Odnowienie rejestracji zakładu żywnościowego w 2026 r. trzeba złożyć elektronicznie przez konto FDA Industry Systems (FIS), chyba że FDA udzieliła zwolnienia (waiver) pozwalającego złożyć je pocztą lub faksem. Brzmi to prosto, dopóki zakład nie odkryje, że nikt w firmie nie zna danych logowania. Rejestrację założył przed laty konsultant, były pracownik lub agent celny importera, a konto odeszło razem z nim. Jeśli to Twoja sytuacja, nadal masz czas, aby to naprawić przed 31 grudnia 2026 r., ale niewiele.
Najpierw ustal, czym właściwie dysponujesz
Poszukaj pierwotnego potwierdzenia rejestracji, starego e-maila od FDA lub Prior Notice z wcześniejszej przesyłki. Zwykle widnieje w nich 11-cyfrowy numer rejestracji zakładu żywnościowego. Zapytaj też swojego importera i agencję celną, ponieważ potrzebują tego numeru do Prior Notice i często mają go w dokumentacji. Znając numer, możesz potwierdzić, czy rejestracja istnieje i do kogo należy się zwrócić.
Trzy typowe sytuacje
1. Konto założył były konsultant lub agent
To najczęstszy przypadek. Rejestracja należy do Twojego zakładu, nawet jeśli konto, w którym się znajduje, należy do kogoś innego. Poproś byłego usługodawcę na piśmie, aby odnowił ją zgodnie z Twoimi instrukcjami lub pomógł przenieść ją na konto kontrolowane przez Twoją firmę. Sformułuj prośbę uprzejmie i konkretnie: podaj numer rejestracji, zakład i termin. Jeśli nie zechce współpracować, skontaktuj się z działem pomocy FDA ds. rejestracji (dane poniżej), podaj numer rejestracji i dane zakładu, i zapytaj, jak postąpić.
2. Konto jest Twoje, ale zgubiono hasło lub PIN
Hasło resetuje się na stronie logowania FIS. PIN rejestracji, który FDA nadaje wraz z rejestracją, to coś innego niż hasło. Jeśli PIN zaginął, należy zwrócić się o niego do działu pomocy FDA. Nie czekaj z tym do końca grudnia, ponieważ kolejki w dziale pomocy rosną w miarę zbliżania się terminu.
3. Nikt nie może znaleźć żadnych dokumentów
Jeśli nigdzie nie da się znaleźć numeru rejestracji, zakład mógł nigdy nie zostać zarejestrowany albo rejestracja mogła zostać anulowana. W takim przypadku zadaniem jest nowa rejestracja, a nie odnowienie. To także właściwa ścieżka, jeśli stara rejestracja już wygasła.
Czego nie robić
- Nie twórz drugiej rejestracji tego samego zakładu tylko dlatego, że nie masz dostępu do pierwszej. Zdublowane rekordy powodują zamieszanie na granicy i w FDA.
- Nie wysyłaj nikomu swojej nazwy użytkownika, hasła ani PIN-u do FDA e-mailem, na czacie ani w dokumentach przewozowych. Dotyczy to również FDABridge. Rzetelny usługodawca korzysta zamiast tego z procedury upoważnienia obsługiwanej przez FDA.
- Nie zakładaj, że były konsultant odnowił rejestrację. Poproś o potwierdzenie odnowienia.
Kto może odnowić rejestrację
Przepisy FDA pozwalają na złożenie rejestracji przez właściciela zakładu, operatora lub osobę kierującą zakładem (agent in charge) albo przez upoważnioną przez nich osobę. Gdy zgłoszenie w Twoim imieniu składa osoba trzecia, w zgłoszeniu wskazuje się, kto ją upoważnił. Korzystanie z upoważnionego profesjonalisty jest normalne i zgodne z prawem. Przekazanie swoich danych logowania to zupełnie co innego.
Porządkując dostęp, sprawdź dane
Gdy odzyskasz dostęp, odnowienie nadal musi zawierać prawidłowe dane. Sprawdź, czy numer DUNS używany jako unikalny identyfikator zakładu jest zgodny z nazwą prawną i adresem fizycznym zakładu. Sprawdź, czy kategorie produktów odzwierciedlają to, co produkujesz obecnie, i czy wskazany US Agent faktycznie działa w Twoim imieniu. Nasze poradniki o tym, czym jest numer UFI oraz dlaczego FDA odrzuca rejestracje zakładów żywnościowych, omawiają najczęstsze błędy. Jeśli częścią problemu jest Twój obecny agent, możesz odnowić rejestrację i jednocześnie zmienić US Agent.
Dane kontaktowe FDA w sprawie problemów z rejestracją
Z działem pomocy FDA ds. rejestracji można skontaktować się pod adresem FURLS@fda.gov lub pod numerem +1 240 247 8804. Zanim się skontaktujesz, przygotuj numer rejestracji, nazwę i adres zakładu oraz imię i nazwisko osoby upoważnionej do działania.
FDABridge pomoże Ci ustalić, czy potrzebujesz odnowienia, przeniesienia agenta czy nowej rejestracji, a następnie złoży zgłoszenie, gdy dostęp będzie zapewniony. FDA nie pobiera opłat za rejestrację ani odnowienie.
Źródła
- FDA, FDA Reminds Food Facilities of Biennial Renewal Requirements (29 września 2026 r.): https://www.fda.gov/food/hfp-constituent-updates/fda-reminds-food-facilities-biennial-renewal-requirements
- 21 CFR Part 1, Subpart H, Registration of Food Facilities (rejestracja zakładów żywnościowych): https://www.ecfr.gov/current/title-21/chapter-I/subchapter-A/part-1/subpart-H