Une entreprise de transformation et de conditionnement de dattes à Assouan, en Égypte, exportait des dattes Medjool premium vers des magasins alimentaires spécialisés aux États-Unis. Leur enregistrement d'établissement alimentaire FDA était à jour. Leurs étiquettes étaient conformes. Leur US Agent était réactif. Sur le papier, ils étaient un exportateur modèle.
Mais les déclarations de Prior Notice pour leurs expéditions — soumises par le courtier en douane de leur importateur américain — contenaient le mauvais numéro d'enregistrement FDA. Le numéro appartenait à un autre établissement alimentaire égyptien au Caire que le courtier en douane avait dans ses fichiers d'un client précédent.
Ce qui s'est passé
Les déclarations de Prior Notice sont traitées électroniquement via le système de la FDA. Le système vérifie si le numéro d'enregistrement existe et est actif — il ne vérifie pas automatiquement si le numéro d'enregistrement correspond au fabricant réel de l'aliment importé. Le numéro de l'établissement du Caire était actif, donc les déclarations de Prior Notice ont été acceptées. Pendant huit mois, chaque expédition de dattes a été déposée avec un numéro d'enregistrement pointant vers le mauvais établissement.
L'erreur a été découverte lors d'un audit FSVP. Les dossiers FSVP de l'importateur identifiaient l'établissement d'Assouan comme fournisseur. Les dossiers de Prior Notice identifiaient l'établissement du Caire. L'auditeur a signalé la divergence.
La solution
Nous avons corrigé les données de Prior Notice auprès du courtier en douane, en fournissant le numéro d'enregistrement FDA correct pour l'établissement d'Assouan. Nous avons également créé une fiche de données Prior Notice pour l'établissement — un document d'une page contenant tous les points de données dont le courtier en douane a besoin : nom de l'établissement, numéro d'enregistrement FDA, numéro DUNS, adresse, codes produits et coordonnées de l'US Agent. Le courtier en douane utilise désormais cette fiche pour chaque dépôt.
Les erreurs de données dans les déclarations de Prior Notice sont plus fréquentes qu'on ne le pense. Elles surviennent parce que les courtiers en douane traitent des milliers d'entrées et copient parfois des données d'un dossier client à un autre. Le fabricant doit fournir ses données exactes de dépôt à chaque importateur et chaque courtier en douane de sa chaîne d'approvisionnement — et vérifier périodiquement que les bons numéros sont utilisés. fdabridge.com/contact.
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