Perdeu a renovação do seu registro na FDA? Aqui está o que acontece e como recuperar

A renovação bienal da FDA de registro de instalações alimentares não é uma sugestão. É uma exigência legal com consequências reais para as instalações que não cumprem o prazo. Durante o ciclo de renovação de 2018, 47.635 registros de instalações alimentares foram removidos da base de dados da FDA por não serem renovados. Estas instalações e todos os produtos que fabricaram foram imediatamente excluídos do mercado dos EUA. Nenhum carregamento podia passar pela alfândega. Não foram processadas as notificações anteriores. Para os fabricantes estrangeiros que dependem das exportações dos EUA, um prazo de renovação não cumprido não constitui um inconveniente administrativo. É um desastre comercial.

O que acontece quando o seu registro expira

Quando uma instalação alimentar não renovar o seu registro até 31 de dezembro do ano de renovação, a FDA desativa automaticamente o registro. O número de registo da instalação torna-se inválido. Qualquer tentativa de apresentar um aviso prévio usando esse número de registo será rejeitada pelo sistema PNSI da FDA. A Alfândega e a Proteção Fronteira dos EUA recusarão a entrada de remessas provenientes de instalações não registradas. Não há período de graça. O corte é absoluto. Em 1 de Janeiro do ano seguinte, a sua instalação não é mais reconhecida pela FDA como um estabelecimento de alimentos registado.

Encomendas em trânsito

Produtos que estão em trânsito para os Estados Unidos quando o seu registro expirar enfrentam um destino incerto. Se o envio chegar a um porto dos EUA após o seu registo ter sido desativado, o preenchimento do Aviso anterior falhará ou será marcado. O envio pode ser recusado à entrada, mantido em depósito aduaneiro por conta do seu cargo ou devolvido ao país de origem. As taxas de armazenamento nos portos dos EUA acumulam-se rapidamente muitas vezes centenas de dólares por dia por recipiente. Uma única renovação não realizada pode gerar perdas de cinco dígitos por um único envio.

Não pode renovar um registro expirado

Este é um detalhe crítico que muitos fabricantes perdem. Uma vez que o seu registro expira, não pode simplesmente renová-lo. O registro expirado desapareceu. Deve apresentar um registo inteiramente novo, que gera um novo número de registo. Este novo registo deve ser submetido ao processo completo de apresentação e verificação, incluindo a verificação do número DUNS. Os tempos de processamento variam e não há uma via de aceleração para as instalações que não cumpriram o prazo de renovação. Durante o intervalo entre a expiração e o novo registo, a sua instalação não tem acesso ao mercado dos EUA.

Complicações do agente dos EUA

O seu agente dos EUA deve confirmar a sua vontade de servir como seu agente durante o processo de renovação. Se o seu agente dos EUA mudou de negócio, se aposentou, não respondeu ou simplesmente não confirmou a designação, a sua renovação não pode ser concluída. Muitos fabricantes estrangeiros só descobrem problemas com os agentes dos EUA quando tentam renovar em outubro ou novembro deixando insuficiente tempo para designar um novo agente, estabelecer comunicação e concluir a renovação antes do prazo de 31 de dezembro. A verificação do estatuto e da vontade de servir do seu agente americano deve ser feita meses antes da abertura da janela de renovação.

Verificação DUNS/UFI durante a renovação

Cada renovação desencadeia uma nova verificação do número DUNS da sua instalação através do sistema automatizado da FDA. Se o seu registo DUNS se tornar inativo, se o nome da entidade legal mudar, ou se o endereço não mais corresponder ao seu registo da FDA, a verificação falhará. Como discutido em nosso artigo sobre a aplicação da UFI, resolver problemas DUNS com Dun & Bradstreet pode levar de 30 a 45 dias um cronograma que entra em conflito perigoso com a janela de renovação se você esperar até outubro para verificar.

Consequências operacionais e financeiras

Além da perda direta de acesso ao mercado, uma renovação não realizada cria problemas operacionais em cascata. Os importadores dos EUA devem suspender todas as encomendas de compra até que o seu registo seja restaurado. Os compradores de retalho que listaram os seus produtos devem encontrar fornecedores alternativos ou enfrentar situações de falta de estoque. Os contratos de distribuição podem incluir cláusulas de conformidade que permitem ao distribuidor encerrar o relacionamento se o seu registro na FDA expirar. O dano à reputação com os parceiros comerciais dos EUA pode demorar anos para ser reparado, mesmo após o seu registo ser restaurado.

Passo para garantir que nunca se perde uma renovação

Comece marcando a janela de renovação 1 de Outubro a 31 de Dezembro no seu calendário de conformidade corporativa com lembretes de preparação a partir de Julho. Verifique o seu status de número DUNS com a Dun & Bradstreet, até agosto. Confirme a sua designação de agente dos EUA e informações de contacto até 1 de setembro. Revisar as suas categorias de alimentos registadas em relação às suas linhas de produtos atuais. Atualize as suas informações de contato de emergência. Faça login no sistema de registro da FDA em setembro para verificar se as credenciais da sua conta funcionam e se os seus dados de registro atuais são precisos. Envie a sua renovação em 1 de Outubro no primeiro dia em que a janela se abre em vez de esperar até às últimas semanas.

Construa um calendário de conformidade

Um calendário de conformidade não é um luxo é uma ferramenta básica de gestão de riscos. Além da renovação bianual, o seu calendário deve acompanhar as datas de confirmação de Agente dos EUA, as datas de revisão dos registos da DUNS, as datas de reanálise anual do plano de segurança alimentar e quaisquer prazos de correspondência da FDA. Assinar a responsabilidade de cada item do calendário a indivíduos específicos e estabelecer procedimentos de reserva para as alterações de pessoal. Os fabricantes que perdem os seus registos são quase sempre aqueles que tratam a renovação como responsabilidade de outra pessoa.

FDABridge gerencia renovações bienais de registro de instalações alimentares da FDA para fabricantes estrangeiros, garantindo que a verificação DUNS, a confirmação de agente dos EUA e a apresentação de registro sejam concluídas a tempo em cada ciclo. Também fornecemos uma gestão proativa do calendário de conformidade para que nada caia nas rachaduras. Visite o fdabridge.com/food para saber mais ou entre em contato com o fdabridge.com/contact para garantir a sua renovação de 2026.