Ogni stabilimento alimentare registrato presso la FDA deve rinnovare la registrazione tra il 1° ottobre e il 31 dicembre di ogni anno pari. La finestra attuale si chiude il 31 dicembre 2026 e la FDA ha dichiarato che considererà scaduta la registrazione di qualsiasi stabilimento che non avrà rinnovato entro tale data. Molti stabilimenti esteri approfittano della finestra anche per rivalutare il proprio Agente negli USA. Alcuni pagano una tariffa annuale a un agente da cui non ricevono mai notizie. Altri hanno perso i contatti con il consulente che li aveva registrati anni prima. Rinnovo e cambio dell'Agente si possono fare insieme, ma sono due operazioni distinte e servono entrambe.
Rinnovo e cambio dell'Agente sono pratiche diverse
Il rinnovo conferma o aggiorna l'intera registrazione: nome e indirizzo dello stabilimento, numero DUNS utilizzato come identificativo univoco dello stabilimento (UFI), dati del proprietario e del gestore, contatto di emergenza, categorie di prodotti alimentari, attività e Agente negli USA. Il cambio dell'Agente sostituisce un solo campo di quel registro. Se a dicembre aggiorna soltanto l'Agente negli USA, la registrazione resta comunque non rinnovata. Se rinnova senza correggere un Agente che non agisce più per Lei, avrà una registrazione valida che indica un contatto su cui la FDA non può fare affidamento.
La soluzione più pulita è presentare il rinnovo indicando già il nuovo Agente negli USA, dopo che quest'ultimo ha accettato l'incarico. La FDA verifica le informazioni sull'Agente negli USA direttamente con l'agente, quindi l'agente indicato deve essere al corrente della pratica e confermarla.
Segnali che è ora di cambiare Agente negli USA
- Non sa indicare la persona o l'azienda che funge da Suo agente, o non sa come La contatta.
- Non ha mai ricevuto da loro un promemoria di rinnovo, corrispondenza della FDA o aggiornamenti normativi.
- La fattura annuale dell'agente arriva puntuale, ma le domande che Lei gli rivolge restano senza risposta.
- Non Le dicono chi detiene il Suo account FDA Industry Systems (FIS) o non Le comunicano i dati della Sua registrazione.
- Non sono in grado di comunicare in una lingua in cui lavora il Suo team.
L'Agente negli USA è il canale di comunicazione della FDA con il Suo stabilimento, sia per le questioni ordinarie sia per le emergenze. La nostra guida sul perché ogni stabilimento alimentare estero ha bisogno di un Agente negli USA spiega il ruolo nel dettaglio.
Come funzionano rinnovo e trasferimento combinati
- Confermare che lo stabilimento debba ancora essere registrato e recuperare il numero di registrazione attuale.
- Verificare che una persona autorizzata della Sua azienda possa accedere all'account FIS in cui si trova la registrazione. In caso contrario, leggere prima di dicembre la nostra guida al rinnovo quando non si ha più accesso all'account FDA.
- Controllare che il record DUNS riporti la stessa ragione sociale e lo stesso indirizzo fisico della registrazione dello stabilimento. Le discrepanze sono una causa frequente di blocco del rinnovo. Per le regole, si veda che cos'è il numero UFI.
- Concordare per iscritto l'incarico con il nuovo Agente negli USA, compresi la data di inizio e che cosa comprende la copertura.
- Presentare il rinnovo con i dati del nuovo agente e aggiornare contestualmente categorie di prodotti, contatti e attività.
- Conservare insieme, nel fascicolo di conformità, la conferma del rinnovo e l'accettazione dell'agente. Informare poi l'agente precedente, l'importatore e lo spedizioniere doganale.
Quanto costa
La FDA non applica alcuna tariffa per la registrazione o il rinnovo di uno stabilimento alimentare. Qualsiasi importo pagato è un compenso professionale. FDABridge pubblica il proprio prezzo: il servizio Rinnovo Stabilimento Alimentare FDA + Trasferimento Agente negli USA costa $349 e include 12 mesi di copertura come Agente negli USA dalla data in cui la designazione viene accettata nel registro FDA. La copertura non si rinnova automaticamente. Una volta disponibili informazioni complete e l'accesso all'account, i nostri tempi per la presentazione della pratica sono di 2 giorni; la convalida da parte della FDA è separata.
Non aspetti l'ultima settimana
Problemi di accesso all'account, correzioni del DUNS e conferme dell'agente possono richiedere ciascuno tempi che non dipendono da Lei. Iniziare a novembre lascia il margine per risolverli prima del 31 dicembre. Se la registrazione decade, gli alimenti provenienti da quello stabilimento possono essere trattenuti all'arrivo negli Stati Uniti finché non sarà in vigore una registrazione valida. Il nostro articolo su scadenze di rinnovo e sanzioni spiega che cosa succede dopo la scadenza, e la guida al rinnovo 2026 illustra l'intera procedura.
Fonti
- FDA, FDA Reminds Food Facilities of Biennial Renewal Requirements (promemoria sul rinnovo biennale, 29 settembre 2026): https://www.fda.gov/food/hfp-constituent-updates/fda-reminds-food-facilities-biennial-renewal-requirements
- 21 CFR Part 1, Subpart H, Registration of Food Facilities (registrazione degli stabilimenti alimentari): https://www.ecfr.gov/current/title-21/chapter-I/subchapter-A/part-1/subpart-H