Una torrefazione di caffè speciale nel Minas Gerais, in Brasile, esportava negli Stati Uniti da due anni tramite un piccolo importatore a Miami. La registrazione FDA era attiva. Le spedizioni venivano sdoganate. Nessun fermo. Tutto sembrava funzionare.
Poi l'importatore è cambiato. Il nuovo importatore ha eseguito una verifica di conformità — cosa che il primo importatore non aveva mai fatto — e ha segnalato un'incongruenza che si nascondeva in bella vista fin dal primo giorno.
La discrepanza
La ragione sociale dell'azienda sulla Receita Federal brasiliana era 'Fazenda São Jorge Cafés Especiais Ltda.' Il numero DUNS emesso da Dun & Bradstreet era registrato sotto 'Fazenda Sao Jorge Cafe Ltda' — senza accenti, abbreviato, senza 'Especiais'. La registrazione dello stabilimento alimentare FDA utilizzava 'São Jorge Coffee Estate' — un nome commerciale inglese che non corrispondeva né alla ragione sociale né al record DUNS.
Tre nomi diversi in tre sistemi diversi. La registrazione FDA era tecnicamente invalida perché il nome dello stabilimento non corrispondeva al record DUNS. Il record DUNS era tecnicamente errato perché non corrispondeva alla ragione sociale dell'entità giuridica nel registro delle imprese brasiliano. Ogni spedizione entrata negli Stati Uniti nei due anni precedenti lo aveva fatto con una registrazione dello stabilimento che avrebbe potuto essere contestata in qualsiasi momento.
Perché è importante
La FDA utilizza il numero DUNS come Unique Facility Identifier. Se il nome sul record DUNS non corrisponde al nome sulla registrazione FDA, la registrazione può essere segnalata, e il sistema PREDICT può assegnare un punteggio di rischio più elevato alle spedizioni in arrivo. Inoltre, quando la FDA invia comunicazioni al US Agent — avvisi di ispezione, richieste di informazioni, richieste di richiamo — utilizza il nome della registrazione. Se quel nome non corrisponde all'entità giuridica, si crea confusione, ritardi e potenziali complicazioni di enforcement che possono degenerare.
La correzione
Abbiamo corretto il record DUNS presso Dun & Bradstreet per farlo corrispondere esattamente alla ragione sociale dell'entità giuridica dalla Receita Federal brasiliana, inclusi gli accenti e il suffisso societario completo. Abbiamo atteso la propagazione dell'aggiornamento DUNS (7 giorni lavorativi). Poi abbiamo aggiornato la registrazione dello stabilimento alimentare FDA per farla corrispondere esattamente al record DUNS corretto. Un nome. Un'identità. In tutti i sistemi.
L'intera correzione ha richiesto 12 giorni lavorativi. Il nuovo importatore ha accettato la registrazione aggiornata e ha ripreso gli ordini.
La lezione
La ragione sociale della vostra azienda deve essere identica — carattere per carattere — nel record DUNS, nella registrazione FDA e nei documenti societari. Se avete utilizzato un nome commerciale, una traduzione o una versione abbreviata al momento della registrazione, è sbagliato e deve essere corretto. Contattate fdabridge.com/contact e verificheremo le vostre registrazioni gratuitamente.
Evita che accada alla tua impresa
Verifica registrazione, etichetta e catena d'importazione prima che un errore causi un costoso trattenimento.