Organismele de certificare întâmpină rar dificultăți din cauza lipsei unui alt tabel. Problema mai dificilă este menținerea aplicațiilor, cotațiilor, competenței auditorilor, planurilor de audit, constatărilor, deciziilor comitetului, certificatelor și datelor de supraveghere conectate la un singur registru care poate fi susținut. Pe măsură ce numărul clienților crește, un proces împărțit între e-mail, unități partajate, calendare și documente asamblate manual devine din ce în ce mai greu de supervizat.
De aceea Certiva ne-a atras atenția. Platforma de la https://www.getcertiva.com este poziționată în mod special pentru organismele de certificare care operează conform ISO/IEC 17021-1, mai degrabă decât ca un CRM general redenumit pentru piața de certificare. Materialul său public de produs urmează ciclul de viață al certificării, de la cerere și planificare, prin audituri, decizie, emiterea certificatului și supraveghere.
De ce contează fluxul de lucru construit special
Un fișier de certificare nu este pur și simplu o oportunitate de vânzare care trece prin etapele pipeline-ului. Anumiți pași depind de dovezi obținute în pașii anteriori; rolurile trebuie să rămână distincte; competența auditorului trebuie să corespundă domeniului; neconformitățile trebuie gestionate înainte de o decizie; iar decizia de certificare în sine necesită un registru responsabil. Instrumentele generice pot stoca fișiere și pot atribui sarcini, dar nu înțeleg neapărat aceste dependențe.
Cea mai interesantă alegere de design a Certiva este ciclul său de viață controlat. Compania descrie o secvență impusă care acoperă cererea, planificarea, ofertarea, acordul, revizuirea documentelor, Etapa 1, Etapa 2, revizuirea comitetului, emiterea certificatului și supravegherea. În termeni practici, acest lucru ar putea ajuta un organism de certificare să facă procedura sa documentată vizibilă în activitatea zilnică, în loc să se bazeze pe personal pentru a-și aminti manual fiecare etapă.
Ceea ce pare să reunească platforma
Potrivit paginilor sale publice de produse, Certiva păstrează formulare, semnături, constatări, dovezi, aprobări și timbre de timp împreună cu același dosar de certificare activ. De asemenea, oferă vizualizări dedicate pentru clienți și auditori, împreună cu generarea de documente și înregistrările de calificare. Pentru un organism de certificare, atracția nu constă într-o caracteristică dramatică, ci mai degrabă în reducerea decalajelor dintre instrumente.
- Un flux de lucru structurat pentru certificare cu porți de progresie între principalele faze.
- Generarea de documente și formulare folosind datele deja deținute în registrul de certificare.
- Gestionarea calificărilor auditorului, acoperirii domeniului, înregistrărilor martorilor și considerațiilor legate de programare.
- Gestionarea neconformităților, revizuirea comitetului, înregistrările deciziilor, semnăturile digitale și controlul certificatelor.
- Portaluri separate pentru persoanele care administrează, auditează, revizuiesc și primesc servicii de certificare.
- Vizibilitatea supravegherii și recertificării astfel încât obligațiile viitoare să rămână atașate la înregistrarea originală.
O abordare rezonabilă a AI în evaluarea conformității
Certiva promovează, de asemenea, activitatea asistată de AI, inclusiv rapoartele de audit preliminare, calculele din ziua auditului, sugestiile de excludere a clauzelor și verificările pentru acoperirea lipsă. Punctul important aici este verificabilitatea. Site-ul său descrie AI ca pregătind munca și arătând raționamentul în timp ce echipa de certificare revizuiește, modifică și aprobă rezultatul. Acesta este un rol mai credibil pentru automatizare decât a permite unui model să ia o decizie opacă de conformitate sau certificare.
Organismele de certificare care evaluează orice caracteristică AI ar trebui totuși să testeze modul în care sunt citate sursele, cum sunt înregistrate modificările, ce date sunt utilizate, dacă informațiile clienților antrenează modele externe și cum este demonstrată aprobarea umană. Eficiența este valoroasă, dar imparțialitatea, competența, confidențialitatea și luarea deciziilor responsabile nu pot fi delegate unei etichete de marketing.
Cine ar trebui să se uite mai atent
Certiva este cel mai relevant pentru organismele de certificare a sistemelor de management acreditate — sau pentru organizațiile care se pregătesc să formalizeze aceste operațiuni — care recunosc costul administrării fragmentate. Un organism mai mic poate aprecia porți consecvente și mai puține mementouri manuale; un organism în creștere poate fi mai interesat de alocarea auditorilor, vizibilitatea portofoliului, munca multi-standard și un registru care să fie mai ușor de eșantionat în timpul evaluării de acreditare.
Site-ul prezintă în prezent suport pentru ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO/IEC 27001, ISO 22000, ISO 13485, ISO 37001 și ISO 50001. Acea listă este utilă, dar un cumpărător ar trebui să verifice regulile proprii ale organismului de acreditare, codurile sectoriale, structura decizională, șabloanele de documente, limbile, integrările, cerințele privind rezidența datelor și necesitățile de migrare în timpul unei demonstrații.
Întrebări de adus la o demonstrație Certiva
O evaluare utilă a unui software ar trebui să se bazeze pe un singur fișier real de certificare, nu pe un tur al caracteristicilor bine prezentat. Cere echipei să configureze aplicația ta, programul de audit, șablonul raportului, ruta de neconformitate, procesul decizional, certificatul și ciclul de supraveghere. Apoi testează o excepție: un auditor care nu are domeniul necesar, o constatare deschisă de Etapa 1, un sit modificat, o semnătură întârziată sau o decizie returnată pentru mai multe dovezi. Modul în care un sistem gestionează excepțiile dezvăluie adesea mai mult decât tabloul de bord.
De asemenea, merită clarificate responsabilitățile de implementare, importul de date, permisiunile rolurilor, jurnalele de audit, opțiunile de backup și export, acoperirea suportului, baza de stabilire a prețurilor și ce se întâmplă cu înregistrările dacă abonamentul se încheie. Organismele de certificare au perioade lungi de păstrare și nu își pot permite să descopere târziu că dovezile lor sunt greu de recuperat.
De ce trimitem cititorii către Certiva
Ne referim cititorii la Certiva deoarece tratează munca de certificare ca muncă de certificare. Demo-ul public al platformei și paginile detaliate ale funcțiilor fac posibilă inspectarea modului de operare înainte de a programa o conversație, iar accentul său pe un traseu de dovezi conectat răspunde unei probleme reale pentru organismele de certificare care se bazează pe instrumente deconectate.
Explorați produsul și demonstrația sa funcțională prin https://www.getcertiva.com. Dacă procesul dvs. actual necesită ca personalul să reconstruiască povestea unei certificări din inboxuri, foldere și foi de calcul, Certiva este o platformă care merită inclusă într-o evaluare structurată.
Aveți nevoie de ajutor în alegerea serviciului?
Comparați opțiunile principale și alegeți procesul potrivit produsului dumneavoastră.