Mọi cơ sở thực phẩm đã đăng ký với FDA phải gia hạn trong khoảng từ ngày 1 tháng 10 đến ngày 31 tháng 12 của mỗi năm chẵn. Thời hạn hiện tại kết thúc vào ngày 31 tháng 12 năm 2026, và FDA cho biết sẽ coi đăng ký của bất kỳ cơ sở nào chưa gia hạn trước thời điểm đó là đã hết hiệu lực. Nhiều cơ sở nước ngoài cũng tận dụng giai đoạn này để xem xét lại US Agent của mình. Một số đang trả phí hằng năm cho một US Agent chưa từng liên lạc với họ. Số khác đã mất liên lạc với đơn vị tư vấn đã đăng ký cho họ từ nhiều năm trước. Gia hạn và thay đổi US Agent có thể thực hiện cùng lúc, nhưng đó là hai thao tác riêng biệt và quý vị cần cả hai.
Gia hạn và đổi US Agent là hai hồ sơ khác nhau
Gia hạn là xác nhận hoặc cập nhật toàn bộ đăng ký: tên và địa chỉ cơ sở, số DUNS dùng làm mã định danh cơ sở duy nhất (UFI), thông tin chủ sở hữu và người vận hành, đầu mối liên hệ khẩn cấp, nhóm sản phẩm thực phẩm, hoạt động và US Agent. Đổi US Agent chỉ thay thế một trường thông tin trong hồ sơ đó. Nếu quý vị chỉ cập nhật US Agent vào tháng 12, đăng ký của quý vị vẫn chưa được gia hạn. Nếu quý vị gia hạn mà không thay một US Agent không còn đại diện cho mình, quý vị sẽ có một đăng ký còn hiệu lực nhưng ghi tên một đầu mối liên hệ mà FDA không thể tin cậy.
Cách làm gọn gàng nhất là nộp hồ sơ gia hạn đã ghi sẵn US Agent mới, sau khi US Agent mới đã đồng ý nhận chỉ định. FDA xác minh thông tin US Agent với chính US Agent đó, vì vậy US Agent mà quý vị chỉ định phải biết trước hồ sơ của quý vị và xác nhận.
Dấu hiệu cho thấy đã đến lúc đổi US Agent
- Quý vị không thể nêu tên cá nhân hoặc công ty đang làm US Agent cho mình, hoặc không biết họ liên hệ với quý vị bằng cách nào.
- Quý vị chưa bao giờ nhận được lời nhắc gia hạn, thư từ của FDA hay bản cập nhật quy định nào từ họ.
- Hóa đơn hằng năm của US Agent đến đều đặn, nhưng câu hỏi gửi cho họ thì không được trả lời.
- Họ không cho quý vị biết ai đang nắm tài khoản FDA Industry Systems (FIS) của quý vị, hoặc không chia sẻ thông tin đăng ký.
- Họ không thể giao tiếp với quý vị bằng ngôn ngữ mà đội ngũ của quý vị sử dụng.
US Agent là kênh liên lạc của FDA với cơ sở của quý vị, cho cả các câu hỏi thường lệ lẫn tình huống khẩn cấp. Hướng dẫn của chúng tôi về vì sao mọi cơ sở thực phẩm nước ngoài đều cần US Agent giải thích chi tiết vai trò này.
Cách kết hợp gia hạn và chuyển đổi
- Xác nhận cơ sở vẫn cần được đăng ký và thu thập số đăng ký hiện tại.
- Bảo đảm một người có thẩm quyền tại công ty có thể đăng nhập vào tài khoản FIS đang giữ đăng ký. Nếu không thể, hãy đọc hướng dẫn của chúng tôi về gia hạn khi bị mất quyền truy cập tài khoản FDA trước tháng 12.
- Kiểm tra hồ sơ DUNS có cùng tên pháp lý và địa chỉ thực tế với đăng ký cơ sở hay không. Thông tin không khớp là lý do phổ biến khiến việc gia hạn bị đình trệ. Xem bài số UFI là gì để biết các quy định.
- Thỏa thuận bằng văn bản với US Agent mới về việc chỉ định, bao gồm ngày bắt đầu và phạm vi dịch vụ.
- Nộp hồ sơ gia hạn với thông tin của US Agent mới, đồng thời cập nhật nhóm sản phẩm, thông tin liên hệ và hoạt động.
- Lưu xác nhận gia hạn và văn bản chấp nhận của US Agent cùng nhau trong hồ sơ tuân thủ. Sau đó thông báo cho US Agent cũ, nhà nhập khẩu và đại lý hải quan của quý vị.
Chi phí
FDA không thu phí đăng ký hoặc gia hạn cơ sở thực phẩm. Mọi khoản quý vị trả đều là phí dịch vụ chuyên môn. FDABridge công bố giá: dịch vụ Gia hạn Cơ sở Thực phẩm + Chuyển đổi US Agent có giá $349 và bao gồm 12 tháng dịch vụ US Agent kể từ ngày việc chỉ định được chấp nhận trong hồ sơ FDA. Dịch vụ không tự động gia hạn. Khi đã có đầy đủ thông tin và quyền truy cập tài khoản, thời gian xử lý hồ sơ của chúng tôi là 2 ngày, còn thời gian xác thực của FDA được tính riêng.
Đừng để đến tuần cuối cùng
Các vấn đề về quyền truy cập tài khoản, chỉnh sửa DUNS và xác nhận của US Agent đều có thể mất thời gian nằm ngoài tầm kiểm soát của quý vị. Bắt đầu từ tháng 11 sẽ còn thời gian để khắc phục trước ngày 31 tháng 12. Nếu đăng ký hết hiệu lực, thực phẩm từ cơ sở đó có thể bị giữ khi đến Hoa Kỳ cho đến khi có đăng ký hợp lệ. Bài viết của chúng tôi về thời hạn gia hạn và chế tài giải thích điều gì xảy ra sau hạn chót, và hướng dẫn gia hạn năm 2026 trình bày toàn bộ quy trình.
Nguồn tham khảo
- FDA, FDA Reminds Food Facilities of Biennial Renewal Requirements (FDA nhắc các cơ sở thực phẩm về yêu cầu gia hạn hai năm một lần) (ngày 29 tháng 9 năm 2026): https://www.fda.gov/food/hfp-constituent-updates/fda-reminds-food-facilities-biennial-renewal-requirements
- 21 CFR Part 1, Subpart H, Registration of Food Facilities (Đăng ký cơ sở thực phẩm): https://www.ecfr.gov/current/title-21/chapter-I/subchapter-A/part-1/subpart-H