Il rinnovo 2026 degli stabilimenti alimentari deve essere presentato per via elettronica tramite un account FDA Industry Systems (FIS), a meno che la FDA non abbia concesso una deroga per la presentazione via posta o fax. Sembra semplice, finché lo stabilimento non scopre che in azienda nessuno conosce le credenziali di accesso. La registrazione è stata creata anni fa da un consulente, da un ex dipendente o dallo spedizioniere doganale di un importatore, e l'account se n'è andato con loro. Se si trova in questa situazione, ha ancora tempo per rimediare prima del 31 dicembre 2026, ma non molto.
Per prima cosa, capisca che cosa ha in mano
Cerchi la conferma originale della registrazione, una vecchia email della FDA o una Prior Notice di una spedizione passata. Di solito vi compare il numero di registrazione dello stabilimento alimentare a 11 cifre. Chieda anche all'importatore e allo spedizioniere doganale, perché il numero serve loro per la Prior Notice e spesso lo hanno in archivio. Con il numero può verificare se la registrazione esiste e a chi deve rivolgersi.
Tre situazioni frequenti
1. L'account è stato creato da un ex consulente o agente
È il caso più frequente. La registrazione appartiene al Suo stabilimento, anche se l'account in cui si trova appartiene a qualcun altro. Chieda per iscritto all'ex fornitore di rinnovarla secondo le Sue istruzioni, oppure di collaborare al suo trasferimento in un account controllato dalla Sua azienda. Mantenga una richiesta cortese e precisa: indichi il numero di registrazione, lo stabilimento e la scadenza. Se non collabora, contatti l'help desk della FDA per le registrazioni (v. sotto) con il numero di registrazione e i dati dello stabilimento e chieda come procedere.
2. L'account è Suo, ma la password o il PIN sono andati persi
Il ripristino della password avviene dalla pagina di accesso FIS. Il PIN della registrazione, che la FDA rilascia insieme alla registrazione, è distinto dalla password. Se il PIN è stato smarrito, deve richiederlo all'help desk della FDA. Non aspetti la fine di dicembre, perché le code dell'help desk si allungano con l'avvicinarsi della scadenza.
3. Nessuno trova alcun documento
Se non si trova da nessuna parte un numero di registrazione, è possibile che lo stabilimento non sia mai stato registrato o che la registrazione sia stata cancellata. In questo caso serve una nuova registrazione, non un rinnovo. È la strada corretta anche se la vecchia registrazione è già scaduta.
Che cosa non fare
- Non crei una seconda registrazione per lo stesso stabilimento solo perché non riesce ad accedere alla prima. I record duplicati generano confusione alla frontiera e con la FDA.
- Non invii a nessuno il Suo nome utente, la password o il PIN FDA via email, chat o nei documenti di spedizione. Questo vale anche per FDABridge. Un fornitore legittimo opera invece tramite una procedura di autorizzazione supportata dalla FDA.
- Non dia per scontato che l'ex consulente abbia effettuato il rinnovo. Chieda la conferma del rinnovo.
Chi può effettuare il rinnovo
Le norme della FDA consentono che una registrazione sia presentata dal proprietario, dal gestore o dal responsabile dello stabilimento (agent in charge), oppure da una persona da essi autorizzata. Quando un terzo presenta la pratica per Suo conto, la presentazione indica chi l'ha autorizzata. Affidarsi a un professionista autorizzato è normale e lecito. Consegnare le proprie credenziali è tutt'altra cosa.
Mentre risolve l'accesso, controlli i dati
Una volta recuperato l'accesso, il rinnovo richiede comunque contenuti corretti. Verifichi che il numero DUNS utilizzato come identificativo univoco dello stabilimento corrisponda alla ragione sociale e all'indirizzo fisico dello stabilimento. Controlli che le categorie di prodotti rispecchino ciò che produce oggi e che l'Agente negli USA indicato agisca davvero per Lei. Le nostre guide su che cos'è il numero UFI e sul perché la FDA respinge le registrazioni degli stabilimenti alimentari trattano gli errori più comuni. Se il Suo attuale agente è parte del problema, può rinnovare e cambiare contestualmente l'Agente negli USA.
Contatti FDA per i problemi di registrazione
L'help desk della FDA per le registrazioni è raggiungibile all'indirizzo FURLS@fda.gov o al numero +1 240 247 8804. Prima di contattarlo, tenga a portata di mano il numero di registrazione, il nome e l'indirizzo dello stabilimento e il nome della persona autorizzata ad agire.
FDABridge può aiutarLa a capire se Le serve un rinnovo, un trasferimento dell'Agente o una nuova registrazione, e quindi a presentare la pratica non appena l'accesso è disponibile. La FDA non applica alcuna tariffa per la registrazione o il rinnovo.
Fonti
- FDA, FDA Reminds Food Facilities of Biennial Renewal Requirements (promemoria sul rinnovo biennale, 29 settembre 2026): https://www.fda.gov/food/hfp-constituent-updates/fda-reminds-food-facilities-biennial-renewal-requirements
- 21 CFR Part 1, Subpart H, Registration of Food Facilities (registrazione degli stabilimenti alimentari): https://www.ecfr.gov/current/title-21/chapter-I/subchapter-A/part-1/subpart-H