Η ανανέωση της καταχώρισης εγκαταστάσεων τροφίμων του 2026 πρέπει να υποβληθεί ηλεκτρονικά μέσω λογαριασμού στο FDA Industry Systems (FIS), εκτός αν η FDA έχει χορηγήσει απαλλαγή για υποβολή ταχυδρομικώς ή με φαξ. Ακούγεται απλό, μέχρι η εγκατάσταση να ανακαλύψει ότι κανείς στην εταιρεία δεν γνωρίζει τα στοιχεία σύνδεσης. Η καταχώριση δημιουργήθηκε πριν από χρόνια από έναν σύμβουλο, έναν πρώην υπάλληλο ή τον εκτελωνιστή ενός εισαγωγέα, και ο λογαριασμός έφυγε μαζί τους. Αν αυτή είναι η περίπτωσή σας, έχετε ακόμη χρόνο να το διορθώσετε πριν από τις 31 Δεκεμβρίου 2026, αλλά όχι πολύ.
Πρώτα, μάθετε τι ακριβώς έχετε
Αναζητήστε την αρχική επιβεβαίωση καταχώρισης, ένα παλαιό email της FDA ή μια Προηγούμενη Γνωστοποίηση από παλαιότερη αποστολή. Αυτά συνήθως εμφανίζουν τον 11ψήφιο αριθμό καταχώρισης εγκατάστασης τροφίμων. Ρωτήστε επίσης τον εισαγωγέα και τον εκτελωνιστή σας, επειδή χρειάζονται τον αριθμό για την Προηγούμενη Γνωστοποίηση και συχνά τον έχουν στο αρχείο τους. Με τον αριθμό μπορείτε να επιβεβαιώσετε αν η καταχώριση υπάρχει και σε ποιον πρέπει να απευθυνθείτε.
Τρεις συνηθισμένες περιπτώσεις
1. Τον λογαριασμό δημιούργησε πρώην σύμβουλος ή αντιπρόσωπος
Αυτή είναι η πιο συχνή περίπτωση. Η καταχώριση ανήκει στην εγκατάστασή σας, ακόμη κι αν ο λογαριασμός στον οποίο βρίσκεται ανήκει σε κάποιον άλλο. Ζητήστε γραπτώς από τον πρώην πάροχο είτε να την ανανεώσει σύμφωνα με τις οδηγίες σας είτε να συνεργαστεί για τη μεταφορά της σε λογαριασμό που ελέγχει η εταιρεία σας. Διατυπώστε το αίτημα ευγενικά και συγκεκριμένα: αναφέρετε τον αριθμό καταχώρισης, την εγκατάσταση και την προθεσμία. Αν δεν συνεργαστεί, επικοινωνήστε με την υπηρεσία υποστήριξης καταχωρίσεων της FDA (βλ. παρακάτω) με τον αριθμό καταχώρισης και τα στοιχεία της εγκατάστασής σας και ρωτήστε πώς να προχωρήσετε.
2. Ο λογαριασμός είναι δικός σας, αλλά ο κωδικός ή το PIN έχει χαθεί
Η επαναφορά κωδικού πρόσβασης γίνεται από τη σελίδα σύνδεσης του FIS. Το PIN της καταχώρισης, το οποίο εκδίδει η FDA μαζί με την καταχώριση, είναι ξεχωριστό από τον κωδικό πρόσβασης. Αν το PIN έχει χαθεί, θα πρέπει να το ζητήσετε από την υπηρεσία υποστήριξης της FDA. Μην περιμένετε τα τέλη Δεκεμβρίου για αυτό, επειδή οι αναμονές στην υποστήριξη μεγαλώνουν όσο πλησιάζει η προθεσμία.
3. Κανείς δεν βρίσκει κανένα αρχείο
Αν δεν μπορεί να βρεθεί πουθενά αριθμός καταχώρισης, η εγκατάσταση ίσως δεν καταχωρίστηκε ποτέ ή η καταχώριση ίσως έχει ακυρωθεί. Σε αυτή την περίπτωση χρειάζεται νέα καταχώριση και όχι ανανέωση. Αυτή είναι επίσης η σωστή οδός αν η παλαιά καταχώριση έχει ήδη λήξει.
