Una empresa procesadora y empacadora de dátiles en Asuán, Egipto, exportaba dátiles Medjool premium a tiendas especializadas en EE.UU. Su registro de establecimiento alimentario FDA estaba vigente. Sus etiquetas eran conformes. Su US Agent era receptivo. En papel, eran un exportador modelo.
Pero las presentaciones de Prior Notice para sus envíos — enviadas por el agente aduanal del importador estadounidense — contenían el número de registro FDA incorrecto. El número pertenecía a un establecimiento alimentario egipcio diferente en El Cairo que el agente aduanal tenía en sus archivos de un cliente anterior.
Las presentaciones de Prior Notice se procesan electrónicamente a través del sistema de la FDA. El sistema verifica si el número de registro existe y está activo — no verifica automáticamente si el número corresponde al fabricante real del alimento importado. El número del establecimiento de El Cairo estaba activo, así que las presentaciones fueron aceptadas. Durante ocho meses, cada envío de dátiles fue presentado con un número de registro que apuntaba al establecimiento equivocado.
El error fue descubierto durante una auditoría FSVP. Los registros FSVP del importador identificaban al establecimiento de Asuán como proveedor. Los registros de Prior Notice identificaban al establecimiento de El Cairo. El auditor señaló la discrepancia.
Corregimos los datos de Prior Notice con el agente aduanal, proporcionando el número de registro FDA correcto para el establecimiento de Asuán. También creamos una hoja de datos de Prior Notice para el establecimiento — un documento de una página con cada dato que el agente aduanal necesita para cada presentación.
Los errores de datos en las presentaciones de Prior Notice son más comunes de lo que la gente cree. Ocurren porque los agentes aduanales manejan miles de entradas y a veces copian datos de un archivo de cliente a otro. El fabricante debe proporcionar sus datos exactos a cada importador y agente aduanal en su cadena de suministro. fdabridge.com/contact.
Qué debe comprobar el exportador antes de repetir este escenario
Esta historia no se resuelve con una única casilla. Para las empresas mexicanas, la prevención exige comparar el producto y la operación reales con el registro, la etiqueta y los datos que utilizará el importador. La revisión debe completarse antes de imprimir, fabricar para exportación o entregar documentos al agente aduanal.
La porción, las porciones por envase, calorías, nutrientes obligatorios, valores diarios, redondeos y formato gráfico están conectados. Traducir una tabla nutricional local o cambiar únicamente el encabezado suele producir errores; el cálculo debe partir de la formulación y del tamaño de porción aplicable en Estados Unidos.
- RACC y tamaño de porción
- reglas de redondeo
- azúcares añadidos y nutrientes obligatorios
- formato, tipografía y espacio disponible
Documentos que deben quedar en el expediente
- certificado de constitución y nombre legal vigente
- prueba normalizada de la dirección física
- registro DUNS/UFI y correspondencia de verificación
- FEI y confirmaciones de los sistemas FDA aplicables
- matriz interna que vincule instalaciones, productos e identificadores
El responsable interno debe registrar la fecha de la revisión, las fuentes consultadas, las decisiones tomadas y cualquier información todavía pendiente. Un expediente claro permite responder más rápido al importador o a la autoridad y evita que el mismo error reaparezca cuando cambian el personal, el proveedor o el siguiente lote.
Control posterior
Los identificadores deben revisarse cuando cambia el nombre, dirección, propiedad o estructura operativa. La corrección debe coordinarse en el orden adecuado para evitar que un sistema valide datos antiguos contra otro ya actualizado.
Para verificar cambios regulatorios, consulte las fuentes oficiales: https://www.fda.gov/food/online-registration-food-facilities/food-facility-registration-user-guide-biennial-registration-renewal y https://www.fda.gov/industry/fda-basics-industry/registration-and-listing. FDABridge puede revisar el expediente y la cadena de responsabilidades antes del siguiente envío.
Evite que esto le ocurra a su empresa
Revise su registro, etiqueta y cadena de importación antes de que un error se convierta en una detención costosa.