Perché la FDA rifiuta le registrazioni degli stabilimenti alimentari: errori comuni dei produttori esteri

I produttori alimentari esteri che presentano le registrazioni degli stabilimenti FDA senza prima verificare i prerequisiti incontrano frequentemente rifiuti, blocchi e richieste di correzione che ritardano la registrazione di settimane. Questi rifiuti sono quasi interamente prevenibili. I controlli di validazione del sistema FDA sono semplici e gli errori che li attivano sono costanti. Comprendere le cause dei rifiuti prima della presentazione previene i ritardi e i costi associati alla loro correzione successiva.

Discrepanza DUNS: la causa più comune di rifiuto

La FDA valida il numero DUNS presentato in una registrazione dello stabilimento alimentare confrontandolo con il database Dun & Bradstreet. Se la ragione sociale nella registrazione FDA non corrisponde esattamente a quella nel registro DUNS, il sistema FDA segnala la presentazione. Lo stesso vale per l'indirizzo fisico: se il formato dell'indirizzo nel DUNS utilizza 'Road' e la presentazione FDA utilizza 'Rd.', la validazione può fallire. I produttori esteri che hanno ottenuto un numero DUNS anni fa per uno scopo diverso — bancario, documentazione di esportazione — potrebbero avere un numero DUNS con informazioni di nome e indirizzo obsolete o leggermente diverse da quelle che intendono registrare presso la FDA. Prima di presentare la registrazione FDA, il registro DUNS dovrebbe essere verificato rispetto alle informazioni esatte che appariranno nel modulo di registrazione.

Informazioni sullo US Agent mancanti o incomplete

Lo US Agent è un campo obbligatorio nella registrazione degli stabilimenti alimentari FDA. Le presentazioni che omettono lo US Agent, indicano uno US Agent che non ha accettato la designazione o indicano un indirizzo dello US Agent che è una casella postale anziché un indirizzo fisico negli Stati Uniti vengono rifiutate. Alcuni produttori esteri indicano se stessi o la propria sede all'estero come US Agent, il che non soddisfa il requisito poiché lo US Agent deve essere fisicamente situato negli Stati Uniti. La designazione dello US Agent deve essere confermata per iscritto prima della presentazione alla FDA.

Codici di categoria prodotto errati

La registrazione degli stabilimenti alimentari FDA richiede al registrante di selezionare i codici di categoria prodotto FDA che descrivono i prodotti alimentari fabbricati presso lo stabilimento. Questi codici di categoria sono tratti da un elenco specifico della FDA e devono riflettere accuratamente i prodotti effettivamente fabbricati presso lo stabilimento. Le registrazioni che selezionano categorie eccessivamente ampie — ad esempio, selezionando tutte le categorie di bevande quando lo stabilimento produce solo un tipo di succo — non vengono automaticamente rifiutate, ma creano discrepanze quando la FDA confronta la registrazione con i dati di importazione. Al contrario, le registrazioni che omettono una categoria di prodotto che lo stabilimento effettivamente produce possono far sì che le spedizioni di quel prodotto vengano trattate come provenienti da uno stabilimento non registrato per quel tipo di prodotto.

Presentazione prima che il numero DUNS sia completamente elaborato

Alcuni produttori esteri richiedono il numero DUNS e tentano immediatamente di presentare la registrazione FDA prima che il registro DUNS sia propagato al sistema database D&B interrogato dalla FDA. Il numero DUNS può esistere nei sistemi interni di D&B ma non essere ancora visibile alla query di validazione della FDA. L'elaborazione standard per un nuovo numero DUNS richiede da cinque a dieci giorni lavorativi. Presentare la registrazione FDA entro il primo o il secondo giorno dall'accettazione della domanda DUNS è un errore di tempistica comune che provoca un fallimento della validazione anche quando il numero DUNS stesso è corretto.

Come FDABridge previene gli errori di registrazione

FDABridge verifica i registri DUNS, la designazione dello US Agent, i codici di categoria prodotto e le tempistiche di presentazione prima di ogni registrazione degli stabilimenti alimentari FDA. La nostra revisione pre-presentazione individua gli errori che causano rifiuti prima che raggiungano il sistema FDA. Visitate fdabridge.com/food per informazioni sui nostri servizi di registrazione o fdabridge.com/apply/food per iniziare.