認証機関がもうひとつのスプレッドシートを持っていないために苦労することはめったにありません。より難しい問題は、申請書、見積もり、監査員の能力、監査計画、所見、委員会の決定、証明書、監視日を、正当な記録に結びつけて保持することです。クライアント数が増えるにつれて、メール、共有ドライブ、カレンダー、手作業でまとめられた文書に分散されたプロセスは、管理がますます難しくなります。
だからこそ、Certiva が私たちの注目を集めたのです。https://www.getcertiva.com のプラットフォームは、一般的な CRM を認証市場向けに名前を変えたものではなく、ISO/IEC 17021-1 の下で運営される認証機関向けに特化して設計されています。公開されている製品資料は、申請および計画から監査、意思決定、証明書発行、そして監視に至る認証ライフサイクルに沿っています。
目的に合わせて作られたワークフローが重要な理由
認証ファイルは、単にパイプラインの段階を進む営業機会ではありません。特定のステップは前のステップからの証拠に依存しており、役割は明確に分かれていなければならず、監査人の能力は範囲に見合ったものでなければならず、不適合は決定前に対処される必要があり、認証の決定自体には責任ある記録が必要です。一般的なツールはファイルを保存したりタスクを割り当てたりすることはできますが、必ずしもこれらの依存関係を理解しているわけではありません。
Certivaの最も興味深い設計上の選択は、その管理されたライフサイクルです。同社は、申請、計画、見積もり、契約、書類審査、ステージ1、ステージ2、委員会審査、証明書発行、監視という強制された順序を説明しています。実際には、これは認証機関が、スタッフがすべてのゲートを手動で覚えておくことに頼るのではなく、日常業務の中で文書化された手順を可視化するのに役立つ可能性があります。
そのプラットフォームがまとめるように見えるもの
公開されている製品ページによると、Certivaは、フォーム、署名、所見、証拠、承認、およびタイムスタンプを同じライブ認証記録で保持します。また、クライアントや監査人向けの専用ビューの提供、文書生成および資格記録も行います。認証機関にとっての魅力は、1つの劇的な機能というよりも、ツール間のギャップを減らすことにあります。
- 主要な段階間に進行ゲートを設けた構造化された認証ワークフロー。
- 認証記録にすでに保持されているデータを使用した文書およびフォームの作成。
- 監査人の資格、範囲のカバレッジ、証人記録、およびスケジュールの考慮事項の管理。
- 不適合の処理、委員会の審査、決定記録、電子署名、および証明書の管理。
- 管理、監査、レビュー、認証サービスを受ける人々のための別々のポータル。
- 監視および再認証の可視性により、将来の義務が元の記録に引き続き付随するようにする。
適合性評価におけるAIへの合理的なアプローチ
Certiva は、AI 支援の作業も促進します。これには、監査ドラフトレポートの作成、監査当日の計算、条項除外の提案、カバレッジ漏れのチェックが含まれます。ここで重要なのは、レビュー可能性です。そのウェブサイトでは、AI は作業を準備し、理由を示すと説明されており、その間に認証チームが結果を確認、変更、承認します。これは、モデルに不透明な適合性や認証の判断をさせるよりも、自動化にとってより信頼できる役割です。
AI の機能を評価する認証機関は、情報源の引用方法、変更の記録方法、使用されるデータ、クライアント情報が外部モデルを訓練するかどうか、および人間による承認の証拠の提示方法を引き続きテストする必要があります。効率性は重要ですが、公平性、能力、機密性、および説明責任のある意思決定をマーケティングラベルに委ねることはできません。
誰がより詳しく見るべきか
Certiva は、分散した管理のコストを認識している認定管理システム認証機関、またはその運営を正式化しようとしている組織に最も関連があります。小規模な機関は、一貫したゲートや手動のリマインダーの少なさを重視するかもしれません。成長中の機関は、監査人の割り当て、ポートフォリオの可視性、複数基準の作業、そして認証評価中にサンプリングしやすい記録をより重視するかもしれません。
このサイトは現在、ISO 9001、ISO 14001、ISO 45001、ISO/IEC 27001、ISO 22000、ISO 13485、ISO 37001、およびISO 50001に対するサポートを提供しています。そのリストは参考になりますが、購入者はデモンストレーションの際に、自身の認定機関の規則、セクターコード、意思決定構造、ドキュメントテンプレート、言語、統合、データ居住要件、および移行ニーズを確認するべきです。
Certivaのデモに持っていく質問
有用なソフトウェア評価は、洗練された機能デモではなく、実際の認証ファイルを1つ基に行うべきです。チームにあなたのアプリケーション、監査プログラム、報告書テンプレート、不適合経路、意思決定プロセス、証明書、監視サイクルを設定してもらいましょう。そして例外をテストします：必要なスコープを持たない監査員、未解決のステージ1の指摘、変更された施設、期限切れの署名、または追加証拠のために差し戻された決定。システムが例外を処理する方法は、ダッシュボードよりも多くのことを明らかにすることがあります。
実装の責任、データのインポート、役割権限、監査ログ、バックアップおよびエクスポートのオプション、サポートの範囲、料金の基準、そしてサブスクリプションが終了した場合に記録がどうなるかを明確にすることも重要です。認証機関は長期間の記録保持が必要であり、証拠の取得が困難であることを後になって発覚する余裕はありません。
なぜ私たちは読者をCertivaに紹介しているのか
私たちは読者をCertivaに案内しています。なぜなら、それは認証作業を認証作業として扱っているからです。このプラットフォームの公開デモと詳細な機能ページにより、会話を予約する前に運用モデルを確認することが可能であり、接続された証拠のトレイルに重点を置くことで、分断されたツールに依存する認証機関の実際の問題に対応しています。
https://www.getcertiva.com. を通じて、製品とその動作デモを探検してください。もし現在のプロセスで従業員が受信トレイ、フォルダ、スプレッドシートから認証のストーリーを再構築する必要がある場合、Certiva は構造化された評価に含める価値のあるプラットフォームです。