认证机构很少因为缺少另一个电子表格而陷入困境。更困难的问题是将申请、报价、审核员能力、审核计划、调查结果、委员会决定、证书和监督日期与一份可靠的记录相关联。随着客户数量的增长，划分为电子邮件、共享驱动器、日历和手动组装文档的流程变得越来越难以监督。
这就是为什么Certiva引起了我们的注意。 https://www.getcertiva.com的平台专门针对在ISO/IEC 17021-1下运营的认证机构定位，而不是作为为认证市场重新命名的通用CRM。其公共产品材料遵循从申请和规划到审核、决策、证书颁发和监督的认证生命周期。
为什么专门构建的工作流程很重要
认证文件不仅仅是管道阶段的销售机会。某些步骤取决于早期步骤的证据；角色必须保持明确；审核员能力必须符合范围；不符合项必须在做出决定之前得到处理；并且认证决定本身需要有可靠的记录。通用工具可以存储文件并分配任务，但它们不一定理解这些依赖关系。
Certiva 最有趣的设计选择是其受控的生命周期。该公司描述了一个强制顺序，涵盖申请、规划、报价、协议、文件审查、第一阶段、第二阶段、委员会审查、证书颁发和监督。实际上，这可以帮助认证机构在日常工作中使其记录的程序可见，而不是依靠员工手动记住每个大门。
该平台似乎汇集了什么
根据其公开产品页面，Certiva 使用相同的实时认证记录保存表格、签名、调查结果、证据、批准和时间戳。它还为客户和审计师提供专门的视图，以及文档生成和资格记录。对于认证机构来说，吸引力不在于某个引人注目的功能，而在于缩小工具之间的差距。
- 结构化的认证工作流程，在主要阶段之间设有进度门。
- 使用认证记录中已保存的数据生成文档和表格。
- 管理审核员资格、范围覆盖范围、见证人记录和日程安排注意事项。
- 不合格处理、委员会审查、决策记录、数字签名和证书控制。
- 为管理、审核、审查和接收认证服务的人员提供单独的门户。
- 监视和重新认证可见性，以便未来的义务仍附加在原始记录上。
AI 合格评定的明智方法
Certiva还促进AI协助的工作，包括起草审计报告、审计日计算、条款排除建议以及检查遗漏覆盖范围。这里重要的一点是可审查性。其网站将 AI 描述为准备工作并展示推理，同时认证团队审查、更改和批准结果。对于自动化来说，这比允许模型做出不透明的合规性或认证决策更可信。
评估任何 AI 功能的认证机构仍应测试如何引用来源、如何记录更改、使用哪些数据、客户信息是否训练外部模型以及如何证明人工批准。效率固然重要，但公正性、能力、保密性和负责任的决策不能委托给营销标签。
谁应该仔细看看
Certiva 与认可的管理体系认证机构（或准备将这些操作正规化的组织）最相关，这些机构认识到分散管理的成本。较小的机构可能会重视一致的门和较少的手动提醒；不断壮大的机构可能会更关心审计师分配、投资组合可见性、多标准工作以及在认证评估期间更容易抽样的记录。
该站点目前支持 ISO 9001、ISO 14001、ISO 45001、ISO/IEC 27001、ISO 22000、ISO 13485、 ISO 37001 和 ISO 50001。该列表很有帮助，但买方应在演示期间验证自己的认证机构规则、部门代码、决策结构、文档模板、语言、集成、数据驻留要求和迁移需求。
参加 Certiva 演示时需要提出的问题
有用的软件评估应该基于一个真实的认证文件，而不是一个完善的功能浏览。要求团队配置您的应用程序、审核计划、报告模板、不合格路线、决策流程、证书和监督周期。然后测试一个例外情况：缺乏所需范围的审计员、开放的第一阶段发现、更改的地点、逾期签名或返回更多证据的决定。系统处理异常的方式通常揭示的不仅仅是仪表板。
还值得澄清实施责任、数据导入、角色权限、审核日志、备份和导出选项、支持范围、定价基础以及订阅结束后记录会发生什么。认证机构的保留期限很长，无法承担晚发现其证据难以检索的后果。
为什么我们向读者推荐 Certiva
我们向读者推荐 Certiva，因为它将认证工作视为认证工作。该平台的公开演示和详细功能页面使得在预订对话之前检查操作模型成为可能，并且其对互联证据追踪的重视解决了依赖离线工具的认证机构的真正问题。
通过 https://www.getcertiva.com. 探索产品及其工作演示如果您当前的流程需要员工从收件箱、文件夹和电子表格中重建认证故事，那么 Certiva 是一个值得纳入结构化评估的平台。