Τι να μην κάνετε
- Μη δημιουργείτε δεύτερη καταχώριση για την ίδια εγκατάσταση μόνο και μόνο επειδή δεν έχετε πρόσβαση στην πρώτη. Τα διπλά αρχεία προκαλούν σύγχυση στα σύνορα και στην FDA.
- Μη στέλνετε σε κανέναν το όνομα χρήστη, τον κωδικό πρόσβασης ή το PIN σας στην FDA με email, μέσω συνομιλίας ή στα έγγραφα αποστολής. Αυτό ισχύει και για το FDABridge. Ένας νόμιμος πάροχος εργάζεται αντί γι’ αυτό μέσω διαδικασίας εξουσιοδότησης που υποστηρίζει η FDA.
- Μη θεωρείτε δεδομένο ότι ο πρώην σύμβουλος την ανανέωσε. Ζητήστε την επιβεβαίωση της ανανέωσης.
Ποιος έχει δικαίωμα να ανανεώσει
Οι κανόνες της FDA επιτρέπουν την υποβολή καταχώρισης από τον ιδιοκτήτη, τον φορέα λειτουργίας ή τον υπεύθυνο της εγκατάστασης (agent in charge), ή από πρόσωπο που αυτοί εξουσιοδοτούν. Όταν υποβάλλει τρίτος για λογαριασμό σας, η υποβολή αναφέρει ποιος την εξουσιοδότησε. Η χρήση εξουσιοδοτημένου επαγγελματία είναι συνηθισμένη και νόμιμη. Η παράδοση των στοιχείων σύνδεσής σας δεν είναι το ίδιο πράγμα.
Όσο τακτοποιείτε την πρόσβαση, ελέγξτε τα στοιχεία
Όταν ανακτήσετε την πρόσβαση, η ανανέωση εξακολουθεί να χρειάζεται ακριβές περιεχόμενο. Ελέγξτε ότι ο αριθμός DUNS που χρησιμοποιείται ως μοναδικό αναγνωριστικό της εγκατάστασής σας αντιστοιχεί στη νόμιμη επωνυμία και τη φυσική διεύθυνση της εγκατάστασης. Ελέγξτε ότι οι κατηγορίες προϊόντων αντανακλούν όσα παράγετε σήμερα και ότι ο δηλωμένος US Agent ενεργεί πράγματι για λογαριασμό σας. Οι οδηγοί μας για το τι είναι ο αριθμός UFI και για το γιατί η FDA απορρίπτει καταχωρίσεις εγκαταστάσεων τροφίμων καλύπτουν τα συνηθέστερα λάθη. Αν ο σημερινός αντιπρόσωπός σας είναι μέρος του προβλήματος, μπορείτε να ανανεώσετε την καταχώριση και να αλλάξετε ταυτόχρονα US Agent.
Στοιχεία επικοινωνίας της FDA για προβλήματα καταχώρισης
Η υπηρεσία υποστήριξης καταχωρίσεων της FDA είναι διαθέσιμη στο FURLS@fda.gov ή στο +1 240 247 8804. Πριν επικοινωνήσετε, έχετε έτοιμα τον αριθμό καταχώρισης, την επωνυμία και τη διεύθυνση της εγκατάστασης και το όνομα του προσώπου που είναι εξουσιοδοτημένο να ενεργεί.
Το FDABridge μπορεί να σας βοηθήσει να διαπιστώσετε αν χρειάζεστε ανανέωση, μεταφορά Agent ή νέα καταχώριση και στη συνέχεια να υποβάλει μόλις εξασφαλιστεί η πρόσβαση. Η FDA δεν χρεώνει τέλος για την καταχώριση ή την ανανέωση.
Πηγές
- FDA, FDA Reminds Food Facilities of Biennial Renewal Requirements (29 Σεπτεμβρίου 2026): https://www.fda.gov/food/hfp-constituent-updates/fda-reminds-food-facilities-biennial-renewal-requirements
- 21 CFR Part 1, Subpart H, Registration of Food Facilities (Καταχώριση εγκαταστάσεων τροφίμων): https://www.ecfr.gov/current/title-21/chapter-I/subchapter-A/part-1/subpart-H