Certiva: Nền tảng hoạt động của cơ quan chứng nhận đáng để khám phá

Các tổ chức chứng nhận hiếm khi gặp khó khăn vì họ thiếu một bảng tính khác. Vấn đề khó khăn hơn là giữ cho các đơn đăng ký, báo giá, năng lực của kiểm toán viên, kế hoạch kiểm toán, phát hiện, quyết định của ủy ban, giấy chứng nhận và ngày giám sát được kết nối với một hồ sơ có thể bảo vệ được. Khi số lượng khách hàng tăng lên, quy trình được phân chia giữa email, bộ nhớ dùng chung, lịch và tài liệu được tập hợp thủ công ngày càng khó giám sát.

Đó là lý do tại sao Certiva thu hút sự chú ý của chúng tôi. Nền tảng tại https://www.getcertiva.com được định vị riêng cho các tổ chức chứng nhận hoạt động theo ISO/IEC 17021-1, thay vì là một CRM chung đã được đổi tên cho thị trường chứng nhận. Tài liệu sản phẩm công của nó tuân theo vòng đời chứng nhận từ ứng dụng và lập kế hoạch cho đến kiểm toán, quyết định, cấp chứng chỉ và giám sát.

Tại sao quy trình làm việc được xây dựng có mục đích lại quan trọng

Hồ sơ chứng nhận không chỉ đơn giản là một cơ hội bán hàng trải qua các giai đoạn bán hàng. Một số bước nhất định phụ thuộc vào bằng chứng từ các bước trước đó; vai trò phải duy trì sự khác biệt; năng lực của kiểm toán viên phải phù hợp với phạm vi; sự không phù hợp phải được xử lý trước khi ra quyết định; và bản thân quyết định chứng nhận cần có hồ sơ có trách nhiệm. Các công cụ chung có thể lưu trữ tệp và phân công nhiệm vụ nhưng chúng không nhất thiết phải hiểu những phụ thuộc đó.

Lựa chọn thiết kế thú vị nhất của Certiva là vòng đời được kiểm soát của nó. Công ty mô tả một trình tự bắt buộc bao gồm đơn đăng ký, lập kế hoạch, báo giá, thỏa thuận, xem xét tài liệu, Giai đoạn 1, Giai đoạn 2, đánh giá của ủy ban, cấp chứng chỉ và giám sát. Về mặt thực tế, điều đó có thể giúp tổ chức chứng nhận hiển thị quy trình dạng văn bản của mình trong công việc hàng ngày thay vì dựa vào nhân viên để ghi nhớ từng cổng một cách thủ công.

Những gì nền tảng xuất hiện để kết hợp với nhau

Theo các trang sản phẩm công khai của mình, Certiva lưu giữ các biểu mẫu, chữ ký, phát hiện, bằng chứng, phê duyệt và dấu thời gian với cùng một hồ sơ chứng nhận trực tiếp. Nó cũng trình bày các quan điểm dành riêng cho khách hàng và kiểm toán viên, cùng với hồ sơ tạo tài liệu và trình độ chuyên môn. Đối với tổ chức chứng nhận, sự hấp dẫn không phải ở một tính năng ấn tượng mà tập trung vào việc giảm khoảng cách giữa các công cụ.

• Quy trình chứng nhận có cấu trúc với các cổng tiến triển giữa các giai đoạn chính.
• Tạo tài liệu và biểu mẫu bằng cách sử dụng dữ liệu đã có trong hồ sơ chứng nhận.
• Quản lý trình độ chuyên môn của kiểm toán viên, phạm vi bao phủ, hồ sơ nhân chứng và cân nhắc về lịch trình.
• Xử lý sự không phù hợp, đánh giá của ủy ban, hồ sơ quyết định, chữ ký điện tử và kiểm soát chứng chỉ.
• Cổng thông tin riêng biệt dành cho những người quản lý, đánh giá, đánh giá và nhận dịch vụ chứng nhận.
• Khả năng hiển thị giám sát và chứng nhận lại để các nghĩa vụ trong tương lai vẫn được đính kèm với hồ sơ gốc.

