Reînnoirea bianuală a înregistrării de către FDA nu este o sugestie. Este o cerință legală cu consecințe reale pentru facilitățile care nu respectă termenul limită. În timpul ciclului de reînnoire din 2018, 47.635 de înregistrări ale instalațiilor alimentare au fost eliminate din baza de date a FDA pentru că nu au fost reînnoite. Aceste instalații și fiecare produs pe care l-au fabricat au fost imediat blocate de pe piața SUA. Nici o transportare nu putea trece la vamă. Nu au fost prelucrate depunerile de notificare prealabilă. Pentru producătorii străini care depind de exporturile din SUA, o dată limitată de reînnoire ratată nu reprezintă un inconvenient administrativ. Este un dezastru comercial.
Ce se întâmplă când înregistrarea ta expiră
Dacă o instituţie alimentară nu își reînnoieste înregistrarea până la 31 decembrie al anului de reînnoire, FDA dezactivează în mod automat înregistrarea. Numărul de înregistrare al instituţiei devine invalid. Orice încercare de a depune un notificare prealabilă folosind acel număr de înregistrare va fi respinsă de sistemul PNSI al FDA. Serviciile vamale și de protecție a frontierelor din SUA vor refuza intrarea în transportul de la instalații neînregistreate. Nu există o perioadă de grație. La 1 ianuarie al anului următor, instalaţia dvs. nu mai este recunoscută de FDA ca un centru alimentar înregistrat.
Transporturi în tranzit
Produsele care sunt în tranzit în Statele Unite când înregistrea ta expiră se confruntă cu un destin incert. Dacă expedierea ajunge la un port din SUA după ce înregistrarea dumneavoastră a fost dezactivată, notificarea de la început va fi înșelată sau va fi semnalizată. Transportul poate fi refuzat de intrare, păstrat în depozitul obligaţiunilor vamale la cheltuielile dumneavoastră sau returnat în țara de origine. Taxele de depozitare la porturile din SUA se acumulează rapid adesea sute de dolari pe zi pe container. O singură reînnoire ratată poate genera pierderi de cinci cifre din o singură expediție.
Nu poţi reînnoi o înregistrare expirată
Acesta este un detaliu critic pe care mulți producători îl ratează. După expirarea înregistrării, nu poți să o reînnoiști. Registrul expirat a dispărut. Trebuie să depuneți o înregistrare complet nouă, care generează un nou număr de înregistrare. Această nouă înregistrare trebuie să treacă printr-un proces complet de depunere și verificare, inclusiv prin verificarea numărului DUNS. Timpurile de prelucrare variază, iar nu există cale accelerată pentru instalațiile care au ratat termenul de reînnoire. În timpul intervalului dintre expirare și înregistrare nouă, instalația dvs. nu are acces la piața SUA.
Complicaţii pentru agenţii din SUA
Agentul dvs. din SUA trebuie să confirme în mod activ dorinţa lor de a servi ca agent în timpul procesului de reînnoire. Dacă agentul tău american a schimbat afacerea, s-a retras, a devenit nereactiv sau pur şi simplu nu a confirmat desemnarea, reînnoirea ta nu poate fi finalizată. Mulți producători străini descoperă probleme cu agenții americani doar atunci când încearcă să reînnoiască în octombrie sau noiembrie lăsând timp insuficient pentru a desemna un nou agent, a stabili comunicare și a finaliza reînnoirea înainte de termenul de 31 decembrie. Verificarea statutului agentului dvs. american şi a dorinţei de a sluji trebuie făcută cu câteva luni înainte de deschiderea fereastră de reînnoire.
Verificarea DUNS/UFI în timpul reînnoirii
Fiecare reînnoire declanşează o nouă verificare a numărului DUNS al instalaţiei dvs. prin sistemul automat al FDA. Dacă înregistrarea DUNS a devenit inactivă, dacă numele entității juridice a fost schimbat sau dacă adresa nu mai corespunde înregistrării FDA, verificarea va eşua. După cum am discutat în articolul nostru despre aplicarea UFI, rezolvarea problemelor DUNS cu Dun & Bradstreet poate dura de la 30 la 45 de zile un timp care se contrazice periculos cu fereastra de reînnoire dacă așteptați până în octombrie pentru a verifica.
Consecințe operaționale și financiare
În afară de pierderea directă a accesului la piață, o reînnoire ratată creează probleme operaționale în cascadă. Importatorii din SUA trebuie să suspende toate comenzile de cumpărare până când vă reînregistrați. Cumpărătorii cu amănuntul care au listat produsele dvs. trebuie să găsească furnizori alternativi sau să se confrunte cu situații de lipsă de stoc. Contracturile de distribuție pot include clauze de conformitate care permit distribuitorului să pună capăt relației în cazul în care înregistrea dumneavoastră la FDA expiră. Daunul de reputație al partenerilor comerciali americani poate dura ani de zile pentru a fi reparat, chiar și după ce vă este restaurată înregistrarea.
Paşi pentru a vă asigura că nu vă pierdeţi niciodată o nouă perioadă de viaţă
Începeți prin a marca fereastra de reînnoire 1 octombrie până la 31 decembrie pe calendarul de conformitate al companiei cu reamintiri de pregătire începând din iulie. Verificaţi starea numărului DUNS cu Dun & Bradstreet până în august. Confirmă-ţi numele de agent american şi informaţiile de contact până la 1 septembrie. Verificați categoriile de alimente înregistrate în funcție de liniile de produse actuale. Actualizează-ţi informaţiile de contact de urgenţă. Intră în sistemul de înregistrare al FDA în septembrie pentru a verifica dacă credentiale contului tău funcționează și că datele de înregistrare actuale sunt exacte. Înscrierea va fi depusă la 1 octombrie prima zi în care se deschide fereastra în loc să așteptăm până la ultimele săptămâni.
Construiţi un calendar de respectare
Un calendar de conformitate nu este un lux este un instrument de bază de gestionare a riscurilor. În plus față de reînnoirea bianuală, calendarul tău ar trebui să urmărească datele de confirmare a agenților americani, datele de revizuire a dosarelor DUNS, datele de reanalizare anuală a planului de siguranță alimentară și orice termene de corespondență FDA. Acordarea unor persoane specifice responsabilităților pentru fiecare element al calendarului și stabilirea unor proceduri de rezervă pentru schimbările de personal. Producătorii care își pierd înregistrările sunt aproape întotdeauna cei care au tratat reînnoirea ca fiind responsabilitatea altcuiva.
FDABridge administrează renovearea bianuală a înregistrării instalațiilor alimentare FDA pentru producătorii străini, asigurând că verificarea DUNS, confirmarea agentului american și depunerea înregistrării sunt finalizate la timp în fiecare ciclu. De asemenea, asigurăm o gestionare proactivă a calendarului de conformitate, astfel încât nimic să nu cadă prin fisuri. Vizitați fdabridge.com/food pentru a afla mai multe informații sau contactați-vă la fdabridge.com/contact pentru a vă asigura reînnoirea în 2026.
Aveți nevoie de ajutor cu înregistrarea alimentară?
Vedeți serviciile alimentare, pachetele și opțiunile de asistență pentru exportatorii care livrează pe piața americană.