Qu'est-ce qu'un numéro DUNS et pourquoi les exportateurs de nourriture en ont besoin avant d'enregistrer la FDA

Un numéro DUNS pour l'enregistrement de la FDA est la première exigence technique que rencontrent la plupart des exportateurs étrangers de nourriture et qui provoque les retards les plus inattendus. Avant qu'une installation puisse soumettre son enregistrement d'installation alimentaire de la FDA, elle doit avoir un numéro DUNS valide émis par Dun & Bradstreet. Sans un, le processus d'enregistrement ne peut pas commencer.

Quel est le nombre DUNS

Un numéro DUNS est un identifiant unique à neuf chiffres attribué par Dun & Bradstreet (D&B) à des établissements commerciaux individuels dans le monde entier. Il signifie "système de numérotation universelle des données". Conçu à l'origine pour la déclaration de crédit commerciale, le numéro DUNS a été adopté par le gouvernement américain y compris la FDA comme moyen standard de vérifier que l'entité commerciale est réelle, située là où elle prétend être et distincte d'autres entités portant des noms similaires.

Chaque numéro DUNS est lié à un emplacement physique spécifique. Si une entreprise exploite trois usines, chaque usine a besoin de son propre numéro DUNS. Le numéro n'est pas transférable: si un établissement change de propriété ou déménage à une nouvelle adresse, l'ancien numéro devient invalid et un nouveau numéro doit être obtenu. Cette conception spécifique à l'emplacement est exactement la raison pour laquelle la FDA l'utilise l'agence veut suivre les installations individuelles, pas les structures de détention d'entreprises.

Pourquoi la FDA a besoin d'un numéro DUNS avant l'enregistrement

La FDA utilise des numéros DUNS pour faire référence aux données des installations à travers plusieurs systèmes gouvernementaux. Lorsqu'un établissement alimentaire étranger s'inscrit auprès de la FDA, l'agence vérifie le dossier DUNS pour vérifier que le nom, l'adresse et le type d'entité de l'installation correspondent à ce qui a été soumis. Cette référence croisée fait partie des efforts plus larges de la FDA pour maintenir une carte exacte et en temps réel de la chaîne alimentaire mondiale. Sans elle, la FDA n'aurait aucun moyen fiable de distinguer les installations portant des noms similaires ou de vérifier qu'une inscription correspond à un site d'exploitation réel.

Cette exigence n'est pas facultative. Le système d'enregistrement électronique de la FDA n'acceptera pas une soumission sans un numéro DUNS valide. Si le numéro manque, expire ou est lié à une autre entité, l'enregistrement se fait avant même qu'il n'arrive à un examinateur. Ce n'est pas une exigence douce qui peut être travaillée autour c'est une porte dure dans le système.

Qu'est-ce qui ne va pas pendant la demande DUNS

L'application DUNS elle-même est gratuite, mais elle comporte des pièges qui surprennent de nombreux exportateurs étrangers. Le problème le plus courant est la mise en forme des noms. D&B enregistre les noms d'entreprises exactement comme soumis, y compris la ponctuation, la capitalisation et le codage des caractères. Si le nom du dossier DUNS utilise une version anglaise traduite du nom de l'entreprise tandis que l'enregistrement de la FDA utilise le nom original en langue locale ou vice versa , le déséquilibre entraînera le système de la FDA à signaler la soumission.

La mise en forme des adresses crée des problèmes similaires. De nombreux pays utilisent des structures d'adresse qui ne correspondent pas bien au format américain que D&B et la FDA attendent. Les noms des provinces, des codes postaux, des identifiants de bâtiments et des noms des districts sont souvent réorganisés ou abrégés différemment dans les deux systèmes. Un enregistrement DUNS montrant "Zone industrielle 3, bloc B" tandis que l'enregistrement de la FDA dit "Block B, zone industrielle 3" peut suffire à déclencher une pause de vérification.

La confusion entre les types d'entités est un autre problème fréquent. D&B classifie les entreprises par type fabricant, grossiste, détaillant, siège social, succursale et la classification doit refléter ce que fait réellement l'installation. Si une usine est accidentellement classée comme un siège social ou un bureau commercial, le dossier DUNS ne sera pas conforme à l'attente de la FDA selon laquelle le demandeur d'enregistrement est une usine de fabrication ou de stockage alimentaire.

Les délais de traitement et les risques liés au timing

Les demandes de numéro DUNS standard peuvent prendre 30 jours ou plus à traiter, bien que des options accélérées existent à un coût supplémentaire. De nombreux exportateurs ne découvrent pas l'exigence de DUNS avant qu'un acheteur américain ne demande la preuve de l'enregistrement de la FDA et à ce moment-là, une attente de 30 jours du numéro de DUNS seul peut repousser de quelques semaines l'ensemble du calendrier d'entrée sur le marché. Ajoutez le temps de traitement de l'enregistrement de la FDA en plus de cela, et une installation qui devrait être expédiée dans un mois est en train de regarder deux mois ou plus.

Les corrections prennent plus de temps. Si la demande initiale DUNS contient des erreurs un nom mal orthographié, un code postal erroné, une classification incorrecte de l'entité pour corriger ces erreurs, une demande de mise à jour séparée est requise auprès de D&B, qui dispose d'une fenêtre de traitement propre. Chaque cycle de correction ajoute des jours ou des semaines à la chronologie, et aucun de ce temps ne peut être utilisé de manière productive vers l'enregistrement de la FDA parce que le numéro DUNS doit être correct avant que la soumission de la FDA puisse procéder.

Comment les données DUNS affectent la conformité en cours

Le numéro DUNS n'est pas seulement une exigence de dépôt unique. La FDA références périodiquement les données DUNS contre ses dossiers d'enregistrement, et si les deux ne sont pas synchronisés parce que D&B a mis à jour le dossier, parce que l'installation a déménagé, parce que le nom de l'entreprise a changé l'enregistrement peut être marqué pour examen. Garder le dossier DUNS précis et en accord avec l'enregistrement de la FDA est une obligation continue que de nombreuses installations négligent après le dépôt initial.

La documentation d'importation fait également référence aux données relatives aux installations liées au DUNS. Si le dossier DUNS affiche un nom de société et que les documents d'importation en indiquent un autre, le traitement douanier ralentit et les envois peuvent être retenus pour vérification supplémentaire. La chaîne de données de DUNS à l'enregistrement de la FDA à l'entrée d'importation doit être cohérente de bout en bout.

Comment FDABridge gère le processus de numérotation DUNS

FDABridge gère l'ensemble de la demande DUNS et le processus d'enregistrement de la FDA ensemble, donc les données sont cohérentes dès le premier jour. Nous traitons la soumission D&B, vérifions le formatage du nom et de l'adresse avant de le déposer, résolvons les questions de classification des entités et connectons le numéro DUNS directement à l'enregistrement de la FDA. Pas de lacunes, pas de désaccords, pas de cycles de correction gaspillés. Visitez fdabridge.com/food pour voir nos services d'enregistrement des aliments ou fdabridge.com/pricing pour comparer les colis.