Một cách tiếp cận hợp lý đối với AI trong đánh giá sự phù hợp

Certiva cũng thúc đẩy công việc được AI hỗ trợ, bao gồm dự thảo báo cáo kiểm tra, tính toán ngày kiểm tra, đề xuất loại trừ điều khoản và kiểm tra phạm vi bảo hiểm còn thiếu. Điểm quan trọng ở đây là khả năng xem xét. Trang web của nó mô tả AI đang chuẩn bị công việc và đưa ra lý do trong khi nhóm chứng nhận xem xét, thay đổi và phê duyệt kết quả. Đó là một vai trò đáng tin cậy hơn đối với tự động hóa so với việc cho phép một mô hình đưa ra quyết định chứng nhận hoặc tuân thủ không rõ ràng.

Các tổ chức chứng nhận đánh giá bất kỳ tính năng AI nào vẫn phải kiểm tra cách trích dẫn nguồn, cách ghi lại các thay đổi, dữ liệu nào được sử dụng, liệu thông tin khách hàng có đào tạo các mô hình bên ngoài hay không và cách chứng minh sự chấp thuận của con người. Hiệu quả là có giá trị, nhưng tính công bằng, năng lực, tính bảo mật và việc ra quyết định có trách nhiệm không thể được giao cho nhãn hiệu tiếp thị.

Ai nên xem xét kỹ hơn

Certiva phù hợp nhất với các tổ chức chứng nhận hệ thống quản lý được công nhận—hoặc các tổ chức chuẩn bị chính thức hóa các hoạt động đó—nhận ra chi phí của việc quản lý phân tán. Cơ quan nhỏ hơn có thể coi trọng các cổng nhất quán và ít lời nhắc thủ công hơn; một tổ chức đang phát triển có thể quan tâm nhiều hơn đến việc phân bổ kiểm toán viên, khả năng hiển thị danh mục đầu tư, công việc đa tiêu chuẩn và hồ sơ dễ lấy mẫu hơn trong quá trình đánh giá công nhận.

Trang web hiện hỗ trợ ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO/IEC 27001, ISO 22000, ISO 13485, ISO 37001 và ISO 50001. Danh sách đó rất hữu ích nhưng người mua nên xác minh các quy tắc của cơ quan công nhận, mã ngành, cấu trúc quyết định, mẫu tài liệu, ngôn ngữ, tích hợp, yêu cầu lưu trữ dữ liệu và nhu cầu di chuyển trong quá trình trình diễn.

Các câu hỏi đưa ra khi trình diễn Certiva

Việc đánh giá phần mềm hữu ích phải dựa trên một tệp chứng nhận thực tế chứ không phải dựa trên một chuyến tham quan tính năng bóng bẩy. Yêu cầu nhóm định cấu hình ứng dụng, chương trình đánh giá, mẫu báo cáo, lộ trình không phù hợp, quy trình quyết định, chứng chỉ và chu trình giám sát của bạn. Sau đó kiểm tra một ngoại lệ: kiểm toán viên thiếu phạm vi cần thiết, phát hiện mở ở Giai đoạn 1, địa điểm bị thay đổi, chữ ký quá hạn hoặc quyết định được trả lại để có thêm bằng chứng. Cách hệ thống xử lý các trường hợp ngoại lệ thường tiết lộ nhiều điều hơn ngoài bảng thông tin.

Cũng cần làm rõ trách nhiệm triển khai, nhập dữ liệu, quyền vai trò, nhật ký kiểm tra, tùy chọn sao lưu và xuất, phạm vi hỗ trợ, cơ sở định giá và điều gì sẽ xảy ra với hồ sơ nếu đăng ký kết thúc. Các tổ chức chứng nhận có thời gian lưu giữ lâu và không thể phát hiện muộn rằng bằng chứng của họ khó lấy lại.

Tại sao chúng tôi giới thiệu độc giả đến Certiva

Chúng tôi đang giới thiệu cho độc giả Certiva vì nó đề cập đến công việc chứng nhận cũng như công việc chứng nhận. Bản demo công khai và các trang tính năng chi tiết của nền tảng giúp bạn có thể kiểm tra mô hình hoạt động trước khi đặt cuộc trò chuyện và việc nhấn mạnh vào dấu vết bằng chứng được kết nối sẽ giải quyết một vấn đề thực sự đối với các tổ chức chứng nhận dựa vào các công cụ bị ngắt kết nối.

Khám phá sản phẩm và bản demo hoạt động của sản phẩm thông qua https://www.getcertiva.com. Nếu quy trình hiện tại của bạn yêu cầu nhân viên xây dựng lại câu chuyện về chứng nhận từ hộp thư đến, thư mục và bảng tính thì Certiva là một nền tảng đáng giá để đưa vào đánh giá có cấu trúc.