Việc gia hạn đăng ký cơ sở thực phẩm năm 2026 phải được nộp điện tử qua tài khoản FDA Industry Systems (FIS), trừ khi FDA đã chấp thuận miễn trừ cho phép nộp qua bưu điện hoặc fax. Nghe có vẻ đơn giản, cho đến khi cơ sở phát hiện không ai trong công ty biết thông tin đăng nhập. Đăng ký được tạo từ nhiều năm trước bởi một đơn vị tư vấn, một nhân viên cũ hoặc đại lý hải quan của nhà nhập khẩu, và tài khoản đã đi theo họ. Nếu quý vị đang ở trong tình huống này, quý vị vẫn còn thời gian để khắc phục trước ngày 31 tháng 12 năm 2026, nhưng không còn nhiều.
Trước tiên, xác định quý vị thực sự đang có gì
Hãy tìm xác nhận đăng ký ban đầu, một email cũ từ FDA hoặc Thông báo trước (Prior Notice) của một lô hàng trước đây. Các tài liệu này thường ghi số đăng ký cơ sở thực phẩm gồm 11 chữ số. Hãy hỏi cả nhà nhập khẩu và đại lý hải quan, vì họ cần số này cho Thông báo trước và thường lưu trong hồ sơ. Có số đăng ký, quý vị có thể xác nhận đăng ký có tồn tại hay không và cần liên hệ với ai.
Ba tình huống thường gặp
1. Đơn vị tư vấn hoặc US Agent cũ đã tạo tài khoản
Đây là trường hợp phổ biến nhất. Đăng ký thuộc về cơ sở của quý vị, ngay cả khi tài khoản chứa đăng ký đó thuộc về người khác. Hãy đề nghị bằng văn bản để nhà cung cấp cũ gia hạn theo chỉ dẫn của quý vị, hoặc phối hợp chuyển đăng ký sang một tài khoản do công ty quý vị kiểm soát. Giữ yêu cầu lịch sự và cụ thể: nêu số đăng ký, tên cơ sở và hạn chót. Nếu họ không hợp tác, hãy liên hệ bộ phận hỗ trợ đăng ký của FDA (xem bên dưới) kèm số đăng ký và thông tin cơ sở để hỏi cách xử lý.
2. Tài khoản là của quý vị nhưng mất mật khẩu hoặc mã PIN
Việc đặt lại mật khẩu được thực hiện qua trang đăng nhập FIS. Mã PIN đăng ký, do FDA cấp cùng với đăng ký, tách biệt với mật khẩu. Nếu mất mã PIN, bộ phận hỗ trợ của FDA là nơi để yêu cầu cấp lại. Đừng chờ đến cuối tháng 12 mới làm việc này, vì hàng chờ tại bộ phận hỗ trợ sẽ dài thêm khi hạn chót đến gần.
3. Không ai tìm thấy bất kỳ hồ sơ nào
Nếu không tìm thấy số đăng ký ở đâu cả, có thể cơ sở chưa bao giờ được đăng ký, hoặc đăng ký đã bị hủy. Trong trường hợp đó, việc cần làm là đăng ký mới, không phải gia hạn. Đó cũng là con đường đúng nếu đăng ký cũ đã hết hiệu lực.
Những điều không nên làm
- Không tạo đăng ký thứ hai cho cùng một cơ sở chỉ vì không truy cập được đăng ký thứ nhất. Hồ sơ trùng lặp gây nhầm lẫn tại biên giới và với FDA.
- Không gửi tên đăng nhập, mật khẩu hoặc mã PIN FDA của quý vị qua email, tin nhắn hay trong chứng từ lô hàng cho bất kỳ ai, kể cả FDABridge. Một nhà cung cấp hợp pháp sẽ làm việc thông qua quy trình ủy quyền được FDA hỗ trợ.
- Không mặc định rằng đơn vị tư vấn cũ đã gia hạn. Hãy yêu cầu xác nhận gia hạn.
Ai được phép gia hạn
Quy định của FDA cho phép đăng ký được nộp bởi chủ sở hữu, người vận hành hoặc người phụ trách (agent in charge) của cơ sở, hoặc bởi một cá nhân được họ ủy quyền. Khi bên thứ ba nộp thay quý vị, hồ sơ sẽ ghi rõ ai đã ủy quyền. Sử dụng một chuyên gia được ủy quyền là việc bình thường và hợp pháp. Còn giao thông tin đăng nhập của quý vị cho người khác lại là chuyện hoàn toàn khác.
Trong khi xử lý quyền truy cập, hãy kiểm tra dữ liệu
Khi đã lấy lại quyền truy cập, hồ sơ gia hạn vẫn cần nội dung chính xác. Kiểm tra số DUNS dùng làm mã định danh cơ sở duy nhất có khớp với tên pháp lý và địa chỉ thực tế của cơ sở hay không. Kiểm tra các nhóm sản phẩm có phản ánh đúng những gì quý vị đang sản xuất hiện nay, và US Agent được ghi tên có thực sự đại diện cho quý vị hay không. Các hướng dẫn của chúng tôi về số UFI là gì và vì sao FDA từ chối đăng ký cơ sở thực phẩm trình bày những lỗi phổ biến nhất. Nếu US Agent hiện tại là một phần của vấn đề, quý vị có thể gia hạn và thay đổi US Agent cùng lúc.
Thông tin liên hệ FDA khi gặp vấn đề về đăng ký
Có thể liên hệ bộ phận hỗ trợ đăng ký của FDA qua FURLS@fda.gov hoặc số +1 240 247 8804. Hãy chuẩn bị sẵn số đăng ký, tên và địa chỉ cơ sở, cùng tên người được ủy quyền hành động trước khi liên hệ.
FDABridge có thể giúp quý vị xác định cần gia hạn, chuyển đổi US Agent hay đăng ký mới, sau đó nộp hồ sơ khi đã có quyền truy cập. FDA không thu phí đăng ký hoặc gia hạn.
Nguồn tham khảo
- FDA, FDA Reminds Food Facilities of Biennial Renewal Requirements (FDA nhắc các cơ sở thực phẩm về yêu cầu gia hạn hai năm một lần) (ngày 29 tháng 9 năm 2026): https://www.fda.gov/food/hfp-constituent-updates/fda-reminds-food-facilities-biennial-renewal-requirements
- 21 CFR Part 1, Subpart H, Registration of Food Facilities (Đăng ký cơ sở thực phẩm): https://www.ecfr.gov/current/title-21/chapter-I/subchapter-A/part-1/subpart-H