Un'azienda di lavorazione e confezionamento datteri ad Aswan, Egitto, esportava datteri Medjool premium a negozi alimentari specializzati negli Stati Uniti. La registrazione FDA dell'impianto alimentare era aggiornata. Le etichette erano conformi. Il loro US Agent era reattivo. Sulla carta, erano un esportatore modello.
Ma le presentazioni Prior Notice per le loro spedizioni — inviate dal broker doganale dell'importatore USA — contenevano il numero di registrazione FDA sbagliato. Il numero apparteneva a un diverso impianto alimentare egiziano al Cairo che il broker doganale aveva in archivio da un cliente precedente.
Cosa è successo
Le presentazioni Prior Notice sono elaborate elettronicamente tramite il sistema FDA. Il sistema verifica se il numero di registrazione esiste ed è attivo — non verifica automaticamente se il numero di registrazione corrisponde al produttore effettivo del cibo importato. Il numero dell'impianto del Cairo era attivo, quindi le presentazioni Prior Notice sono state accettate. Per otto mesi, ogni spedizione di datteri è stata presentata con un numero di registrazione che puntava all'impianto sbagliato.
L'errore è stato scoperto durante un audit FSVP. I registri FSVP dell'importatore identificavano l'impianto di Aswan come fornitore. I registri Prior Notice identificavano l'impianto del Cairo. L'auditor ha segnalato la discrepanza.
La soluzione
Abbiamo corretto i dati Prior Notice con il broker doganale, fornendo il numero di registrazione FDA corretto per l'impianto di Aswan. Abbiamo anche creato una scheda dati Prior Notice per l'impianto — un documento di una pagina con ogni dato di cui il broker doganale ha bisogno: nome dell'impianto, numero di registrazione FDA, numero DUNS, indirizzo, codici prodotto e informazioni di contatto dell'US Agent. Il broker doganale ora usa questa scheda per ogni presentazione.
Gli errori nei dati del Prior Notice sono più comuni di quanto si pensi. Accadono perché i broker doganali gestiscono migliaia di voci e a volte copiano dati da un file cliente a un altro. Il produttore dovrebbe fornire i propri dati esatti di presentazione a ogni importatore e broker doganale nella catena di fornitura — e verificare periodicamente che i numeri corretti vengano utilizzati. fdabridge.com/contact.