Certiva: منصة عمليات هيئة التصديق تستحق الاستكشاف

نادرًا ما تواجه هيئات إصدار الشهادات صعوبات بسبب افتقارها إلى جدول بيانات آخر. المشكلة الأصعب هي الاحتفاظ بالطلبات والاقتباسات وكفاءة المدقق وخطط التدقيق والنتائج وقرارات اللجنة والشهادات وتواريخ المراقبة مرتبطة بسجل واحد يمكن الدفاع عنه. مع تزايد أعداد العملاء، يصبح من الصعب بشكل متزايد الإشراف على العملية المقسمة بين البريد الإلكتروني ومحركات الأقراص المشتركة والتقويمات والمستندات المجمعة يدويًا.

ولهذا السبب لفت انتباهنا Certiva. تم وضع النظام الأساسي في https://www.getcertiva.com خصيصًا لهيئات إصدار الشهادات العاملة بموجب ISO/IEC 17021-1، بدلاً من أن يكون بمثابة إدارة علاقات عملاء عامة تمت إعادة تسميتها لسوق الشهادات. تتبع مواد المنتج العام دورة حياة الشهادة بدءًا من التطبيق والتخطيط وحتى عمليات التدقيق والقرار وإصدار الشهادة والمراقبة.

لماذا يهم سير العمل المبني لهذا الغرض

لا يعد ملف الشهادة مجرد فرصة مبيعات تنتقل عبر مراحل المسار. تعتمد خطوات معينة على الأدلة من الخطوات السابقة؛ يجب أن تظل الأدوار متميزة؛ يجب أن تتوافق كفاءة المدقق مع النطاق؛ يجب معالجة حالات عدم المطابقة قبل اتخاذ القرار؛ وقرار الشهادة نفسه يحتاج إلى سجل مسؤول. يمكن للأدوات العامة تخزين الملفات وتعيين المهام، لكنها لا تفهم بالضرورة تلك التبعيات.

خيار التصميم الأكثر إثارة للاهتمام لـ Certiva هو دورة حياتها الخاضعة للتحكم. تصف الشركة تسلسلًا مفروضًا يغطي الطلب، والتخطيط، والاقتباس، والاتفاقية، ومراجعة المستندات، والمرحلة 1، والمرحلة 2، ومراجعة اللجنة، وإصدار الشهادة، والمراقبة. من الناحية العملية، يمكن أن يساعد ذلك هيئة إصدار الشهادات على جعل إجراءاتها الموثقة مرئية في العمل اليومي بدلاً من الاعتماد على الموظفين لتذكر كل بوابة يدويًا.

ما يبدو أن المنصة تجمعه معًا

وفقًا لصفحات منتجاتها العامة، تحتفظ Certiva بالنماذج والتوقيعات والنتائج والأدلة والموافقات والطوابع الزمنية بنفس سجل الشهادات المباشر. كما يقدم أيضًا طرق عرض مخصصة للعملاء والمدققين، إلى جانب إنشاء المستندات وسجلات التأهيل. بالنسبة لهيئة إصدار الشهادات، لا يتعلق الجاذبية بميزة دراماتيكية واحدة بقدر ما يتعلق بتقليص الفجوات بين الأدوات.

• سير عمل منظم لإصدار الشهادات مع بوابات للتقدم بين المراحل الرئيسية.
• إنشاء المستندات والنماذج باستخدام البيانات الموجودة بالفعل في سجل الشهادات.
• إدارة مؤهلات المدققين وتغطية النطاق وسجلات الشهود واعتبارات الجدولة.
• معالجة عدم المطابقة، ومراجعة اللجنة، وسجلات القرار، والتوقيعات الرقمية، وضوابط الشهادات.
• بوابات منفصلة للأشخاص الذين يقومون بإدارة وتدقيق ومراجعة وتلقي خدمات التصديق.
• رؤية المراقبة وإعادة الاعتماد بحيث تظل الالتزامات المستقبلية مرتبطة بالسجل الأصلي.

