αναδιαρθρώνονται ή συντομεύονται διαφορετικά μεταξύ των δύο συστημάτων. Ένα αρχείο DUNS που δείχνει "Ινдустρική ζώνη 3, Κλάδος Β", ενώ η καταχώριση FDA λέει ότι "Κλάδος Β, Βιομηχανική ζώνη 3" μπορεί να είναι αρκετό για να ενεργοποιηθεί η διακοπή επαλήθευσης.

Η σύγχυση του τύπου οντότητας είναι ένα άλλο συχνό πρόβλημα. Η D&B ταξινομεί τις επιχειρήσεις ανά τύπο κατασκευαστή, χονδρέμπορο, λιανικό εμπόριο, κεντρική έδρα, υποκατάστημα και η ταξινόμηση πρέπει να αντικατοπτρίζει τι πραγματικά κάνει η εγκατάσταση. Εάν ένα εργοστάσιο κατατάσσεται κατά λάθος ως έδρα ή ως εμπορικό γραφείο, το μητρώο DUNS δεν θα ευθυγραμμίζεται με την προσδοκία του FDA ότι ο καταχωριζόμενος είναι εγκατάσταση παραγωγής ή αποθήκευσης τροφίμων.

Επομένως, η Επιτροπή δεν μπορεί να επιβάλει την επιβολή προθεσμίας.

Οι τυποποιημένες αιτήσεις αριθμού DUNS μπορούν να διαρκέσουν 30 ημέρες ή περισσότερο για επεξεργασία, αν και υπάρχουν επιταχυνμένες επιλογές με επιπλέον κόστος. Πολλοί εξαγωγείς δεν ανακαλύπτουν την απαίτηση DUNS μέχρις ότου ένας αγοραστής από τις ΗΠΑ ζητήσει απόδειξη της καταχώρισης του FDA και μέχρι τότε, μια αναμονή 30 ημερών για τον αριθμό DUNS μόνο μπορεί να αναβάλει ολόκληρο το χρονοδιάγραμμα εισόδου στην αγορά σε εβδομάδες. Προσθέστε το χρόνο επεξεργασίας της καταχώρισης FDA επάνω σε αυτό, και μια εγκατάσταση που αναμένεται να αποσταλεί μέσα σε ένα μήνα βλέπει δύο μήνες ή περισσότερο.

Οι διορθώσεις προσθέτουν περισσότερο χρόνο. Εάν η αρχική εφαρμογή DUNS περιέχει λάθη ένα λάθος όνομα, ένας λάθος ταχυδρομικός κωδικός, μια εσφαλμένη ταξινόμηση οντοτήτων για τη διόρθωση αυτών των λαθών απαιτείται ξεχωριστό αίτημα ενημέρωσης προς την D&B, η οποία έχει το δικό της παράθυρο επεξεργασίας. Κάθε κύκλο διόρθωσης προσθέτει ημέρες ή εβδομάδες στο χρονοδιάγραμμα, και κανένα από αυτό το χρόνο δεν μπορεί να χρησιμοποιηθεί παραγωγικά προς την καταχώριση στην FDA, επειδή ο αριθμός DUNS πρέπει να είναι σωστός πριν η υποβολή του FDA μπορεί να προχωρήσει.

Πώς επηρεάζουν τα δεδομένα DUNS την συνεχή συμμόρφωση

Ο αριθμός DUNS δεν είναι απλώς απαίτηση ενιαίας καταχώρισης. Η FDA αναλύει τα δεδομένα της DUNS με τα αρχεία καταχώρισης της περιοδικά και αν τα δύο δεν συγχρονιστούν επειδή η D&B επικαιροποίησε το αρχείο, επειδή η εγκατάσταση μετακόμισε, επειδή το όνομα της εταιρείας άλλαξε η καταχώριση μπορεί να σηματοδοτηθεί για επανεξέταση. Η διατήρηση της ακριβούς καταγραφής του DUNS και της ευθυγράμμισης με την καταγραφή του FDA είναι μια συνεχή υποχρέωση που πολλές εγκαταστάσεις παραβλέπουν μετά την αρχική καταχώριση.

Η τεκμηρίωση εισαγωγής αναφέρεται επίσης στα δεδομένα εγκαταστάσεων που συνδέονται με το DUNS. Εάν στο μητρώο DUNS εμφανίζεται ένα όνομα εταιρείας και στο έγγραφο εισαγωγής εμφανίζεται ένα άλλο, η τελωνειακή επεξεργασία επιβραδύνεται και οι αποστολές μπορούν να διατηρηθούν για επιπλέον έλεγχο. Η αλυσίδα δεδομένων από την καταχώριση DUNS έως την καταχώριση FDA έως την εισαγωγή πρέπει να είναι συνεπής από άκρη σε άκρη.

Πώς χειρίζεται η FDABridge τη διαδικασία αριθμού DUNS

Η FDABridge διαχειρίζεται μαζί την πλήρη εφαρμογή DUNS και τη διαδικασία καταχώρισης FDA, έτσι ώστε τα δεδομένα να είναι συνεπτά από την πρώτη μέρα. Διαχειριζόμαστε την υποβολή D&B, επαληθεύουμε τη μορφοποίηση ονόματος και διευθύνσεων πριν από την καταχώριση, λύνουμε τα ερωτήματα ταξινόμησης οντοτήτων και συνδέουμε τον αριθμό DUNS απευθείας με την καταχώριση FDA. Χωρίς κενά, χωρίς ανωμαλίες, χωρίς σπαταλμένα κύκλους διορθώσεων. Επισκεφτείτε το fdabridge.com/food για να δείτε τις υπηρεσίες καταχώρισης τροφίμων μας ή το fdabridge.com/pricing για να συγκρίνετε τα πακέτα.