مصر کے شہر اسوان میں ایک تاریخوں کی پروسیسنگ اور پیکنگ کمپنی نے امریکہ میں خصوصی کھانے کی دکانوں میں پریمیم میڈجول تاریخوں کی برآمد کی تھی۔ ان کی ایف ڈی اے فوڈ فیکلٹی رجسٹریشن موجودہ تھا. ان کے لیبلز مطابق تھے. ان کے امریکی ایجنٹ نے جواب دیا. کاغذ پر، وہ ایک ماڈل برآمد کنندہ تھے.
لیکن ان کی شپمنٹ کے لیے پیشگی نوٹس فائلوں میں امریکی درآمد کنندہ کے کسٹم بروکر کی طرف سے جمع کردہ غلط ایف ڈی اے رجسٹریشن نمبر شامل تھا۔ یہ نمبر قاہرہ میں ایک اور مصری فوڈ فیکٹری سے تعلق رکھتا تھا جو کسٹم بروکر کے پاس ایک سابقہ مؤکل کی فائل میں تھا۔
یہ کیسے پتہ نہیں چلا
ایف ڈی اے کے نظام کے ذریعے پہلے سے اطلاع فائلوں کو الیکٹرانک طور پر عملدرآمد کیا جاتا ہے. نظام چیک کرتا ہے کہ آیا رجسٹریشن نمبر موجود ہے اور فعال ہے یہ خود بخود تصدیق نہیں کرتا ہے کہ آیا رجسٹریشن نمبر درآمد ہونے والے کھانے کی اصل صنعت کار سے ملتا ہے۔ قاہرہ کی سہولت کا نمبر فعال تھا، لہذا پیشگی اطلاع کی درخواستیں قبول کی گئیں۔ آٹھ ماہ تک، تاریخوں کی ہر ترسیل کو رجسٹریشن نمبر کے ساتھ درج کیا گیا تھا جس میں غلط سہولت کی نشاندہی کی گئی تھی.
FSVP آڈٹ کے دوران غلطی کا پتہ چلا۔ اسپورٹ مینجمنٹ کے لیے فنڈز کی فراہمی کے لیے فنڈز کی فراہمی کے لیے فنڈز کی فراہمی کی اجازت دی گئی۔ سابقہ نوٹس ریکارڈ میں قاہرہ کی سہولت کی نشاندہی کی گئی ہے۔ آڈیٹر نے اختلاف کو نشان زد کیا.
حل
ہم نے پہلے اطلاع کے اعداد و شمار کو کسٹم بروکر کے ساتھ درست کیا، جس نے ایسوان کی سہولت کے لئے ایف ڈی اے کا صحیح رجسٹریشن نمبر فراہم کیا. ہم نے سہولت کے لئے ایک پیشگی نوٹس ڈیٹا شیٹ بھی بنایا ہے ایک صفحہ کا دستاویز ہر ڈیٹا پوائنٹ کے ساتھ کسٹم بروکر کی ضرورت ہے: سہولت کا نام، ایف ڈی اے رجسٹریشن نمبر، ڈونس نمبر، پتہ، پروڈکٹ کوڈز، اور امریکی ایجنٹ سے رابطہ کی معلومات. کسٹم بروکر اب ہر فائلنگ کے لئے اس شیٹ کا استعمال کرتا ہے.
پہلے اطلاع فائلوں میں ڈیٹا کی غلطیوں کو زیادہ عام ہے لوگوں کو احساس سے زیادہ. یہ اس لیے ہوتا ہے کیونکہ کسٹم بروکرز ہزاروں اندراجات کو سنبھالتے ہیں اور بعض اوقات ایک کلائنٹ فائل سے دوسرے میں ڈیٹا کاپی کرتے ہیں۔ کارخانہ دار کو ہر درآمد کنندہ اور اپنے سپلائی چین میں ہر کسٹم بروکر کو اپنی فائلنگ کے عین مطابق اعداد و شمار فراہم کرنا چاہئے اور باقاعدگی سے اس بات کی تصدیق کرنی چاہئے کہ صحیح نمبر استعمال کیے جارہے ہیں۔ fdabridge.com/contact.
ایسا آپ کے ساتھ نہ ہونے دیں
ہر FDA کہانی ایک حقیقی تعمیل کا معاملہ ہے۔ ہماری خدمات دیکھیں۔