FDA Ιστορίες #004 Ο αριθμός DUNS ενός Βραζιλιάνου εξαγωγέα καφέ είχε το λάθος όνομα της εταιρείας για δύο χρόνια

Ένας καφέρα ειδικής καφετίδας στο Μινας Τζέραις της Βραζιλίας εξήγαγε στις ΗΠΑ για δύο χρόνια μέσω ενός μικρού εισαγωγέα στο Μαϊάμι. Η καταχώριση στην FDA ήταν ενεργή. Τα φορτία ξεκαθάριζαν. - Δεν υπάρχουν κρατήσεις. Όλα φαίνονταν να λειτουργούν.

Μετά ο εισαγωγέας άλλαξε. Ο νέος εισαγωγέας διενήργησε έλεγχο συμμόρφωσης κάτι που ο πρώτος εισαγωγέας δεν έκανε ποτέ και εντόπισε μια ασυμβίβαστη κατάσταση που είχε κρυφτεί από την πρώτη μέρα.

Η ασυνέπεια

Η νομική επωνυμία της εταιρείας στη βραζιλιάνικη Receita Federal ήταν «Fazenda São Jorge Cafés Especiais Ltda.». Ο αριθμός DUNS που εκδόθηκε από την Dun & Bradstreet είχε καταχωριστεί ως «Fazenda Sao Jorge Cafe Ltda» — χωρίς τόνους, συντομευμένος και χωρίς το «Especiais». Στην καταχώριση εγκατάστασης τροφίμων της FDA χρησιμοποιήθηκε το «São Jorge Coffee Estate» — αγγλική εμπορική ονομασία που δεν ταίριαζε ούτε με τη νομική επωνυμία ούτε με την εγγραφή DUNS.

Τρία διαφορετικά ονόματα σε τρία διαφορετικά συστήματα. Η καταχώριση του FDA ήταν τεχνικά άκυρη επειδή το όνομα της εγκατάστασης δεν ταιριάζει με το αρχείο του DUNS. Το μητρώο DUNS ήταν τεχνικά λάθος επειδή δεν ταιριάζει με το όνομα νομικής οντότητας στην καταχώριση εταιρειών στη Βραζιλία. Κάθε αποστολή που είχε εισέλθει στις ΗΠΑ τα τελευταία δύο χρόνια είχε το κάνει με την καταχώριση της εγκατάστασης που θα μπορούσε να αμφισβητηθεί ανά πάσα στιγμή.

Γιατί έχει σημασία

Η FDA χρησιμοποιεί τον αριθμό DUNS ως μοναδικό αναγνωριστικό εγκαταστάσεως. Εάν η ονομασία στο μητρώο DUNS δεν ταιριάζει με τη ονομασία στην καταχώριση FDA, η καταχώριση μπορεί να σηματοδοτηθεί και το σύστημα PREDICT μπορεί να απονέμει υψηλότερο βαθμό κινδύνου στις εισερχόμενες αποστολές. Το FDA, όταν στέλνει επικοινωνίες στον US Agent, χρησιμοποιεί το όνομα στην καταχώριση. Αν αυτό το όνομα δεν ταιριάζει με την νομική οντότητα, δημιουργεί σύγχυση, καθυστερήσεις και πιθανές επιπλοκές στην επιβολή που μπορεί να αυξηθούν.

Η λύση

Διόρθωσα το αρχείο DUNS με Dun & Bradstreet για να ταιριάζει με το ακριβές όνομα της νομικής οντότητας από την Βραζιλική Receita Federal, συμπεριλαμβανομένων των προφορών και του πλήρους επακόλουθου της εταιρείας. Περιμέναμε την ενημέρωση DUNS να προωθείται (7 εργάσιμες ημέρες). Μετά ενημερώσαμε την καταχώριση εγκατάστασης τροφίμων FDA για να ταιριάζει ακριβώς με το διορθωμένο αρχείο DUNS. Ένα όνομα. Μια ταυτότητα. Σε όλα τα συστήματα.

Η όλη διόρθωση πήρε 12 εργάσιμες ημέρες. Ο νέος εισαγωγέας δέχτηκε την επικαιροποιημένη καταχώριση και επανέλαβε τις παραγγελίες.

Το μάθημα

Το όνομα της εταιρείας σας πρέπει να είναι το ίδιο χαρακτήρα για χαρακτήρα σε όλα τα αρχεία DUNS σας, την καταχώριση στην FDA σας και τα εταιρικά σας έγγραφα. Αν χρησιμοποιήσατε ένα εμπορικό όνομα, μια μετάφραση ή μια συντομευμένη έκδοση όταν εγγραφείτε, είναι λάθος και πρέπει να διορθωθεί. Επικοινωνήστε με τον fdabridge.com/contact και θα ελέγξουμε τις καταχωρίσεις σας δωρεάν.