Οι φορείς πιστοποίησης σπάνια αγωνίζονται επειδή δεν έχουν άλλο υπολογιστικό φύλλο. Το πιο δύσκολο πρόβλημα είναι η διατήρηση των αιτήσεων, των προσφορών, της ικανότητας ελεγκτή, των σχεδίων ελέγχου, των ευρημάτων, των αποφάσεων επιτροπών, των πιστοποιητικών και των ημερομηνιών επιτήρησης συνδεδεμένα με ένα υπερασπίσιμο αρχείο. Καθώς αυξάνονται οι αριθμοί πελατών, η επίβλεψη μιας διαδικασίας που χωρίζεται σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, κοινόχρηστες μονάδες δίσκου, ημερολόγια και μη αυτόματα συναρμολογημένα έγγραφα γίνεται όλο και πιο δύσκολη.
Αυτός είναι ο λόγος που το Certiva τράβηξε την προσοχή μας. Η πλατφόρμα στο https://www.getcertiva.com είναι τοποθετημένη ειδικά για φορείς πιστοποίησης που λειτουργούν σύμφωνα με το ISO/IEC 17021-1, αντί για ένα γενικό CRM που έχει μετονομαστεί για την αγορά πιστοποίησης. Το υλικό του δημόσιου προϊόντος ακολουθεί τον κύκλο ζωής της πιστοποίησης από την εφαρμογή και τον προγραμματισμό μέσω ελέγχων, αποφάσεων, έκδοσης πιστοποιητικών και επιτήρησης.
Γιατί έχει σημασία η ειδικά σχεδιασμένη ροή εργασίας
Ένα αρχείο πιστοποίησης δεν είναι απλώς μια ευκαιρία πωλήσεων που κινείται στα στάδια του αγωγού. Ορισμένα βήματα εξαρτώνται από στοιχεία από προηγούμενα βήματα. Οι ρόλοι πρέπει να παραμένουν διακριτοί. η ικανότητα του ελεγκτή πρέπει να ταιριάζει με το πεδίο εφαρμογής· Οι μη συμμορφώσεις πρέπει να αντιμετωπίζονται πριν από τη λήψη απόφασης· και η ίδια η απόφαση πιστοποίησης χρειάζεται ένα υπόλογο αρχείο. Τα γενικά εργαλεία μπορούν να αποθηκεύουν αρχεία και να αναθέτουν εργασίες, αλλά δεν κατανοούν απαραίτητα αυτές τις εξαρτήσεις.
Η πιο ενδιαφέρουσα σχεδιαστική επιλογή του Certiva είναι ο ελεγχόμενος κύκλος ζωής του. Η εταιρεία περιγράφει μια επιβεβλημένη ακολουθία που καλύπτει αίτηση, σχεδιασμό, προσφορά, συμφωνία, έλεγχο εγγράφων, Στάδιο 1, Στάδιο 2, αναθεώρηση επιτροπής, έκδοση πιστοποιητικού και επιτήρηση. Πρακτικά, αυτό θα μπορούσε να βοηθήσει έναν οργανισμό πιστοποίησης να κάνει ορατή την τεκμηριωμένη διαδικασία του στην καθημερινή εργασία αντί να βασίζεται στο προσωπικό για να θυμάται κάθε πύλη χειροκίνητα.
Τι φαίνεται να συγκεντρώνει η πλατφόρμα
Σύμφωνα με τις δημόσιες σελίδες προϊόντων του, το Certiva διατηρεί φόρμες, υπογραφές, ευρήματα, αποδεικτικά στοιχεία, εγκρίσεις και χρονικές σφραγίδες με το ίδιο ζωντανό αρχείο πιστοποίησης. Παρουσιάζει επίσης ειδικές απόψεις για πελάτες και ελεγκτές, μαζί με τη δημιουργία εγγράφων και τα αρχεία πιστοποίησης. Για έναν οργανισμό πιστοποίησης, η έκκληση αφορά λιγότερο ένα δραματικό χαρακτηριστικό και περισσότερο για τη μείωση των χασμάτων μεταξύ των εργαλείων.
