Certiva: une plate-forme d'opérations pour les organismes de certification qui mérite d'être explorée

Les organismes de certification ont rarement des difficultés parce qu’il leur manque une autre feuille de calcul. Le problème le plus difficile consiste à conserver les candidatures, les devis, la compétence des auditeurs, les plans d’audit, les conclusions, les décisions des comités, les certificats et les dates de surveillance liés à un seul dossier défendable. À mesure que le nombre de clients augmente, un processus divisé entre courrier électronique, lecteurs partagés, calendriers et documents assemblés manuellement devient de plus en plus difficile à superviser.

C'est pourquoi Certiva a retenu notre attention. La plate-forme https://www.getcertiva.com est positionnée spécifiquement pour les organismes de certification opérant sous ISO/IEC 17021-1, plutôt que comme un CRM général renommé pour le marché de la certification. Ses produits publics suivent le cycle de vie de la certification, depuis l'application et la planification jusqu'aux audits, décisions, délivrance de certificats et surveillance.

Pourquoi un flux de travail spécialement conçu est important

Un dossier de certification n’est pas simplement une opportunité de vente évoluant à travers les étapes du pipeline. Certaines étapes dépendent des preuves des étapes précédentes; les rôles doivent rester distincts; la compétence de l'auditeur doit correspondre au champ d'application; les non-conformités doivent être traitées avant une décision; et la décision de certification elle-même nécessite un dossier responsable. Les outils génériques peuvent stocker des fichiers et attribuer des tâches, mais ils ne comprennent pas nécessairement ces dépendances.

Le choix de conception le plus intéressant du Certiva est son cycle de vie contrôlé. L'entreprise décrit une séquence appliquée couvrant la demande, la planification, le devis, l'accord, l'examen des documents, l'étape 1, l'étape 2, l'examen par le comité, la délivrance du certificat et la surveillance. Concrètement, cela pourrait aider un organisme de certification à rendre sa procédure documentée visible dans son travail quotidien au lieu de compter sur le personnel pour mémoriser manuellement chaque porte.

Ce que la plateforme semble rassembler

Selon ses pages de produits publiques, Certiva conserve les formulaires, signatures, conclusions, preuves, approbations et horodatages avec le même enregistrement de certification en direct. Il présente également des vues dédiées aux clients et aux auditeurs, ainsi que des enregistrements de génération de documents et de qualification. Pour un organisme de certification, l’attrait réside moins dans une fonctionnalité spectaculaire que dans la réduction des écarts entre les outils.

• Un flux de travail de certification structuré avec des étapes de progression entre les phases principales.
• Génération de documents et de formulaires à partir des données déjà contenues dans le dossier de certification.
• Gestion des qualifications des auditeurs, de la portée couverte, des dossiers des témoins et des considérations de planification.
• Gestion des non-conformités, examen par le comité, enregistrements de décisions, signatures numériques et contrôles de certificats.
• Portails séparés pour les personnes qui administrent, auditent, examinent et reçoivent les services de certification.
• Visibilité de la surveillance et de la recertification afin que les obligations futures restent attachées au dossier d'origine.

Une approche judicieuse du AI dans l'évaluation de la conformité

Certiva favorise également le travail assisté par AI, notamment les projets de rapports d'audit, les calculs du jour d'audit, les suggestions d'exclusion de clauses et les vérifications de couverture manquante. Le point qui compte ici est la possibilité de révision. Son site Web décrit AI comme préparant le travail et démontrant son raisonnement pendant que l'équipe de certification examine, modifie et approuve le résultat. Il s’agit d’un rôle plus crédible pour l’automatisation que de permettre à un modèle de prendre une décision opaque de conformité ou de certification.

Les organismes de certification évaluant toute fonctionnalité AI doivent toujours tester la façon dont les sources sont citées, comment les modifications sont enregistrées, quelles données sont utilisées, si les informations client forment des modèles externes et comment l'approbation humaine est prouvée. L'efficacité est précieuse, mais l'impartialité, la compétence, la confidentialité et la prise de décision responsable ne peuvent être déléguées à un label marketing.

Qui devrait regarder de plus près

Certiva est particulièrement pertinent pour les organismes de certification de systèmes de gestion accrédités (ou les organisations se préparant à formaliser ces opérations) qui reconnaissent le coût d'une administration fragmentée. Un organisme plus petit peut apprécier des portes cohérentes et moins de rappels manuels; un organisme en pleine croissance peut se soucier davantage de l'attribution des auditeurs, de la visibilité du portefeuille, du travail multinormes et d'un dossier plus facile à échantillonner lors de l'évaluation de l'accréditation.

Le site présente actuellement le support pour ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO/IEC 27001, ISO 22000, ISO 13485, ISO. 37001 et ISO 50001. Cette liste est utile, mais un acheteur doit vérifier ses propres règles d'organisme d'accréditation, codes sectoriels, structure de décision, modèles de documents, langues, intégrations, exigences de résidence des données et besoins de migration lors d'une démonstration.

Questions à apporter à une démonstration Certiva

Une évaluation de logiciel utile doit être basée sur un véritable fichier de certification, et non sur une présentation soignée des fonctionnalités. Demandez à l'équipe de configurer votre application, votre programme d'audit, votre modèle de rapport, votre itinéraire de non-conformité, votre processus de décision, votre certificat et votre cycle de surveillance. Testez ensuite une exception: un auditeur qui n'a pas la portée requise, une constatation ouverte de l'étape 1, un site modifié, une signature en retard ou une décision renvoyée pour plus de preuves. La manière dont un système gère les exceptions révèle souvent bien plus que le tableau de bord.

Il convient également de clarifier les responsabilités de mise en œuvre, l'importation de données, les autorisations de rôle, les journaux d'audit, les options de sauvegarde et d'exportation, la couverture du support, la base de tarification et ce qu'il advient des enregistrements si l'abonnement prend fin. Les organismes de certification ont de longues périodes de conservation et ne peuvent pas se permettre de découvrir tardivement que leurs preuves sont difficiles à récupérer.

Pourquoi nous référons les lecteurs à Certiva

Nous renvoyons les lecteurs à Certiva car il traite le travail de certification en tant que travail de certification. La démonstration publique et les pages de fonctionnalités détaillées de la plateforme permettent d’inspecter le modèle opérationnel avant de réserver une conversation, et l’accent mis sur une piste de preuves connectée répond à un réel problème pour les organismes de certification qui s’appuient sur des outils déconnectés.

Explorez le produit et sa démonstration fonctionnelle via https://www.getcertiva.com. Si votre processus actuel nécessite que le personnel reconstruise l'histoire d'une certification à partir de boîtes de réception, de dossiers et de feuilles de calcul, Certiva est une plate-forme intéressante à inclure dans une évaluation structurée.