Certiva: Platforma operacyjna jednostki certyfikującej warta poznania

Organy certyfikujące rzadko mają problemy z powodu braku kolejnego arkusza kalkulacyjnego. Trudniejszym problemem jest utrzymanie powiązania wniosków, ofert, kompetencji audytorów, planów audytu, ustaleń, decyzji komisji, certyfikatów i dat nadzoru z jednym uzasadnionym rekordem. W miarę jak liczba klientów rośnie, proces podzielony na e-maile, współdzielone dyski, kalendarze i ręcznie sporządzane dokumenty staje się coraz trudniejszy do nadzorowania.

Dlatego Certiva zwrócił naszą uwagę. Platforma w https://www.getcertiva.com jest skierowana konkretnie do jednostek certyfikujących działających zgodnie z ISO/IEC 17021-1, a nie jako ogólny CRM, który został przemianowany na rynek certyfikacji. Jej publiczne materiały produktowe odzwierciedlają cykl życia certyfikacji od zgłoszenia i planowania, przez audyty, decyzję, wydanie certyfikatu, aż po nadzór.

Dlaczego workflow zaprojektowany na konkretny cel ma znaczenie

Plik certyfikacyjny to nie jest po prostu okazja sprzedażowa przechodząca przez etapy pipeline. Niektóre kroki zależą od dowodów z wcześniejszych kroków; role muszą pozostać odrębne; kompetencje audytora muszą odpowiadać zakresowi; niezgodności muszą zostać rozwiązane przed podjęciem decyzji; a sama decyzja certyfikacyjna wymaga odpowiedzialnego zapisu. Narzędzia ogólne mogą przechowywać pliki i przydzielać zadania, ale niekoniecznie rozumieją te zależności.

Najciekawszym wyborem projektowym Certiva jest jego kontrolowany cykl życia. Firma opisuje narzuconą sekwencję obejmującą aplikację, planowanie, wycenę, umowę, przegląd dokumentów, Etap 1, Etap 2, przegląd komitetu, wydanie certyfikatu i nadzór. W praktyce może to pomóc organowi certyfikującemu uczynić jego udokumentowaną procedurę widoczną w codziennej pracy, zamiast polegać na tym, że pracownicy będą pamiętać każdą fazę ręcznie.

To, co platforma wydaje się łączyć

Zgodnie z publicznymi stronami produktów, Certiva przechowuje formularze, podpisy, ustalenia, dowody, zatwierdzenia i znaczniki czasu w tym samym aktywnym rejestrze certyfikacji. Oferuje także dedykowane widoki dla klientów i audytorów, wraz z generowaniem dokumentów i rejestrami kwalifikacji. Dla jednostki certyfikującej atrakcyjność polega mniej na jednej spektakularnej funkcji, a bardziej na zmniejszaniu luk między narzędziami.

• Ustrukturyzowany proces certyfikacji z punktami kontrolnymi między głównymi etapami.
• Generowanie dokumentów i formularzy przy użyciu danych już zawartych w rejestrze certyfikacji.
• Zarządzanie kwalifikacjami audytorów, zakresem działania, rejestrami świadków oraz kwestiami związanymi z harmonogramem.
• Obsługa niezgodności, przegląd komisji, zapisy decyzji, podpisy elektroniczne i kontrola certyfikatów.
• Osobne portale dla osób, które zarządzają, przeprowadzają audyt, przeglądają i otrzymują usługi certyfikacyjne.
• Widoczność nadzoru i ponownej certyfikacji, aby przyszłe zobowiązania pozostały powiązane z oryginalnym rekordem.

Rozsądne podejście do AI w ocenie zgodności

Certiva promuje również pracę wspomaganą przez AI, w tym wstępne raporty audytowe, obliczenia w dniu audytu, sugestie dotyczące wyłączeń klauzul oraz kontrole brakujących pokryć. Istotną kwestią tutaj jest możliwość przeglądu. Na swojej stronie internetowej AI opisuje się jako przygotowujący pracę i prezentujący rozumowanie, podczas gdy zespół ds. certyfikacji przegląda, modyfikuje i zatwierdza wynik. To jest bardziej wiarygodna rola dla automatyzacji niż pozwalanie modelowi podejmować nieprzejrzyście decyzje dotyczące zgodności lub certyfikacji.

