Une torréfaction de café spécialisée à Minas Gerais, au Brésil, avait été exportée aux États-Unis depuis deux ans par l'intermédiaire d'un petit importateur à Miami. L'enregistrement de la FDA était actif. Les expéditions étaient en cours. Pas de détentions. Tout semblait fonctionner.
Puis l'importateur a changé. Le nouvel importateur a procédé à un contrôle de conformité ce que le premier importateur n'a jamais fait et a signalé une incohérence qui se cachait à la vue des autres depuis le premier jour.
Le déséquilibre
Le nom juridique de la société sur la Receita Federal brésilienne était "Fazenda São Jorge Cafés Especiais Ltda". Le numéro DUNS émis par Dun & Bradstreet était enregistré sous le nom de "Fazenda Sao Jorge Cafe Ltda" sans accents, abrégés, pas d'Especiais.
Trois noms différents dans trois systèmes différents. L'enregistrement de la FDA était techniquement invalide parce que le nom de l'installation ne correspondait pas au dossier DUNS. Le dossier DUNS était techniquement erroné car il ne correspondait pas au nom de l'entité juridique sur l'enregistrement des sociétés brésiliennes. Chaque envoi entré aux États-Unis au cours des deux dernières années avait été effectué avec un enregistrement de l'installation qui aurait pu être contesté à tout moment.
Pourquoi cela importe ?
La FDA utilise le numéro DUNS comme identifiant unique de l'installation. Si le nom figurant sur le dossier DUNS ne correspond pas au nom figurant sur l'enregistrement de la FDA, l'enregistrement peut être marqué et le système PREDICT peut attribuer un score de risque plus élevé aux envois entrants. Plus important encore, lorsque la FDA envoie des communications à l'agent américain avis d'inspection, des demandes de renseignements, des demandes de rappel ils utilisent le nom sur l'enregistrement. Si ce nom ne correspond pas à l'entité juridique, il crée une confusion, des retards et des complications potentielles de l'application de la loi qui peuvent se développer.
Le résultat
Nous avons corrigé le dossier DUNS avec Dun & Bradstreet pour correspondre au nom exact de l'entité juridique de la Receita Federal brésilienne, y compris les accents et le suffixe complet de l'entreprise. Nous avons attendu que la mise à jour DUNS se propage (7 jours ouvrables). Puis nous avons mis à jour l'enregistrement des installations alimentaires de la FDA pour correspondre exactement au dossier DUNS corrigé. Un nom. Une seule identité. Dans tous les systèmes.
L'ensemble de la correction a pris 12 jours ouvrables. Le nouvel importateur a accepté l'enregistrement mis à jour et a repris les commandes.
La leçon
Le nom de votre entreprise doit être identique à votre dossier DUNS, à votre inscription à la FDA et à vos documents d'entreprise. Si vous avez utilisé un nom commercial, une traduction ou une version raccourcie lors de votre inscription, il est erroné et doit être corrigé. Contactez fdabridge.com/contact et nous vérifierons vos inscriptions gratuitement.
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