- Μια δομημένη ροή εργασιών πιστοποίησης με πύλες προόδου μεταξύ των μεγάλων φάσεων.
- Δημιουργία εγγράφων και εντύπων με χρήση δεδομένων που ήδη διατηρούνται στο αρχείο πιστοποίησης.
- Διαχείριση των προσόντων των ελεγκτών, κάλυψη του πεδίου εφαρμογής, αρχεία μαρτύρων και εκτιμήσεις προγραμματισμού.
- Χειρισμός μη συμμόρφωσης, έλεγχος επιτροπής, αρχεία αποφάσεων, ψηφιακές υπογραφές και έλεγχοι πιστοποιητικών.
- Ξεχωριστές πύλες για τα άτομα που διαχειρίζονται, ελέγχουν, ελέγχουν και λαμβάνουν υπηρεσίες πιστοποίησης.
- Ορατότητα επιτήρησης και επαναπιστοποίησης, ώστε οι μελλοντικές υποχρεώσεις να παραμένουν συνδεδεμένες με το αρχικό αρχείο.
Μια λογική προσέγγιση του AI στην αξιολόγηση της συμμόρφωσης
Το Certiva προωθεί επίσης εργασίες που υποβοηθούνται από το AI, συμπεριλαμβανομένων σχεδίων αναφορών ελέγχου, υπολογισμούς ημερών ελέγχου, προτάσεων ρήτρας-εξαίρεσης και ελέγχων για ελλιπή κάλυψη. Το σημείο που έχει σημασία εδώ είναι η δυνατότητα αναθεώρησης. Ο ιστότοπός της περιγράφει το AI ότι προετοιμάζει την εργασία και παρουσιάζει συλλογισμούς, ενώ η ομάδα πιστοποίησης εξετάζει, αλλάζει και εγκρίνει το αποτέλεσμα. Αυτός είναι ένας πιο αξιόπιστος ρόλος για την αυτοματοποίηση από το να επιτρέπει σε ένα μοντέλο να λάβει μια αδιαφανή απόφαση συμμόρφωσης ή πιστοποίησης.
Οι φορείς πιστοποίησης που αξιολογούν οποιαδήποτε δυνατότητα AI θα πρέπει να δοκιμάσουν τον τρόπο αναφοράς των πηγών, τον τρόπο καταγραφής των αλλαγών, ποια δεδομένα χρησιμοποιούνται, εάν οι πληροφορίες πελάτη εκπαιδεύουν εξωτερικά μοντέλα και πώς αποδεικνύεται η ανθρώπινη έγκριση. Η αποτελεσματικότητα είναι πολύτιμη, αλλά η αμεροληψία, η ικανότητα, η εμπιστευτικότητα και η υπεύθυνη λήψη αποφάσεων δεν μπορούν να εκχωρηθούν σε μια ετικέτα μάρκετινγκ.
Ποιος πρέπει να ρίξει μια πιο προσεκτική ματιά
Το Certiva σχετίζεται περισσότερο με διαπιστευμένους φορείς πιστοποίησης συστημάτων διαχείρισης—ή οργανισμούς που προετοιμάζονται να επισημοποιήσουν αυτές τις λειτουργίες—που αναγνωρίζουν το κόστος της κατακερματισμένης διαχείρισης. Ένα μικρότερο σώμα μπορεί να εκτιμά σταθερές πύλες και λιγότερες μη αυτόματες υπενθυμίσεις. Ένας αναπτυσσόμενος οργανισμός μπορεί να ενδιαφέρεται περισσότερο για την κατανομή των ελεγκτών, την προβολή του χαρτοφυλακίου, την πολυτυπική εργασία και ένα αρχείο που είναι ευκολότερο να δειγματιστεί κατά την αξιολόγηση της διαπίστευσης.