Organy certyfikujące oceniające dowolną funkcję AI powinny nadal testować, jak cytowane są źródła, jak rejestrowane są zmiany, jakie dane są używane, czy informacje o klientach są wykorzystywane do szkolenia zewnętrznych modeli oraz w jaki sposób dokumentowane jest zatwierdzenie przez człowieka. Wydajność jest cenna, ale bezstronność, kompetencje, poufność i odpowiedzialne podejmowanie decyzji nie mogą zostać przekazane etykiecie marketingowej.

Kto powinien przyjrzeć się bliżej

Certiva jest najbardziej istotne dla akredytowanych jednostek certyfikujących systemy zarządzania — lub organizacji przygotowujących się do formalizacji tych operacji — które dostrzegają koszty rozdrobnionego zarządzania. Mniejsze ciało może cenić spójne bramy i mniej ręcznych przypomnień; rosnące ciało może bardziej dbać o alokację audytorów, widoczność portfolio, pracę wielostandardową oraz rekord łatwiejszy do przetestowania podczas oceny akredytacyjnej.

Strona obecnie prezentuje wsparcie dla ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO/IEC 27001, ISO 22000, ISO 13485, ISO 37001 oraz ISO 50001. Ta lista jest pomocna, ale nabywca powinien zweryfikować własne zasady jednostki akredytacyjnej, kody sektorów, strukturę decyzyjną, szablony dokumentów, języki, integracje, wymagania dotyczące miejsca przechowywania danych oraz potrzeby migracji podczas prezentacji.

Pytania do zabrania na prezentację Certiva

Przydatna ocena oprogramowania powinna opierać się na jednym rzeczywistym pliku certyfikacyjnym, a nie na dopracowanej prezentacji funkcji. Poproś zespół o skonfigurowanie Twojej aplikacji, programu audytu, szablonu raportu, ścieżki niezgodności, procesu podejmowania decyzji, certyfikatu oraz cyklu nadzoru. Następnie przetestuj wyjątek: audytora, który nie posiada wymaganego zakresu, otwarte ustalenie Etapu 1, zmienioną lokalizację, zaległy podpis lub decyzję zwróconą w celu uzyskania dodatkowych dowodów. Sposób, w jaki system obsługuje wyjątki, często ujawnia więcej niż panel kontrolny.

Warto również wyjaśnić obowiązki związane z wdrożeniem, import danych, uprawnienia ról, rejestry audytu, opcje tworzenia kopii zapasowych i eksportu, zakres wsparcia, bazę cenową oraz to, co dzieje się z rekordami po zakończeniu subskrypcji. Organy certyfikacyjne mają długie okresy przechowywania i nie mogą pozwolić sobie na odkrycie w późnym czasie, że ich dowody są trudne do odzyskania.

Dlaczego odsyłamy czytelników do Certiva

Odsyłamy czytelników do Certiva, ponieważ traktuje ono pracę związaną z certyfikacją jako pracę związaną z certyfikacją. Publiczna demonstracja platformy oraz szczegółowe strony funkcji umożliwiają zapoznanie się z modelem operacyjnym przed umówieniem rozmowy, a jej nacisk na połączony ślad dowodowy rozwiązuje realny problem dla jednostek certyfikujących, które polegają na rozłącznych narzędziach.

Odkryj produkt i jego działającą wersję demonstracyjną poprzez https://www.getcertiva.com.. Jeśli Twój obecny proces wymaga od pracowników odtwarzania historii certyfikatu z skrzynek odbiorczych, folderów i arkuszy kalkulacyjnych, Certiva jest platformą wartą uwzględnienia w strukturalnej ocenie.