Povesti FDA #004 — Numarul DUNS al unui exportator brazilian de cafea avea denumirea gresita a companiei timp de doi ani

O prajitorie de cafea de specialitate din Minas Gerais, Brazilia, exporta in SUA de doi ani printr-un mic importator din Miami. Inregistrarea FDA era activa. Expeditiile treceau. Fara retineri. Totul parea sa functioneze.

Apoi importatorul s-a schimbat. Noul importator a efectuat o verificare de conformitate — ceva ce primul importator nu facuse niciodata — si a semnalat o inconsistenta care fusese ascunsa la vedere de la prima zi.

Nepotrivirea

Denumirea legala a companiei pe Receita Federal braziliana era "Fazenda Sao Jorge Cafes Especiais Ltda." Numarul DUNS emis de Dun & Bradstreet era inregistrat sub "Fazenda Sao Jorge Cafe Ltda" — fara accente, abreviat, fara "Especiais". Inregistrarea unitatii alimentare FDA folosea "Sao Jorge Coffee Estate" — o denumire de marketing in engleza care nu se potrivea nici cu denumirea legala, nici cu inregistrarea DUNS.

Trei denumiri diferite in trei sisteme diferite. Inregistrarea FDA era tehnic invalida deoarece denumirea unitatii nu se potrivea cu inregistrarea DUNS. Inregistrarea DUNS era tehnic gresita deoarece nu se potrivea cu denumirea entitatii juridice din inregistrarea corporativa braziliana. Fiecare expeditie care intrase in SUA in ultimii doi ani fusese facuta cu o inregistrare a unitatii care putea fi contestata in orice moment.

De ce conteaza

FDA foloseste numarul DUNS ca Identificator Unic al Unitatii. Daca denumirea din inregistrarea DUNS nu se potriveste cu denumirea din inregistrarea FDA, inregistrarea poate fi semnalata, iar sistemul PREDICT poate atribui un scor de risc mai mare expeditiilor care sosesc. Mai important, cand FDA trimite comunicari Agentului SUA — notificari de inspectie, intrebari, cereri de retragere — foloseste denumirea din inregistrare. Daca acea denumire nu se potriveste cu entitatea juridica, creeaza confuzie, intarzieri si potentiale complicatii de aplicare care se pot amplifica.

Remedierea

Am corectat inregistrarea DUNS la Dun & Bradstreet pentru a se potrivi cu denumirea exacta a entitatii juridice din Receita Federal braziliana, inclusiv accentele si sufixul complet al companiei. Am asteptat ca actualizarea DUNS sa se propage (7 zile lucratoare). Apoi am actualizat inregistrarea unitatii alimentare FDA pentru a se potrivi exact cu inregistrarea DUNS corectata. O singura denumire. O singura identitate. In toate sistemele.

Intreaga corectie a durat 12 zile lucratoare. Noul importator a acceptat inregistrarea actualizata si a reluat comenzile.

Lectia

Denumirea companiei dumneavoastra trebuie sa fie identica — caracter cu caracter — in inregistrarea DUNS, inregistrarea FDA si documentele corporative. Daca ati folosit o denumire de marketing, o traducere sau o versiune prescurtata cand v-ati inregistrat, este gresit si trebuie remediat. Contactati fdabridge.com/contact si vom audita inregistrarile dumneavoastra gratuit.