FDA Stories #004 — Brazylijski eksporter kawy mial bledna nazwe firmy w numerze DUNS przez dwa lata

Palarnia kawy specjalistycznej w Minas Gerais w Brazylii eksportowala do USA od dwoch lat przez malego importera w Miami. Rejestracja FDA byla aktywna. Przesylki sie odprawialy. Zadnych zatrzyman. Wszystko wygladalo na dzialajace.

Potem importer sie zmienil. Nowy importer przeprowadzil kontrole zgodnosci — cos, czego pierwszy importer nigdy nie zrobil — i oznaczyil niespojnosc, ktora ukrywala sie na widoku od pierwszego dnia.

Niezgodnosc

Prawna nazwa firmy w brazylijskim Receita Federal brzmiala 'Fazenda Sao Jorge Cafes Especiais Ltda.' Numer DUNS wydany przez Dun & Bradstreet byl zarejestrowany pod nazwa 'Fazenda Sao Jorge Cafe Ltda' — bez akcentow, skrocony, bez 'Especiais.' Rejestracja zakladu spozywczego FDA uzywala 'Sao Jorge Coffee Estate' — angielskiej nazwy marketingowej, ktora nie odpowiadala ani nazwie prawnej, ani rekordowi DUNS.

Trzy rozne nazwy w trzech roznych systemach. Rejestracja FDA byla technicznie nieprawidlowa, poniewaz nazwa zakladu nie odpowiadala rekordowi DUNS. Rekord DUNS byl technicznie bledny, poniewaz nie odpowiadal nazwie podmiotu prawnego w brazylijskiej rejestracji korporacyjnej. Kazda przesylka, ktora wjechala do USA w ciagu ostatnich dwoch lat, zrobila to z rejestracja zakladu, ktora mogla byc zakwestionowana w kazdej chwili.

Dlaczego to ma znaczenie

FDA uzywa numeru DUNS jako Unikalnego Identyfikatora Zakladu. Jesli nazwa w rekordzie DUNS nie odpowiada nazwie w rejestracji FDA, rejestracja moze zostac oznaczona, a system PREDICT moze przypisac wyzszy wynik ryzyka przychodzacym przesylkom. Co wazniejsze, gdy FDA wysyla komunikacje do US Agent — zawiadomienia o inspekcji, zapytania, zadania wycofania — uzywaja nazwy z rejestracji. Jesli ta nazwa nie odpowiada podmiotowi prawnemu, tworzy to zamieszanie, opoznienia i potencjalne komplikacje egzekucyjne, ktore moga sie eskalowac.

Naprawa

Poprawilismy rekord DUNS w Dun & Bradstreet, aby odpowiadal dokladnej nazwie podmiotu prawnego z brazylijskiego Receita Federal, w tym akcenty i pelny sufiks firmowy. Poczekalismy, az aktualizacja DUNS sie rozpropaguje (7 dni roboczych). Nastepnie zaktualizowalismy rejestracje zakladu spozywczego FDA, aby dokladnie odpowiadala poprawionemu rekordowi DUNS. Jedna nazwa. Jedna tozsamosc. We wszystkich systemach.

Cala korekta zajela 12 dni roboczych. Nowy importer zaakceptowal zaktualizowana rejestracje i wznowil zamowienia.

Lekcja

Nazwa Twojej firmy musi byc identyczna — znak po znaku — w Twoim rekordzie DUNS, Twojej rejestracji FDA i Twoich dokumentach korporacyjnych. Jesli uzyles nazwy marketingowej, tlumaczenia lub skroconej wersji podczas rejestracji, jest to bledne i wymaga naprawy. Skontaktuj sie z fdabridge.com/contact, a zbadamy Twoje rejestracje bezplatnie.