Fiecare unitate alimentară înregistrată la FDA trebuie să își reînnoiască înregistrarea între 1 octombrie și 31 decembrie în fiecare an par. Fereastra actuală se încheie la 31 decembrie 2026, iar FDA a anunțat că va considera expirată înregistrarea oricărei unități care nu a fost reînnoită până atunci. Multe unități străine folosesc această fereastră și pentru a-și reevalua US Agent-ul. Unele plătesc o taxă anuală unui agent de la care nu primesc niciodată vești. Altele au pierdut legătura cu consultantul care le-a înregistrat cu ani în urmă. Reînnoirea și schimbarea agentului se pot face împreună, dar sunt două acțiuni separate și aveți nevoie de amândouă.
Reînnoirea și schimbarea agentului sunt depuneri diferite
Reînnoirea confirmă sau actualizează întreaga înregistrare: denumirea și adresa unității, numărul DUNS folosit ca identificator unic al unității (UFI), datele proprietarului și ale operatorului, contactul pentru situații de urgență, categoriile de produse alimentare, activitățile și US Agent-ul. Schimbarea agentului înlocuiește un singur câmp din această înregistrare. Dacă în decembrie actualizați doar US Agent-ul, înregistrarea dumneavoastră rămâne nereînnoită. Dacă reînnoiți fără să corectați un agent care nu mai acționează în numele dumneavoastră, veți avea o înregistrare valabilă care indică un contact pe care FDA nu se poate baza.
Cea mai curată abordare este să depuneți reînnoirea cu noul US Agent deja menționat în ea, după ce noul agent a acceptat desemnarea. FDA verifică informațiile despre US Agent direct cu agentul, așa că agentul pe care îl indicați trebuie să se aștepte la depunerea dumneavoastră și să o confirme.
Semne că este momentul să vă schimbați US Agent-ul
- Nu puteți numi persoana sau compania care acționează ca agent al dumneavoastră ori nu știți cum vă contactează.
- Nu ați primit niciodată de la ei un memento de reînnoire, corespondență de la FDA sau o actualizare de reglementare.
- Factura anuală a agentului sosește automat, dar întrebările adresate acestuia rămân fără răspuns.
- Nu vă spun cine deține contul dumneavoastră FDA Industry Systems (FIS) sau nu vă comunică datele înregistrării.
- Nu pot comunica cu dumneavoastră într-o limbă în care lucrează echipa dumneavoastră.
US Agent-ul este legătura de comunicare a FDA cu unitatea dumneavoastră, atât pentru întrebări de rutină, cât și pentru situații de urgență. Ghidul nostru despre motivul pentru care fiecare unitate alimentară străină are nevoie de un US Agent explică rolul în detaliu.
Cum funcționează reînnoirea combinată cu transferul
- Confirmați că unitatea trebuie în continuare să fie înregistrată și găsiți numărul de înregistrare actual.
- Asigurați-vă că o persoană autorizată din compania dumneavoastră se poate conecta la contul FIS în care se află înregistrarea. Dacă nu se poate, citiți înainte de decembrie ghidul nostru despre reînnoirea atunci când nu mai aveți acces la contul FDA.
- Verificați ca înregistrarea DUNS să conțină aceeași denumire legală și aceeași adresă fizică ca în înregistrarea unității. Neconcordanțele sunt un motiv frecvent de blocare a reînnoirii. Consultați ce este numărul UFI pentru reguli.
- Stabiliți în scris desemnarea cu noul US Agent, inclusiv data de început și ce include acoperirea.
- Depuneți reînnoirea cu datele noului agent și actualizați în același timp categoriile de produse, contactele și activitățile.
- Păstrați împreună, în dosarul de conformitate, confirmarea reînnoirii și acceptarea agentului. Apoi informați fostul agent, importatorul și comisionarul vamal.
Cât costă
FDA nu percepe nicio taxă pentru înregistrarea sau reînnoirea unei unități alimentare. Orice sumă plătită reprezintă un onorariu profesional. FDABridge își publică prețul: serviciul Food Facility Renew + US Agent Transfer costă $349 și include 12 luni de acoperire ca US Agent de la data la care desemnarea este acceptată în evidența FDA. Acoperirea nu se reînnoiește automat. Odată ce informațiile complete și accesul la cont sunt disponibile, termenul nostru de realizare a depunerii este de 2 zile, iar validarea de către FDA este separată.
Nu lăsați totul pentru ultima săptămână
Problemele de acces la cont, corecturile DUNS și confirmările agentului pot dura fiecare un timp care nu depinde de dumneavoastră. Dacă începeți în noiembrie, aveți timp să le rezolvați înainte de 31 decembrie. Dacă înregistrarea expiră, alimentele din acea unitate pot fi reținute la sosirea în Statele Unite până când există o înregistrare valabilă. Articolul nostru despre termenele de reînnoire și sancțiuni explică ce se întâmplă după termen, iar ghidul de reînnoire pentru 2026 prezintă întregul proces.
Surse
- FDA, FDA Reminds Food Facilities of Biennial Renewal Requirements (memento privind reînnoirea bienală, 29 septembrie 2026): https://www.fda.gov/food/hfp-constituent-updates/fda-reminds-food-facilities-biennial-renewal-requirements
- 21 CFR Part 1, Subpart H, Registration of Food Facilities (înregistrarea unităților alimentare): https://www.ecfr.gov/current/title-21/chapter-I/subchapter-A/part-1/subpart-H