Thực phẩm gửi sang Hoa Kỳ qua bưu chính quốc tế từ trước đến nay luôn cần Thông báo trước (Prior Notice), giống như một lô hàng container. Ngày 25 tháng 9 năm 2025, FDA đã công bố quy tắc chính thức (90 FR 46045) bổ sung hai thông tin vào Thông báo trước cho thực phẩm đến qua bưu chính quốc tế: tên dịch vụ bưu chính và mã vận đơn bưu chính. Yêu cầu này bắt đầu áp dụng từ ngày 1 tháng 10 năm 2026. Tuy nhiên, vào tháng 10 năm 2026, FDA đã ban hành hướng dẫn cho biết sẽ không thực thi các thông tin mới này cho đến ngày 1 tháng 5 năm 2027, vì các hệ thống điện tử tiếp nhận Thông báo trước chưa thể nhận chúng.
Quy tắc chính thức yêu cầu gì
Theo 21 CFR 1.281(b)(10), Thông báo trước cho một mặt hàng thực phẩm đến qua bưu chính quốc tế phải bao gồm:
- tên dịch vụ bưu chính, ví dụ đơn vị bưu chính quốc gia vận chuyển bưu kiện; và
- mã vận đơn bưu chính.
Lý do FDA đưa ra là để phối hợp. Với mã vận đơn, FDA có thể làm việc với Bưu điện Hoa Kỳ (US Postal Service) và Cơ quan Hải quan và Bảo vệ Biên giới Hoa Kỳ (CBP) để tìm đúng bưu kiện mà hệ thống sàng lọc đánh dấu là có khả năng rủi ro. Nếu không có mã này, một bưu kiện dù có Thông báo trước hợp lệ cũng khó xác định vị trí hơn nhiều.
Quy tắc cũng xác nhận rằng Thông báo trước cho thực phẩm đến qua bưu chính quốc tế có thể được nộp qua Automated Broker Interface/Automated Commercial Environment (ABI/ACE) của CBP hoặc Prior Notice System Interface (PNSI) của FDA, theo 21 CFR 1.280(a)(2). Quy tắc chính thức này cũng đặt ra khung thời gian cho Thông báo trước được nộp sau khi lô hàng đã bị từ chối hoặc bị giữ. Người gửi có bưu kiện bị từ chối nên kiểm tra yêu cầu đó thay vì mặc định rằng có thể nộp lại bất cứ lúc nào.
Việc hoãn áp dụng cho phần nào, và không áp dụng cho phần nào
Hướng dẫn của FDA, “Enforcement Policy to Delay Requirements to Submit Mail Service Name and International Mail Tracking Number Until May 1, 2027” (Chính sách thực thi về việc hoãn yêu cầu nộp tên dịch vụ bưu chính và mã vận đơn bưu chính quốc tế), có phạm vi hạn chế. FDA không có ý định thực thi yêu cầu ghi tên dịch vụ bưu chính và mã vận đơn cho đến ngày 1 tháng 5 năm 2027. Việc hoãn này không tạm dừng nghĩa vụ Thông báo trước đối với bưu phẩm. Thực phẩm gửi qua bưu chính quốc tế vẫn cần Thông báo trước được nộp trước khi gửi bưu kiện, kèm các thông tin bắt buộc còn lại, và số xác nhận phải đi kèm bưu kiện. FDA cũng cho biết sẽ xem xét mức độ sẵn sàng của hệ thống khi gần đến ngày 1 tháng 5 năm 2027 và có thể cập nhật chính sách, vì vậy hãy theo dõi các thay đổi.
Ai chịu ảnh hưởng
- Người bán hàng trực tuyến gửi thực phẩm đóng gói, gia vị, trà, cà phê, đồ ngọt hoặc thực phẩm bổ sung trực tiếp đến người tiêu dùng Hoa Kỳ qua bưu điện.
- Nhà xuất khẩu gửi mẫu sản phẩm cho người mua Hoa Kỳ hoặc hội chợ thương mại qua bưu điện. Mẫu sản phẩm cũng là thực phẩm và phải có Thông báo trước.
- Doanh nghiệp thực phẩm phục vụ cộng đồng kiều bào và người bán hộp quà dựa vào dịch vụ bưu chính thay vì chuyển phát nhanh.
Lô hàng chuyển phát nhanh không phải là “bưu chính quốc tế” theo nghĩa này. Chúng được khai báo qua quy trình nhập hàng riêng của hãng chuyển phát, nhưng vẫn cần Thông báo trước. Hướng dẫn của chúng tôi về Thông báo trước cho thực phẩm nhập khẩu giải thích thời điểm và nội dung cho từng phương thức vận chuyển.
Cách chuẩn bị trước ngày 1 tháng 5 năm 2027
- Điều chỉnh quy trình xử lý đơn hàng để mã vận đơn bưu chính có sẵn trước khi nộp Thông báo trước. Nhiều người bán chỉ tạo nhãn và mã vận đơn khi xuất hàng, vì vậy thứ tự các bước này sẽ cần thay đổi.
- Ghi tên dịch vụ bưu chính chính xác như cách đơn vị vận chuyển trình bày và sử dụng nhất quán.
- Bảo đảm rằng cơ sở thực phẩm sản xuất từng sản phẩm đã đăng ký với FDA, vì Thông báo trước yêu cầu số đăng ký của nhà sản xuất đối với hầu hết các loại thực phẩm.
- In số xác nhận Thông báo trước lên, hoặc đính kèm vào, mọi bưu kiện.
- Lập một sổ theo dõi đơn giản cho từng lô hàng: sản phẩm, số lượng, mã vận đơn, dịch vụ bưu chính và số xác nhận Thông báo trước. Nếu một bưu kiện bị giữ, sổ này là cách nhanh nhất để tìm ra câu trả lời.
Điều gì xảy ra nếu thiếu hoặc sai Thông báo trước
Thực phẩm đến mà không có Thông báo trước, hoặc có Thông báo trước không đầy đủ, có thể bị từ chối và bị giữ lại. Đối với bưu phẩm, điều đó thường có nghĩa là bưu kiện không bao giờ đến tay khách hàng và người bán phải trả tiền hai lần. Hướng dẫn của chúng tôi về lý do lô hàng bị giữ hoặc bị từ chối trình bày các nguyên nhân phổ biến nhất, và bài tổng quan về điều gì xảy ra khi sản phẩm thuộc quản lý của FDA đến cảng Hoa Kỳ cho thấy vị trí của Thông báo trước trong quy trình sàng lọc tại biên giới.
FDABridge chuẩn bị và nộp Thông báo trước (Prior Notice) cho các mặt hàng thực phẩm đã thỏa thuận trong một lô hàng và gửi lại mã xác nhận. Nếu nhà sản xuất của quý vị chưa đăng ký cơ sở, việc này thuộc dịch vụ riêng là đăng ký cơ sở thực phẩm.
Nguồn tham khảo
- Hướng dẫn của FDA, Enforcement Policy to Delay Requirements to Submit Mail Service Name and International Mail Tracking Number Until May 1, 2027: https://www.fda.gov/regulatory-information/search-fda-guidance-documents/enforcement-policy-delay-requirements-submit-international-mail-tracking-number-and-mail-service
- Tài liệu hướng dẫn của FDA (PDF): https://www.fda.gov/media/195075/download