Każdy zakład żywnościowy zarejestrowany w FDA musi odnowić rejestrację między 1 października a 31 grudnia każdego roku parzystego. Obecne okno kończy się 31 grudnia 2026 r., a FDA zapowiedziała, że rejestrację każdego zakładu, który do tego czasu jej nie odnowi, uzna za wygasłą. Wiele zagranicznych zakładów wykorzystuje też ten okres, aby przyjrzeć się swojemu US Agent. Niektóre płacą roczną opłatę agentowi, od którego nigdy nie mają wiadomości. Inne straciły kontakt z konsultantem, który zarejestrował je przed laty. Odnowienie i zmianę agenta można przeprowadzić razem, ale to dwie odrębne czynności i potrzebne są obie.
Odnowienie i zmiana agenta to różne zgłoszenia
Odnowienie potwierdza lub aktualizuje całą rejestrację: nazwę i adres zakładu, numer DUNS używany jako unikalny identyfikator zakładu (UFI), dane właściciela i operatora, kontakt w sytuacjach awaryjnych, kategorie produktów spożywczych, rodzaje działalności oraz US Agent. Zmiana agenta zastępuje jedno pole w tym rekordzie. Jeśli w grudniu zaktualizujesz tylko US Agent, Twoja rejestracja nadal nie będzie odnowiona. Jeśli odnowisz ją, nie zmieniając agenta, który już dla Ciebie nie działa, będziesz mieć aktualną rejestrację wskazującą kontakt, na którym FDA nie może polegać.
Najprostsze rozwiązanie to złożenie odnowienia, w którym od razu wskazany jest nowy US Agent, po tym jak nowy agent zgodzi się na wyznaczenie. FDA weryfikuje dane US Agent bezpośrednio u agenta, więc wskazany przez Ciebie agent musi spodziewać się Twojego zgłoszenia i je potwierdzić.
Sygnały, że czas zmienić US Agent
- Nie potrafisz wskazać osoby ani firmy, która pełni funkcję Twojego agenta, albo nie wiesz, jak się z Tobą kontaktuje.
- Nigdy nie otrzymałeś od niego przypomnienia o odnowieniu, korespondencji z FDA ani informacji o zmianach przepisów.
- Roczna faktura od agenta przychodzi automatycznie, ale pytania do niego pozostają bez odpowiedzi.
- Agent nie chce powiedzieć, kto ma dostęp do Twojego konta FDA Industry Systems (FIS), lub odmawia udostępnienia danych Twojej rejestracji.
- Agent nie potrafi porozumieć się z Tobą w języku, w którym pracuje Twój zespół.
US Agent to kanał komunikacji FDA z Twoim zakładem, zarówno w rutynowych sprawach, jak i w sytuacjach awaryjnych. Nasz poradnik o tym, dlaczego każdy zagraniczny zakład żywnościowy potrzebuje US Agent, szczegółowo wyjaśnia tę rolę.
Jak przebiega połączone odnowienie i przeniesienie
- Potwierdź, że zakład nadal musi być zarejestrowany, i ustal aktualny numer rejestracji.
- Upewnij się, że upoważniona osoba w Twojej firmie może zalogować się do konta FIS, w którym znajduje się rejestracja. Jeśli nie jest to możliwe, jeszcze przed grudniem przeczytaj nasz poradnik o odnowieniu rejestracji bez dostępu do konta FDA.
- Sprawdź, czy rekord DUNS zawiera tę samą nazwę prawną i adres fizyczny co rejestracja zakładu. Rozbieżności to częsta przyczyna wstrzymania odnowienia. Zasady opisujemy w artykule o tym, czym jest numer UFI.
- Uzgodnij na piśmie wyznaczenie z nowym US Agent, w tym datę rozpoczęcia i zakres usługi.
- Złóż odnowienie z danymi nowego agenta i jednocześnie zaktualizuj kategorie produktów, dane kontaktowe i rodzaje działalności.
- Przechowuj potwierdzenie odnowienia i akceptację agenta razem w dokumentacji zgodności. Następnie poinformuj poprzedniego agenta, swojego importera i agencję celną.
Ile to kosztuje
FDA nie pobiera opłaty za rejestrację ani odnowienie rejestracji zakładu żywnościowego. Każda kwota, którą płacisz, to wynagrodzenie za usługę. FDABridge publikuje swoją cenę: usługa Odnowienie rejestracji zakładu spożywczego FDA + przeniesienie US Agent kosztuje $349 i obejmuje 12 miesięcy usługi US Agent od dnia, w którym wyznaczenie zostanie przyjęte w rejestrze FDA. Usługa nie odnawia się automatycznie. Gdy mamy komplet informacji i dostęp do konta, czas realizacji zgłoszenia wynosi 2 dni, a weryfikacja przez FDA przebiega odrębnie.
Nie zostawiaj tego na ostatni tydzień
Problemy z dostępem do konta, korekty danych DUNS i potwierdzenia agenta mogą zająć czas, na który nie masz wpływu. Rozpoczęcie w listopadzie daje zapas na ich rozwiązanie przed 31 grudnia. Jeśli rejestracja wygaśnie, żywność z tego zakładu może zostać zatrzymana po przybyciu do Stanów Zjednoczonych do czasu uzyskania ważnej rejestracji. Nasz artykuł o terminach odnowienia i sankcjach wyjaśnia, co dzieje się po upływie terminu, a poradnik odnowienia na 2026 r. przeprowadza przez cały proces.
Źródła
- FDA, FDA Reminds Food Facilities of Biennial Renewal Requirements (29 września 2026 r.): https://www.fda.gov/food/hfp-constituent-updates/fda-reminds-food-facilities-biennial-renewal-requirements
- 21 CFR Part 1, Subpart H, Registration of Food Facilities (rejestracja zakładów żywnościowych): https://www.ecfr.gov/current/title-21/chapter-I/subchapter-A/part-1/subpart-H