نهج معقول لAI في تقييم المطابقة

تعمل Certiva أيضًا على تعزيز العمل بمساعدة AI، بما في ذلك مسودة تقارير التدقيق، وحسابات يوم التدقيق، واقتراحات استبعاد البنود، وعمليات التحقق من التغطية المفقودة. النقطة المهمة هنا هي إمكانية المراجعة. يصف موقع الويب الخاص بها AI بأنه يقوم بإعداد العمل وإظهار الأسباب بينما يقوم فريق الاعتماد بمراجعة النتيجة وتغييرها والموافقة عليها. يعد هذا دورًا أكثر مصداقية للأتمتة من السماح للنموذج باتخاذ قرار غامض بشأن المطابقة أو الاعتماد.

يجب على هيئات الاعتماد التي تقوم بتقييم أي ميزة AI أن تختبر كيفية الاستشهاد بالمصادر، وكيفية تسجيل التغييرات، والبيانات المستخدمة، وما إذا كانت معلومات العميل تدرب النماذج الخارجية، وكيف يتم إثبات الموافقة البشرية. إن الكفاءة أمر ذو قيمة، ولكن لا يمكن تفويض الحياد والكفاءة والسرية واتخاذ القرارات المسؤولة إلى علامة تسويقية.

الذي ينبغي أن نلقي نظرة فاحصة

Certiva هو الأكثر صلة بهيئات إصدار شهادات نظام الإدارة المعتمدة - أو المنظمات التي تستعد لإضفاء الطابع الرسمي على تلك العمليات - التي تعترف بتكلفة الإدارة المجزأة. قد يقدر الجسم الأصغر حجمًا البوابات المتسقة وعددًا أقل من التذكيرات اليدوية؛ قد تهتم هيئة متنامية أكثر بتخصيص المراجعين، ورؤية المحفظة، والعمل متعدد المعايير، والسجل الذي يسهل أخذ عينات منه أثناء تقييم الاعتماد.

يقدم الموقع حاليًا دعمًا لـ ISO 9001، ISO 14001، ISO 45001، ISO/IEC 27001، ISO 22000، ISO 13485، وISO 37001، وISO 50001. هذه القائمة مفيدة، ولكن يجب على المشتري التحقق من قواعد هيئة الاعتماد الخاصة به، ورموز القطاع، وبنية القرار، وقوالب المستندات، واللغات، وعمليات التكامل، ومتطلبات مكان إقامة البيانات، واحتياجات الترحيل أثناء العرض التوضيحي.

أسئلة يجب طرحها في عرض Certiva

يجب أن يعتمد تقييم البرنامج المفيد على ملف شهادة حقيقي واحد، وليس على جولة ميزات مصقولة. اطلب من الفريق تكوين التطبيق الخاص بك، وبرنامج التدقيق، ونموذج التقرير، ومسار عدم المطابقة، وعملية اتخاذ القرار، والشهادة، ودورة المراقبة. ثم اختبر الاستثناء: مدقق يفتقر إلى النطاق المطلوب، أو نتيجة مفتوحة للمرحلة الأولى، أو موقع تم تغييره، أو توقيع متأخر، أو قرار تم إرجاعه لمزيد من الأدلة. غالبًا ما تكشف الطريقة التي يتعامل بها النظام مع الاستثناءات عن أكثر من لوحة المعلومات.

ومن الجدير أيضًا توضيح مسؤوليات التنفيذ، واستيراد البيانات، وأذونات الأدوار، وسجلات التدقيق، وخيارات النسخ الاحتياطي والتصدير، وتغطية الدعم، وأساس التسعير، وما يحدث للسجلات في حالة انتهاء الاشتراك. تتمتع هيئات التصديق بفترات احتفاظ طويلة ولا يمكنها أن تكتشف متأخرًا أن أدلتها يصعب استرجاعها.

لماذا نحيل القراء إلى Certiva

نحن نحيل القراء إلى Certiva لأنه يتناول عمل إصدار الشهادات كعمل إصدار شهادات. يتيح العرض التوضيحي العام وصفحات الميزات التفصيلية للمنصة فحص نموذج التشغيل قبل حجز محادثة، كما أن تركيزه على مسار الأدلة المتصل يعالج مشكلة حقيقية لهيئات إصدار الشهادات التي تعتمد على أدوات غير متصلة.

استكشف المنتج وعرض العمل الخاص به من خلال https://www.getcertiva.com. إذا كانت العملية الحالية لديك تتطلب من الموظفين إعادة بناء قصة الشهادة من صناديق البريد الوارد والمجلدات وجداول البيانات، فإن Certiva عبارة عن منصة جديرة بالاهتمام لتضمينها في تقييم منظم.