Tout établissement alimentaire enregistré auprès de la FDA doit renouveler son enregistrement entre le 1er octobre et le 31 décembre de chaque année paire. La période actuelle se termine le 31 décembre 2026, et la FDA a indiqué qu’elle considérera comme expiré l’enregistrement de tout établissement qui n’aura pas été renouvelé à cette date. De nombreux établissements étrangers profitent aussi de cette période pour faire le point sur leur agent américain. Certains paient chaque année un agent dont ils n’ont jamais de nouvelles. D’autres ont perdu le contact avec le consultant qui les a enregistrés il y a des années. Le renouvellement et le changement d’agent peuvent être effectués ensemble, mais ce sont deux démarches distinctes, et les deux sont nécessaires.
Renouvellement et changement d’agent sont deux dépôts différents
Le renouvellement confirme ou met à jour l’ensemble de l’enregistrement : nom et adresse de l’établissement, numéro DUNS utilisé comme identifiant unique de l’établissement (unique facility identifier, UFI), coordonnées du propriétaire et de l’exploitant, contact d’urgence, catégories de produits alimentaires, activités et agent américain. Un changement d’agent ne remplace qu’un champ de ce dossier. Si vous ne mettez à jour que l’agent américain en décembre, votre enregistrement n’est toujours pas renouvelé. Si vous renouvelez sans remplacer un agent qui n’agit plus pour vous, vous avez un enregistrement à jour qui désigne un contact sur lequel la FDA ne peut pas compter.
La démarche la plus simple consiste à soumettre le renouvellement en y indiquant déjà le nouvel agent américain, après que celui-ci a accepté sa désignation. La FDA vérifie les informations relatives à l’agent américain auprès de l’agent lui-même : l’agent désigné doit donc s’attendre à votre dépôt et le confirmer.
Les signes qu’il est temps de changer d’agent américain
- Vous ne savez pas nommer la personne ou l’entreprise qui agit comme votre agent, ou vous ignorez comment elle vous contacte.
- Vous n’avez jamais reçu de sa part de rappel de renouvellement, de courrier de la FDA ni d’information réglementaire.
- La facture annuelle de l’agent arrive automatiquement, mais vos questions restent sans réponse.
- On refuse de vous dire qui détient votre compte FDA Industry Systems (FIS), ou de vous communiquer les données de votre enregistrement.
- L’agent ne peut pas communiquer avec vous dans une langue de travail de votre équipe.
L’agent américain est le lien de communication de la FDA avec votre établissement, pour les questions courantes comme pour les urgences. Notre guide expliquant pourquoi chaque établissement alimentaire étranger a besoin d’un agent américain décrit ce rôle en détail.
Comment se déroulent un renouvellement et un transfert combinés
- Confirmez que l’établissement doit toujours être enregistré et réunissez le numéro d’enregistrement actuel.
- Assurez-vous qu’une personne habilitée de votre entreprise peut se connecter au compte FIS qui détient l’enregistrement. Si ce n’est pas le cas, lisez avant décembre notre guide sur le renouvellement lorsque vous n’avez plus accès à votre compte FDA.
- Vérifiez que la fiche DUNS indique la même raison sociale et la même adresse physique que l’enregistrement de l’établissement. Les divergences sont une cause fréquente de blocage du renouvellement. Les règles sont expliquées dans notre article sur ce qu’est un numéro UFI.
- Convenez par écrit de la désignation avec le nouvel agent américain, y compris la date de début et ce que couvre le service.
- Soumettez le renouvellement avec les coordonnées du nouvel agent, et mettez à jour au même moment les catégories de produits, les contacts et les activités.
- Conservez ensemble, dans votre dossier de conformité, la confirmation de renouvellement et l’acceptation de l’agent. Informez ensuite votre ancien agent, votre importateur et votre commissionnaire en douane.
Ce que cela coûte
La FDA ne perçoit aucune redevance pour enregistrer ou renouveler un établissement alimentaire. Toute somme que vous payez correspond à des honoraires professionnels. FDABridge publie son prix : le service Food Facility Renew + US Agent Transfer coûte 349 $ et inclut 12 mois de service d’agent américain à compter de la date à laquelle la désignation est acceptée dans le dossier FDA. Le service ne se renouvelle pas automatiquement. Une fois les informations complètes et l’accès au compte disponibles, notre délai de traitement pour le dépôt est de 2 jours ; la validation par la FDA est distincte.
N’attendez pas la dernière semaine
Les problèmes d’accès au compte, les corrections DUNS et les confirmations d’agent peuvent chacun prendre un temps qui ne dépend pas de vous. Commencer en novembre laisse la marge nécessaire pour les régler avant le 31 décembre. Si l’enregistrement expire, les aliments provenant de cet établissement peuvent être retenus à leur arrivée aux États-Unis jusqu’à ce qu’un enregistrement valide soit en place. Notre article sur les délais de renouvellement et les sanctions explique ce qui se passe après l’échéance, et le guide du renouvellement 2026 détaille l’ensemble de la procédure.
Sources
- FDA, FDA Reminds Food Facilities of Biennial Renewal Requirements (29 septembre 2026) : https://www.fda.gov/food/hfp-constituent-updates/fda-reminds-food-facilities-biennial-renewal-requirements
- 21 CFR Part 1, Subpart H, Registration of Food Facilities (enregistrement des établissements alimentaires) : https://www.ecfr.gov/current/title-21/chapter-I/subchapter-A/part-1/subpart-H