Le renouvellement 2026 des établissements alimentaires doit être soumis par voie électronique via un compte FDA Industry Systems (FIS), sauf si la FDA a accordé une dérogation autorisant un dépôt par courrier ou par fax. Cela paraît simple, jusqu’au moment où l’établissement découvre que personne dans l’entreprise ne connaît les identifiants. L’enregistrement a été créé il y a des années par un consultant, un ancien salarié ou le commissionnaire en douane d’un importateur, et le compte est parti avec eux. Si c’est votre cas, vous avez encore le temps de régler la situation avant le 31 décembre 2026, mais pas beaucoup.
D’abord, établissez ce dont vous disposez réellement
Cherchez la confirmation d’enregistrement d’origine, un ancien e-mail de la FDA ou une Prior Notice d’une expédition passée. Ces documents indiquent généralement le numéro d’enregistrement de l’établissement alimentaire à 11 chiffres. Interrogez aussi votre importateur et votre commissionnaire en douane : ils ont besoin de ce numéro pour la Prior Notice et l’ont souvent dans leurs dossiers. Avec ce numéro, vous pouvez vérifier si l’enregistrement existe et à qui vous adresser.
Trois situations fréquentes
1. Un ancien consultant ou agent a créé le compte
C’est le cas le plus courant. L’enregistrement appartient à votre établissement, même si le compte qui l’héberge appartient à quelqu’un d’autre. Demandez par écrit à l’ancien prestataire de le renouveler selon vos instructions, ou de coopérer à son transfert vers un compte contrôlé par votre entreprise. Restez courtois et précis : indiquez le numéro d’enregistrement, l’établissement et l’échéance. S’il ne coopère pas, contactez le service d’assistance à l’enregistrement de la FDA (voir ci-dessous) avec votre numéro d’enregistrement et les informations sur l’établissement, et demandez comment procéder.
2. Le compte est à vous, mais le mot de passe ou le PIN est perdu
La réinitialisation du mot de passe se fait depuis la page de connexion FIS. Le PIN d’enregistrement, que la FDA délivre avec l’enregistrement, est distinct du mot de passe. Si le PIN est perdu, c’est au service d’assistance de la FDA qu’il faut le demander. N’attendez pas fin décembre, car les files d’attente du service d’assistance s’allongent à l’approche de l’échéance.
3. Personne ne trouve la moindre trace
Si aucun numéro d’enregistrement n’est trouvé nulle part, il se peut que l’établissement n’ait jamais été enregistré, ou que l’enregistrement ait été annulé. Il s’agit alors d’un nouvel enregistrement, et non d’un renouvellement. C’est aussi la bonne voie si l’ancien enregistrement a déjà expiré.
Ce qu’il ne faut pas faire
- Ne créez pas un second enregistrement pour le même établissement simplement parce que vous n’arrivez pas à accéder au premier. Les doublons sèment la confusion à la frontière et auprès de la FDA.
- N’envoyez à personne votre nom d’utilisateur, votre mot de passe ou votre PIN FDA par e-mail, par messagerie ou dans des documents d’expédition. Cela vaut aussi pour FDABridge. Un prestataire sérieux passe plutôt par une procédure d’autorisation reconnue par la FDA.
- Ne supposez pas que l’ancien consultant a renouvelé l’enregistrement. Demandez la confirmation de renouvellement.
Qui a le droit de renouveler
Les règles de la FDA permettent qu’un enregistrement soit soumis par le propriétaire, l’exploitant ou le responsable sur place (agent in charge) de l’établissement, ou par une personne qu’ils autorisent. Lorsqu’un tiers soumet en votre nom, le dépôt indique qui l’a autorisé. Recourir à un professionnel autorisé est normal et légal. Remettre vos identifiants est une tout autre chose.
Pendant que vous réglez l’accès, vérifiez les données
Une fois l’accès retrouvé, le renouvellement doit encore contenir des données exactes. Vérifiez que le numéro DUNS utilisé comme identifiant unique de l’établissement correspond à sa raison sociale et à son adresse physique. Vérifiez que les catégories de produits reflètent ce que vous fabriquez aujourd’hui et que l’agent américain désigné agit réellement pour vous. Nos guides sur ce qu’est un numéro UFI et sur les raisons pour lesquelles la FDA rejette les enregistrements d’établissements alimentaires couvrent les erreurs les plus fréquentes. Si votre agent actuel fait partie du problème, vous pouvez renouveler et changer d’agent américain en même temps.
Coordonnées de la FDA pour les problèmes d’enregistrement
Le service d’assistance à l’enregistrement de la FDA est joignable à l’adresse FURLS@fda.gov ou au +1 240 247 8804. Avant de le contacter, ayez sous la main le numéro d’enregistrement, le nom et l’adresse de l’établissement, ainsi que le nom de la personne habilitée à agir.
FDABridge peut vous aider à déterminer si vous avez besoin d’un renouvellement, d’un transfert d’agent ou d’un nouvel enregistrement, puis effectuer le dépôt une fois l’accès en place. La FDA ne perçoit aucune redevance pour l’enregistrement ou le renouvellement.
Sources
- FDA, FDA Reminds Food Facilities of Biennial Renewal Requirements (29 septembre 2026) : https://www.fda.gov/food/hfp-constituent-updates/fda-reminds-food-facilities-biennial-renewal-requirements
- 21 CFR Part 1, Subpart H, Registration of Food Facilities (enregistrement des établissements alimentaires) : https://www.ecfr.gov/current/title-21/chapter-I/subchapter-A/part-1/subpart-H