Ο ιστότοπος αυτή τη στιγμή παρέχει υποστήριξη για ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO/IEC 27001, ISO 22000, ISO 13485, ISO 37001, και ISO 50001. Αυτή η λίστα είναι χρήσιμη, αλλά ένας αγοραστής θα πρέπει να επαληθεύσει τους δικούς του κανόνες του φορέα διαπίστευσης, τους κωδικούς τομέα, τη δομή αποφάσεων, τα πρότυπα εγγράφων, τις γλώσσες, τις ενσωματώσεις, τις απαιτήσεις διαμονής δεδομένων και τις ανάγκες μετανάστευσης κατά τη διάρκεια μιας επίδειξης.
Ερωτήσεις που πρέπει να φέρετε σε μια επίδειξη Certiva
Μια χρήσιμη αξιολόγηση λογισμικού θα πρέπει να βασίζεται σε ένα πραγματικό αρχείο πιστοποίησης και όχι σε μια ξενάγηση χαρακτηριστικών. Ζητήστε από την ομάδα να διαμορφώσει την εφαρμογή, το πρόγραμμα ελέγχου, το πρότυπο αναφοράς, τη διαδρομή μη συμμόρφωσης, τη διαδικασία λήψης αποφάσεων, το πιστοποιητικό και τον κύκλο επιτήρησης. Στη συνέχεια, δοκιμάστε μια εξαίρεση: έναν ελεγκτή που δεν έχει το απαιτούμενο πεδίο εφαρμογής, ένα ανοιχτό εύρημα του Σταδίου 1, μια αλλαγμένη τοποθεσία, μια εκπρόθεσμη υπογραφή ή μια απόφαση που επιστρέφεται για περισσότερα στοιχεία. Ο τρόπος με τον οποίο ένα σύστημα χειρίζεται τις εξαιρέσεις αποκαλύπτει συχνά περισσότερα από το ταμπλό.
Αξίζει επίσης να διευκρινιστούν οι αρμοδιότητες υλοποίησης, η εισαγωγή δεδομένων, τα δικαιώματα ρόλων, τα αρχεία καταγραφής ελέγχου, οι επιλογές δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας και εξαγωγής, η κάλυψη υποστήριξης, η βάση τιμολόγησης και τι συμβαίνει με τις εγγραφές εάν λήξει η συνδρομή. Οι φορείς πιστοποίησης έχουν μεγάλες περιόδους διατήρησης και δεν έχουν την πολυτέλεια να ανακαλύψουν αργά ότι τα αποδεικτικά τους στοιχεία είναι δύσκολο να ανακτηθούν.
Γιατί παραπέμπουμε τους αναγνώστες στο Certiva
Παραπέμπουμε τους αναγνώστες στο Certiva επειδή αντιμετωπίζει την εργασία πιστοποίησης ως εργασία πιστοποίησης. Η δημόσια επίδειξη και οι σελίδες λεπτομερών χαρακτηριστικών της πλατφόρμας καθιστούν δυνατή την επιθεώρηση του μοντέλου λειτουργίας πριν από την κράτηση μιας συνομιλίας και η έμφαση σε μια συνδεδεμένη διαδρομή αποδεικτικών στοιχείων αντιμετωπίζει ένα πραγματικό πρόβλημα για τους οργανισμούς πιστοποίησης που βασίζονται σε αποσυνδεδεμένα εργαλεία.
Εξερευνήστε το προϊόν και το λειτουργικό του επίδειξη μέσω του https://www.getcertiva.com. Εάν η τρέχουσα διαδικασία απαιτεί από το προσωπικό να ανασυνθέσει την ιστορία μιας πιστοποίησης από εισερχόμενα, φακέλους και υπολογιστικά φύλλα, το Certiva είναι μια αξιόλογη πλατφόρμα που πρέπει να συμπεριληφθεί σε μια δομημένη αξιολόγηση.
Χρειάζεστε βοήθεια στην επιλογή υπηρεσίας;
Συγκρίνετε τις βασικές υπηρεσίες και επιλέξτε τη σωστή διαδρομή υποβολής για την κατηγορία προϊόντος σας.