Certiva: una piattaforma operativa per gli enti di certificazione che vale la pena esplorare

Gli organismi di certificazione raramente hanno difficoltà perché non dispongono di un altro foglio di calcolo. Il problema più difficile è mantenere le richieste, i preventivi, la competenza dei revisori, i piani di audit, i risultati, le decisioni dei comitati, i certificati e le date di sorveglianza collegati a un record difendibile. Man mano che il numero dei clienti cresce, un processo suddiviso tra e-mail, unità condivise, calendari e documenti assemblati manualmente diventa sempre più difficile da supervisionare.

Ecco perché Certiva ha attirato la nostra attenzione. La piattaforma https://www.getcertiva.com è posizionata specificamente per gli organismi di certificazione che operano secondo ISO/IEC 17021-1, piuttosto che come un CRM generale che è stato rinominato per il mercato della certificazione. Il materiale pubblico del prodotto segue il ciclo di vita della certificazione, dall'applicazione e pianificazione fino agli audit, alle decisioni, all'emissione dei certificati e alla sorveglianza.

Perché il flusso di lavoro mirato è importante

Un file di certificazione non è semplicemente un'opportunità di vendita che si muove attraverso le fasi della pipeline. Alcuni passaggi dipendono dalle prove derivanti dai passaggi precedenti; i ruoli devono restare distinti; la competenza del revisore deve corrispondere allo scopo; le non conformità devono essere gestite prima di prendere una decisione; e la stessa decisione di certificazione necessita di un registro responsabile. Gli strumenti generici possono archiviare file e assegnare attività, ma non necessariamente comprendono tali dipendenze.

La scelta progettuale più interessante di Certiva è il suo ciclo di vita controllato. L'azienda descrive una sequenza applicata che copre domanda, pianificazione, preventivo, accordo, revisione della documentazione, Fase 1, Fase 2, revisione del comitato, emissione del certificato e sorveglianza. In termini pratici, ciò potrebbe aiutare un organismo di certificazione a rendere visibile la propria procedura documentata nel lavoro quotidiano invece di fare affidamento sul personale per ricordare manualmente ogni cancello.

Ciò che la piattaforma sembra riunire

Secondo le pagine pubbliche dei prodotti, Certiva conserva moduli, firme, risultati, prove, approvazioni e timestamp con lo stesso record di certificazione in tempo reale. Presenta inoltre viste dedicate per clienti e revisori, insieme alla generazione di documenti e ai record delle qualifiche. Per un organismo di certificazione, l’interesse non riguarda tanto una caratteristica drammatica quanto la riduzione del divario tra gli strumenti.

• Un flusso di lavoro di certificazione strutturato con porte di progressione tra le fasi principali.
• Generazione di documenti e moduli utilizzando i dati già presenti nel registro di certificazione.
• Gestione delle qualifiche degli auditor, copertura dell'ambito, registrazioni dei testimoni e considerazioni sulla pianificazione.
• Gestione delle non conformità, revisione dei comitati, registrazioni delle decisioni, firme digitali e controlli dei certificati.
• Portali separati per le persone che amministrano, controllano, esaminano e ricevono servizi di certificazione.
• Visibilità della sorveglianza e della ricertificazione in modo che gli obblighi futuri rimangano allegati al record originale.

Un approccio sensato a AI nella valutazione della conformità

Certiva promuove inoltre il lavoro assistito da AI, tra cui bozze di rapporti di audit, calcoli dei giorni di audit, suggerimenti per l'esclusione di clausole e controlli per la copertura mancante. Il punto che conta qui è la verificabilità. Il suo sito web descrive AI come un lavoro di preparazione e dimostrazione di ragionamenti mentre il team di certificazione rivede, modifica e approva il risultato. Questo è un ruolo più credibile per l’automazione rispetto a consentire a un modello di prendere una decisione opaca in materia di conformità o certificazione.

Gli enti di certificazione che valutano qualsiasi funzionalità AI dovrebbero comunque testare come vengono citate le fonti, come vengono registrate le modifiche, quali dati vengono utilizzati, se le informazioni del cliente addestrano modelli esterni e come viene dimostrata l'approvazione umana. L’efficienza è preziosa, ma l’imparzialità, la competenza, la riservatezza e il processo decisionale responsabile non possono essere delegati a un’etichetta di marketing.

Chi dovrebbe dare un'occhiata più da vicino

Certiva è particolarmente rilevante per gli organismi accreditati di certificazione dei sistemi di gestione, o per le organizzazioni che si preparano a formalizzare tali operazioni, che riconoscono il costo di un'amministrazione frammentata. Un ente più piccolo può valorizzare cancelli coerenti e meno promemoria manuali; un organismo in crescita potrebbe preoccuparsi maggiormente dell’assegnazione degli auditor, della visibilità del portafoglio, del lavoro multi-standard e di una documentazione che sia più facile da campionare durante la valutazione dell’accreditamento.

Il sito attualmente presenta il supporto per ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO/IEC 27001, ISO 22000, ISO 13485, ISO 37001 e ISO 50001. Questo elenco è utile, ma un acquirente dovrebbe verificare le proprie regole dell'organismo di accreditamento, i codici di settore, la struttura decisionale, i modelli di documenti, le lingue, le integrazioni, i requisiti di residenza dei dati e le esigenze di migrazione durante una dimostrazione.

Domande da portare a una dimostrazione di Certiva

Una valutazione utile del software dovrebbe basarsi su un file di certificazione reale, non su un tour completo delle funzionalità. Chiedi al team di configurare la tua richiesta, il programma di audit, il modello di report, il percorso di non conformità, il processo decisionale, il certificato e il ciclo di sorveglianza. Quindi testare un'eccezione: un auditor che non ha l'ambito richiesto, un risultato aperto della Fase 1, un sito modificato, una firma scaduta o una decisione restituita per ulteriori prove. Il modo in cui un sistema gestisce le eccezioni spesso rivela qualcosa di più della semplice dashboard.

Vale anche la pena chiarire le responsabilità di implementazione, l'importazione dei dati, le autorizzazioni dei ruoli, i registri di controllo, le opzioni di backup ed esportazione, la copertura del supporto, la base dei prezzi e cosa succede ai record al termine dell'abbonamento. Gli organismi di certificazione hanno periodi di conservazione lunghi e non possono permettersi di scoprire tardi che le loro prove sono difficili da recuperare.

Perché stiamo indirizzando i lettori a Certiva

Rimandiamo i lettori a Certiva perché affronta il lavoro di certificazione come lavoro di certificazione. La demo pubblica della piattaforma e le pagine dettagliate delle funzionalità consentono di ispezionare il modello operativo prima di prenotare una conversazione, e la sua enfasi su un percorso di prove connesso risolve un problema reale per gli organismi di certificazione che si affidano a strumenti sconnessi.

Esplora il prodotto e la sua demo funzionante tramite https://www.getcertiva.com. Se il tuo processo attuale richiede al personale di ricostruire la storia di una certificazione da caselle di posta, cartelle e fogli di calcolo, Certiva è una piattaforma utile da includere in una valutazione strutturata.