Reînnoirea din 2026 a unităților alimentare trebuie depusă electronic printr-un cont FDA Industry Systems (FIS), cu excepția cazului în care FDA a acordat o derogare pentru depunerea prin poștă sau fax. Pare simplu, până când o unitate descoperă că nimeni din companie nu cunoaște datele de conectare. Înregistrarea a fost creată cu ani în urmă de un consultant, de un fost angajat sau de comisionarul vamal al unui importator, iar contul a plecat odată cu ei. Dacă vă aflați în această situație, mai aveți timp să o rezolvați înainte de 31 decembrie 2026, dar nu mult.
Mai întâi, aflați ce aveți de fapt
Căutați confirmarea inițială a înregistrării, un e-mail mai vechi de la FDA sau o Prior Notice dintr-un transport anterior. De obicei, acestea conțin numărul de înregistrare al unității alimentare, format din 11 cifre. Întrebați și importatorul și comisionarul vamal, deoarece au nevoie de număr pentru Prior Notice și îl au adesea în evidențe. Cu acest număr puteți confirma dacă înregistrarea există și cui trebuie să vă adresați.
Trei situații frecvente
1. Contul a fost creat de un fost consultant sau agent
Acesta este cazul cel mai frecvent. Înregistrarea aparține unității dumneavoastră, chiar dacă contul în care se află aparține altcuiva. Cereți în scris fostului furnizor să o reînnoiască conform instrucțiunilor dumneavoastră sau să coopereze la mutarea ei într-un cont controlat de compania dumneavoastră. Formulați o cerere politicoasă și precisă: indicați numărul de înregistrare, unitatea și termenul. Dacă nu cooperează, contactați biroul de asistență FDA pentru înregistrări (vezi mai jos) cu numărul de înregistrare și datele unității și întrebați cum să procedați.
2. Contul este al dumneavoastră, dar parola sau PIN-ul s-a pierdut
Resetarea parolei se face din pagina de conectare FIS. PIN-ul înregistrării, pe care FDA îl emite odată cu înregistrarea, este diferit de parolă. Dacă PIN-ul s-a pierdut, biroul de asistență FDA este locul unde îl puteți solicita. Nu așteptați până la sfârșitul lui decembrie, deoarece cozile de la biroul de asistență cresc pe măsură ce se apropie termenul.
3. Nimeni nu găsește nicio evidență
Dacă nu se găsește nicăieri un număr de înregistrare, este posibil ca unitatea să nu fi fost niciodată înregistrată sau ca înregistrarea să fi fost anulată. În acest caz, aveți nevoie de o înregistrare nouă, nu de o reînnoire. Aceasta este calea corectă și dacă vechea înregistrare a expirat deja.
Ce să nu faceți
- Nu creați o a doua înregistrare pentru aceeași unitate doar pentru că nu puteți accesa prima. Înregistrările duplicate creează confuzie la frontieră și în relația cu FDA.
- Nu trimiteți nimănui numele de utilizator, parola sau PIN-ul FDA prin e-mail, chat sau în documentele de transport. Acest lucru este valabil și pentru FDABridge. Un furnizor legitim lucrează, în schimb, printr-un proces de autorizare acceptat de FDA.
- Nu presupuneți că fostul consultant a făcut reînnoirea. Cereți confirmarea reînnoirii.
Cine are dreptul să facă reînnoirea
Regulile FDA permit ca o înregistrare să fie depusă de proprietarul, operatorul sau responsabilul unității (agent in charge) ori de o persoană autorizată de aceștia. Atunci când un terț depune în numele dumneavoastră, depunerea indică cine a autorizat-o. Apelarea la un profesionist autorizat este normală și legală. Predarea datelor de conectare nu este același lucru.
Cât timp rezolvați accesul, verificați datele
După ce recâștigați accesul, reînnoirea are în continuare nevoie de un conținut corect. Verificați ca numărul DUNS folosit ca identificator unic al unității să corespundă denumirii legale și adresei fizice a unității. Verificați ca categoriile de produse să reflecte ceea ce fabricați astăzi și ca US Agent-ul indicat să fie unul care chiar acționează în numele dumneavoastră. Ghidurile noastre despre ce este numărul UFI și despre motivele pentru care FDA respinge înregistrările unităților alimentare acoperă cele mai frecvente erori. Dacă actualul agent face parte din problemă, puteți reînnoi înregistrarea și schimba US Agent-ul în același timp.
Datele de contact FDA pentru probleme de înregistrare
Biroul de asistență FDA pentru înregistrări poate fi contactat la FURLS@fda.gov sau la +1 240 247 8804. Pregătiți numărul de înregistrare, denumirea și adresa unității și numele persoanei autorizate să acționeze înainte de a-l contacta.
FDABridge vă poate ajuta să stabiliți dacă aveți nevoie de reînnoire, de transferul agentului sau de o înregistrare nouă, apoi să depuneți documentația odată ce accesul este disponibil. FDA nu percepe nicio taxă pentru înregistrare sau reînnoire.
Surse
- FDA, FDA Reminds Food Facilities of Biennial Renewal Requirements (memento privind reînnoirea bienală, 29 septembrie 2026): https://www.fda.gov/food/hfp-constituent-updates/fda-reminds-food-facilities-biennial-renewal-requirements
- 21 CFR Part 1, Subpart H, Registration of Food Facilities (înregistrarea unităților alimentare): https://www.ecfr.gov/current/title-21/chapter-I/subchapter-A/part-1/subpart-H