Todos os anos, entre 1º de outubro e 31 de dezembro, a FDA espera dois envios distintos das empresas que fabricam ou listam medicamentos para o mercado dos EUA. O registro do estabelecimento deve ser renovado, e toda listagem de medicamento que não tenha sido enviada nem atualizada durante o ano-calendário deve ser atualizada ou certificada como inalterada. Os dois envios caem no mesmo período de três meses e muitas vezes são preparados pela mesma pessoa, por isso é fácil tratá-los como uma única tarefa. Não são. Renovar o estabelecimento não certifica suas listagens, e certificar as listagens não renova o estabelecimento. Um fabricante estrangeiro que conclua apenas um dos dois ainda pode ver suas listagens expirarem em janeiro.
Registro do estabelecimento: renovado todos os anos, de 1º de outubro a 31 de dezembro
As instruções de registro de medicamentos da FDA afirmam que os estabelecimentos devem renovar o registro entre 1º de outubro e 31 de dezembro de cada ano. O registro de estabelecimento farmacêutico é anual, ao contrário do registro de estabelecimento alimentar, que é renovado nos anos pares. A renovação confirma os dados atuais do estabelecimento: nome e endereço; o número DUNS daquele local específico, e não um vinculado à sede corporativa; as operações realizadas no local (business operations); e seus contatos. Um estabelecimento estrangeiro também deve identificar seu Agente nos EUA, incluindo o número DUNS do Agente nos EUA, e os importadores de seus medicamentos. A FDA observa que um estabelecimento estrangeiro precisa concluir o registro antes que seus medicamentos possam ser oferecidos para importação nos Estados Unidos.
A FDA afirma que, após um envio bem-sucedido, as informações do estabelecimento aparecem no Drug Establishments Current Registration Site (DECRS) até o fim do dia útil seguinte, com data de vencimento em 31 de dezembro do ano seguinte. O DECRS é público, de modo que importadores e clientes podem verificar por conta própria a situação de um estabelecimento. Um estabelecimento que perde o período de renovação deixa de ter um registro vigente para apresentar.
Listagens de medicamentos: atualize quando algo mudar, certifique quando nada mudar
A listagem de medicamentos é uma obrigação separada, prevista no 21 CFR part 207. Cada registrante deve revisar e atualizar suas informações de listagem no mais tardar em junho e em dezembro de cada ano, abrangendo medicamentos recém-fabricados, medicamentos descontinuados, medicamentos cuja fabricação foi retomada e qualquer alteração relevante em informações já enviadas. A FDA também incentiva os registrantes a atualizar uma listagem no momento em que a alteração ocorre. Uma listagem recém-enviada ou atualizada durante o ano-calendário é considerada certificada até 31 de dezembro do ano-calendário seguinte.
Para as listagens que não foram enviadas nem atualizadas durante o ano-calendário, o 21 CFR 207.57(b)(2) exige uma atualização ou uma certificação de que nada mudou desde a última atualização. A FDA aceita essa certificação na forma de uma certificação em bloco de ausência de alterações (blanket no-changes certification), enviada como submissão no formato SPL (Structured Product Labeling). Ela só pode ser enviada entre 1º de outubro e 31 de dezembro, o mesmo período da renovação do estabelecimento. Fora desse período, certificar uma listagem exige um SPL de listagem atualizado ou revisado para cada NDC.
O que acontece em janeiro com as listagens não certificadas
As instruções de listagem da FDA afirmam que, todo mês de janeiro, a FDA inativa as listagens de medicamentos de uso humano que não foram certificadas no período de 1º de outubro a 31 de dezembro, e que as listagens inativadas são removidas do NDC Directory e de outras publicações de listagens. No próprio material de treinamento da FDA, as listagens não certificadas são descritas como expiradas em janeiro e sujeitas a inativação e remoção das bases de dados. Na prática, o produto deixa de aparecer na referência pública que os parceiros da cadeia de suprimentos usam para consultar NDCs, e trazê-lo de volta exige um envio de listagem, e não uma certificação tardia.
A inativação não substitui a retirada da listagem. A orientação da FDA aos registrantes é retirar da listagem um produto que não esteja mais em distribuição comercial nos EUA, e a FDA ressalta que uma listagem inativada não está em conformidade, mesmo quando o medicamento foi descontinuado.
Planeje os dois envios separadamente
Convém que uma empresa com vários estabelecimentos e muitos NDCs trate o fim de ano como duas frentes de trabalho: uma renovação para cada estabelecimento e uma decisão para cada listagem — atualizá-la, certificá-la ou retirar o produto da listagem se ele não for mais comercializado nos Estados Unidos. Manter as frentes separadas também facilita perceber quando uma mudança no estabelecimento, como um novo Agente nos EUA ou importador, tem consequências para as listagens.
Checklist de fim de ano para estabelecimentos farmacêuticos estrangeiros
- Confirme a razão social, o endereço físico, o número DUNS específico do local e as operações realizadas no estabelecimento.
- Confirme o Agente nos EUA e os importadores indicados no registro, incluindo o número DUNS do Agente nos EUA.
- Revise cada NDC ativo: ele foi enviado ou atualizado neste ano-calendário, precisa de atualização ou pode entrar na certificação em bloco de ausência de alterações?
- Retire da listagem os produtos que não estão mais em distribuição comercial nos EUA, em vez de deixar suas listagens expirarem.
- Guarde as confirmações de recebimento dos envios, o resultado do DECRS e as entradas do NDC Directory junto com seus registros de conformidade.
Orientações relacionadas
Os requisitos de base são explicados nos artigos sobre o que os fabricantes estrangeiros devem enviar no registro de estabelecimento farmacêutico e sobre como os fabricantes estrangeiros enviam listagens de medicamentos conforme o 21 CFR 207. A estrutura do NDC é tratada em o que é um número NDC e como os fabricantes estrangeiros de medicamentos obtêm um, e a mudança da FDA para um formato único de NDC com doze dígitos é explicada no guia da regra final do NDC de doze dígitos. A proposta separada de julho de 2026, que ampliaria o conjunto de estabelecimentos estrangeiros obrigados a se registrar, é discutida em a regra proposta de 2026 sobre o registro de estabelecimentos farmacêuticos estrangeiros.
Como a FDABridge apoia os envios de fim de ano de medicamentos
O serviço de Registro de Estabelecimento Farmacêutico da FDABridge inclui a cobertura de Agente nos EUA no primeiro ano e suporte à renovação anual do registro. As listagens de medicamentos são preparadas por produto como envios SPL de Listagem de Medicamentos, e as solicitações de Código NDC Labeler são tratadas como um serviço separado. As condições do Agente nos EUA estão descritas na página do serviço de Agente nos EUA. Registro e listagem não significam que a FDA aprovou um estabelecimento ou seus medicamentos.
Fontes: FDA, How to Register a Drug Establishment (https://www.fda.gov/drugs/drug-registration-and-listing-instructions/how-register-drug-establishment); FDA, How to List a Drug (https://www.fda.gov/drugs/drug-registration-and-listing-instructions/how-list-drug); FDA, Listing Updates and Blanket No Changes Certification Demo, SBIA 2024 (https://www.fda.gov/media/184341/download).