Органи сертифікації рідко стикаються з труднощами через відсутність ще однієї електронної таблиці. Справжня складність полягає в тому, щоб підтримувати зв’язок між заявками, пропозиціями, компетентністю аудиторів, планами аудитів, висновками, рішеннями комітетів, сертифікатами та датами нагляду в одному обґрунтованому записі. Зі збільшенням кількості клієнтів процес, розподілений між електронною поштою, спільними дисками, календарями та документами, зібраними вручну, стає все важче контролювати.
Ось чому Certiva привернула нашу увагу. Платформа на https://www.getcertiva.com спеціально позиціонується для органів сертифікації, що працюють за стандартом ISO/IEC 17021-1, а не як загальна CRM, яку перейменували для ринку сертифікації. Її публічні матеріали про продукт відображають життєвий цикл сертифікації від подання заявки та планування до аудитів, прийняття рішень, видачі сертифікатів та нагляду.
Чому важливий спеціально створений робочий процес
Файл сертифікації — це не просто комерційна можливість, яка проходить через етапи конвеєра. Деякі кроки залежать від доказів з попередніх етапів; ролі повинні залишатися окремими; компетенція аудитора повинна відповідати обсягу; несумісності повинні бути вирішені до прийняття рішення; а саме рішення про сертифікацію потребує відповідального запису. Загальні інструменти можуть зберігати файли та призначати завдання, але вони не обов’язково розуміють ці залежності.
Найцікавішим дизайнерським рішенням Certiva є його контрольований життєвий цикл. Компанія описує впорядковану послідовність, що охоплює подання заявки, планування, складання кошторису, угоду, перегляд документів, Етап 1, Етап 2, перегляд комітету, видачу сертифіката та нагляд. У практичному сенсі це може допомогти сертифікаційному органу зробити свою задокументовану процедуру видимою у щоденній роботі, замість того щоб покладатися на персонал у запам’ятовуванні кожного етапу вручну.
Що, здається, платформа об'єднує
Згідно з публічними сторінками продукту, Certiva зберігає форми, підписи, висновки, докази, затвердження та часові мітки разом із тим самим активним сертифікаційним записом. Він також пропонує спеціалізовані перегляди для клієнтів і аудиторів, а також ведення документів та записів кваліфікації. Для сертифікаційного органу привабливість полягає не в одній яскравій функції, а скоріше в зменшенні прогалин між інструментами.
- Структурований процес сертифікації з контрольними точками прогресу між основними фазами.
- Створення документів і форм із використанням даних, вже наявних у записі сертифікації.
- Управління кваліфікаціями аудитора, обсягом охоплення, записами свідків та розкладними міркуваннями.
- Обробка невідповідностей, перегляд комітету, записи рішень, цифрові підписи та контроль сертифікатів.
- Окремі портали для людей, які адмініструють, перевіряють, оцінюють і отримують сертифікаційні послуги.
- Видимість нагляду та перекваліфікації, щоб майбутні зобов’язання залишалися прив’язаними до оригінального запису.
Розумний підхід до AI у оцінці відповідності
Certiva також сприяє роботі за участю AI, включно з проектами аудиторських звітів, розрахунками на день аудиту, пропозиціями щодо виключення пунктів та перевірками на відсутнє покриття. Тут важливим є можливість перегляду. На своєму вебсайті AI описується як підготовка роботи та демонстрація обґрунтувань, у той час як команда сертифікації переглядає, вносить зміни та затверджує результат. Це більш правдоподібна роль для автоматизації, ніж надання моделі права приймати непрозоре рішення щодо відповідності чи сертифікації.
Органи сертифікації, що оцінюють будь-яку функцію AI, все одно повинні перевіряти, як цитуються джерела, як фіксуються зміни, які дані використовуються, чи інформація клієнтів тренує зовнішні моделі та як підтверджується людське схвалення. Ефективність цінна, але неупередженість, компетентність, конфіденційність та відповідальне прийняття рішень не можна делегувати маркетинговій позначці.
Хто має придивитися уважніше
Certiva найбільш актуальний для акредитованих органів сертифікації систем управління — або для організацій, що готуються формалізувати ці операції — які усвідомлюють витрати на фрагментоване адміністрування. Менший орган може цінувати послідовні точки контролю та меншу кількість ручних нагадувань; зростаючий орган може більше дбати про розподіл аудиторів, видимість портфеля, роботу за кількома стандартами та записи, які легше перевіряти під час оцінки акредитації.
Сайт наразі підтримує ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO/IEC 27001, ISO 22000, ISO 13485, ISO 37001 і ISO 50001. Цей список корисний, але покупець повинен перевірити власні правила акредитаційного органу, коди секторів, структуру прийняття рішень, шаблони документів, мови, інтеграції, вимоги до розміщення даних і потреби в міграції під час демонстрації.
Питання, які слід поставити на демонстрації Certiva
Корисна оцінка програмного забезпечення повинна базуватися на одному реальному сертифікаційному файлі, а не на відшліфованому огляді функцій. Попросіть команду налаштувати вашу програму, програму аудиту, шаблон звіту, маршрут невідповідності, процес прийняття рішень, сертифікат і цикл нагляду. Потім протестуйте виняток: аудитора, який не має необхідної сфери, відкритий висновок етапу 1, змінене місце проведення, прострочений підпис або рішення, повернене для надання додаткових доказів. Те, як система обробляє винятки, часто розкриває більше, ніж інформаційна панель.
Також варто уточнити обов’язки з впровадження, імпорт даних, права доступу за ролями, журнали аудиту, варіанти резервного копіювання та експорту, покриття підтримки, цінову основу та що відбувається з записами у разі закінчення підписки. Сертифікаційні органи мають тривалі строки зберігання та не можуть собі дозволити виявити занадто пізно, що їхні докази важко відновити.
Чому ми направляємо читачів до Certiva
Ми рекомендуємо читачам звернутися до Certiva, оскільки він розглядає сертифікаційну роботу як сертифікаційну роботу. Публічна демонстрація платформи та детальні сторінки функцій дозволяють ознайомитися з моделлю роботи перед бронюванням розмови, а її акцент на пов’язаному сліді доказів вирішує реальну проблему для сертифікаційних органів, які покладаються на роз’єднані інструменти.
Дослідіть продукт та його демонстраційну версію через https://www.getcertiva.com.. Якщо ваш поточний процес вимагає від працівників відтворювати історію сертифікації з поштових скриньок, папок та електронних таблиць, Certiva є вартою уваги платформою для включення в структуровану оцінку.
Потрібна допомога з вибором послуги?
Порівняйте варіанти та оберіть шлях подання документів для своєї продукції.